E-mailmigratie checklist
Waarom deze checklist
Overstappen naar een nieuwe e-mailomgeving voelt vaak spannender dan het is. De angst zit meestal op één plek: raak ik mijn oude mails of contacten kwijt? Met de juiste aanpak is dat risico nagenoeg nul, omdat je niets wist tot je zeker weet dat alles is overgekomen. Door de verhuis op te splitsen in voorbereiding, de overzet, de MX-switch en nazorg houd je overzicht en doe je niets in de verkeerde volgorde.
De e-mailmigratie checklist
Vink af terwijl je gaat. Werk de vier fases in volgorde af.
1. Voorbereiding
- Maak eerst een back-up van je huidige mailbox. Zo heb je altijd een kopie achter de hand, ook als er onderweg iets misgaat.
- Breng in kaart wat mee moet. Denk aan je mappen, contacten, agenda, aliassen en automatische antwoorden. Twijfel je over een term, bekijk dan de begrippenlijst.
- Zorg dat je toegang hebt tot je DNS. Voor de latere MX-switch heb je toegang nodig tot het beheer van je domeinnaam.
- Zet je nieuwe mailbox(en) klaar op je eigen domein, zodat je meteen ergens naartoe kunt kopiëren.
2. De overzet
- Kopieer je e-mail via IMAP van de oude naar de nieuwe mailbox. Zo blijven mappenstructuur, datums en bijlagen behouden. Stap voor stap staat het beschreven bij je IMAP-mailbox kopiëren.
- Laat beide mailboxen even parallel draaien. Je oude adres blijft mail ontvangen terwijl je nieuwe alvast klaarstaat.
- Zet je contacten en agenda over en controleer of ze compleet en leesbaar zijn.
- Controleer of alles is overgekomen: open een paar oude mappen en bijlagen in de nieuwe mailbox.
3. De MX-switch
- Pas je MX-records aan zodat nieuwe binnenkomende mail voortaan bij je nieuwe mailbox terechtkomt.
- Hou er rekening mee dat een DNS-wijziging even doorwerkt. Dit kan tot ongeveer 24 tot 48 uur duren; in die periode kan mail nog op beide plekken aankomen.
4. Nazorg
- Test met een echte mail heen en weer naar een collega of tweede adres.
- Stel je toestellen en mailprogramma's opnieuw in op de nieuwe mailbox.
- Zet je automatische antwoorden en je handtekening goed.
- Sluit je oude mailbox pas later, als je een paar dagen zeker weet dat alles werkt en er geen nieuwe mail meer binnenkomt.
Download of bewaar
Handig om bij de hand te houden: print deze pagina of bewaar hem als bladwijzer, en vink de stappen af terwijl je verhuist. Zo zie je in één blik wat al gelukt is en wat nog rest.
Volgende stap
Wil je precies weten hoe je de overzet zelf uitvoert zonder mails te verliezen? Lees dan de uitgebreide gids e-mail verhuizen zonder verlies. Daar loop je elke stap rustig na met concrete instellingen erbij.