E-mail verhuizen zonder verlies: het stappenplan
Voordat je begint
Verhuizen gaat mis als je te vroeg iets uitschakelt. Twee vuistregels:
- Kopieer, verplaats niet. Zolang je oude mailbox intact blijft, heb je altijd een vangnet.
- Zeg je oude abonnement pas op als de verhuizing 100% klaar en gecontroleerd is. Laat beide gerust een weekje naast elkaar draaien.
Wat je nodig hebt: toegang tot je oude mailbox (adres en wachtwoord), een nieuwe mailbox bij Mailflux, en toegang tot de DNS-instellingen van je domein om later de MX-records aan te passen.
E-mail verhuizen zonder verlies in 7 stappen
- Maak eerst een back-up. Exporteer of bewaar je bestaande mail lokaal, zodat je hoe dan ook niets kwijtraakt.
- Zet je nieuwe mailbox klaar. Maak je Mailflux-mailbox aan op je eigen domein. De serverwaarden vind je op IMAP- en serverinstellingen.
- Kopieer je oude mail naar de nieuwe mailbox via IMAP. Zo blijven mappen en berichten behouden. De volledige werkwijze staat in je IMAP-mailbox kopiëren.
- Laat beide mailboxen even naast elkaar draaien. Controleer of alles goed is overgekomen: mappen, bijlagen, oudere berichten.
- Zet pas nu je MX-records om naar Mailflux, zodat nieuwe inkomende mail bij je nieuwe mailbox terechtkomt.
- Wacht tot de wijziging overal is doorgevoerd (dat kan enkele uren duren) en test met een paar proefmails naar jezelf.
- Pas als alles klopt: zeg je oude abonnement op.
Waarom deze volgorde werkt
Tijdens de overgang komt inkomende mail ofwel nog in je oude mailbox binnen, ofwel al in je nieuwe, nooit in het niets. Omdat je oude mail gekopieerd (niet verplaatst) is, staat die veilig terwijl je alles controleert. Door de MX-records als laatste om te zetten, mis je geen berichten tijdens de verhuizing.
Hoe lang duurt een verhuizing?
Dat hangt vooral af van de grootte van je mailbox en de snelheid van je oude provider. Het kopiëren van je berichten kan van enkele minuten tot een paar uur duren bij een volle mailbox. De DNS-wijziging (je MX-records) is snel gepiept, maar het duurt daarna tot enkele uren voor die overal op het internet is doorgevoerd. Reken voor een gerust gevoel op één werkdag, en laat oude en nieuwe mailbox nog een weekje samen draaien voordat je iets opzegt.
Kom je van een specifieke dienst?
De aanpak is telkens hetzelfde, maar de exacte stappen om je mail te exporteren verschillen per dienst. Er zijn aparte gidsen voor het overstappen van Gmail naar je eigen domein en het overstappen van Hotmail of Outlook.com naar je eigen domein.
Werkt het niet?
- Mail komt dubbel binnen tijdens de overgang. Dat kan even gebeuren als beide mailboxen actief zijn; het lost zich op zodra de MX-wijziging overal is doorgevoerd.
- Nieuwe mail komt nog in de oude mailbox. De MX-wijziging is nog niet overal actief. Geef het wat tijd en controleer je DNS-instellingen.
- Kopiëren stopt halverwege bij een grote mailbox. Gebruik een tool die kan hervatten waar hij gebleven was; zie je IMAP-mailbox kopiëren.
Wil je liever begeleid overstappen? Vraag je mailbox aan en we helpen je persoonlijk met de verhuizing, zodat je zeker niets kwijtraakt.