Een afwezigheidsassistent (vakantiemelding) instellen
Wat je nodig hebt
- Toegang tot je webmail op webmail.mailflux.eu.
- De periode waarin je afwezig bent: een begin- en einddatum.
- De tekst van je bericht, en eventueel een collega of alternatief adres dat je wilt vermelden.
Afwezigheidsassistent instellen: stap voor stap
- Log in op je webmail en open het menu Instellingen (meestal het tandwielpictogram rechtsboven).
- Zoek het onderdeel Afwezigheid, Vakantie of Automatisch antwoord.
- Zet de assistent aan.
- Vul bij Onderwerp een korte titel in, bijvoorbeeld "Afwezig tot 4 augustus".
- Schrijf in het Bericht-veld je tekst. Vermeld wanneer je terug bent en bij wie mensen in de tussentijd terechtkunnen.
- Stel een begin- en einddatum in. Zo stopt het automatische antwoord vanzelf en hoef je er na je vakantie niet meer aan te denken.
- Sla op. Vanaf de begindatum krijgt elke afzender je bericht, meestal één keer per persoon.
Houd de tekst kort en vriendelijk. Een goede vakantiemelding noemt de datum waarop je terug bent en een alternatief contact voor dringende zaken. Zo blijft alles doorlopen terwijl jij er even tussenuit bent. Wil je weten hoe dit soort functies binnen professionele e-mailhosting past, dan lees je dat daar rustig na.
Een voorbeeldtekst
Weet je even niet hoe je het formuleert? Deze opzet werkt bijna altijd:
> Bedankt voor je bericht. Ik ben afwezig tot en met 3 augustus en lees mijn mail in die periode niet. Voor dringende zaken kun je terecht bij een collega via collega@jouwzaak.be. Vanaf 4 augustus reageer ik zo snel mogelijk.
Pas de datums en het contact aan naar je eigen situatie. Werk je in een sector waar vertrouwelijkheid telt, houd de tekst dan bewust neutraal: vermeld niet te veel over waarom je weg bent of hoelang precies je bereikbaar zult zijn. Een korte, zakelijke melding volstaat en oogt verzorgd.
Denk er ook aan om, als je met een team werkt, onderling af te stemmen wie welke mail opvangt. Een afwezigheidsassistent die naar een collega verwijst werkt alleen als die collega het ook weet.
Werkt het niet?
- Er wordt geen automatisch antwoord verstuurd. Controleer of de assistent aanstaat en of de begindatum al is bereikt.
- Het bericht is na je vakantie nog actief. Dan is er geen einddatum ingesteld. Vul die alsnog in, of zet de assistent handmatig uit.
- Afzenders krijgen meerdere keren hetzelfde antwoord. De meeste systemen sturen per afzender één keer. Krijgt iemand het vaker, controleer dan of er geen tweede regel actief is.
- Je wilt het in een mailprogramma regelen. De afwezigheidsassistent stel je het handigst in de webmail in; die werkt ook door als je computer uitstaat. De gegevens voor je programma vind je bij de IMAP-serverinstellingen.
- Je verwachtte een antwoord op je eigen testmail. De meeste systemen sturen geen automatisch antwoord naar je eigen adres. Test daarom vanaf een ander adres om te zien of het werkt.
Klaar, en fijne dagen
Zodra je een begin- en einddatum hebt ingesteld en opgeslagen, staat je afwezigheidsassistent goed en hoef je nergens meer aan te denken. Wil je dit voor een heel team of meerdere mailboxen regelen, of heb je nog een mailbox nodig? Vraag vrijblijvend je mailbox aan, we helpen je graag op weg.