E-mail voor notarissen
De uitdaging op een notariskantoor
Op een notariskantoor komen twee gevoeligheden samen. Ten eerste de inhoud: ontwerpaktes, testamenten, huwelijkscontracten, gegevens over eigendomsoverdrachten en nalatenschappen. Dat valt onder je beroepsgeheim en hoort nooit bij een verkeerde ontvanger terecht te komen. Ten tweede het geld: bij een aankoop of afwikkeling van een nalatenschap passeren aanzienlijke bedragen, en de betaalinstructies daarvoor lopen vaak via e-mail.
Precies dat maakt notarissen een gewild doelwit voor fraude. Bij factuurfraude onderscheppen of imiteren oplichters een bericht en sturen een gewijzigd rekeningnummer, zodat een koper zijn aankoopsom naar de verkeerde rekening overmaakt. Bij CEO-fraude doet iemand zich voor als de notaris of een medewerker om een betaling los te krijgen. Een vervalst afzenderadres dat lijkt op dat van je kantoor is daarbij het klassieke trucje. De uitdaging is dus dubbel: je berichten moeten vertrouwelijk blijven én je moet aantoonbaar maken dat een bericht écht van jouw kantoor komt.
Wat de regels vragen
Als notaris heb je een beroepsgeheim, en de persoonsgegevens die je verwerkt (van partijen bij een akte tot erfgenamen) vallen onder de GDPR. De hoofdlijn: je neemt passende technische en organisatorische maatregelen om die gegevens te beschermen, en onbeveiligde e-mail is voor gevoelige stukken en betaalinstructies doorgaans niet zonder meer geschikt.
Wat die maatregelen precies inhouden, vullen de privacytoezichthouder en je beroepsorganisatie in. In België kijk je naar de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en naar de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (Fednot). De kern is overal gelijk: deel niet meer dan nodig, beveilig de verzending, en wees extra waakzaam bij betaalinstructies.
Dit is informatieve uitleg, geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel een specialist of je beroepsorganisatie. Over het bredere kader lees je meer in persoonsgegevens per e-mail versturen onder de GDPR.
Wat je e-mail dan moet kunnen
Vanuit die dubbele opdracht (vertrouwelijkheid én authenticiteit) vraagt e-mail voor een notariskantoor een paar concrete dingen:
- Europese, GDPR-conforme hosting: zodat je weet waar de gegevens uit je dossiers staan en onder welk recht die vallen.
- Versleutelde verbindingen (TLS): zodat aktes en instructies onderweg tussen jou en de server beschermd zijn.
- Correcte afzenderauthenticatie (SPF, DKIM, DMARC): zodat het moeilijker wordt voor fraudeurs om zich als jouw kantoor voor te doen.
- Sterke filtering tegen phishing en malware: de eerste lijn tegen nep-mails die een betaling proberen om te leiden.
- Sterke toegangsbeveiliging: met tweestapsverificatie als extra slot op elke mailbox.
- Betrouwbare back-ups en beheer voor het hele kantoor: zodat correspondentie bewaard blijft en je mailboxen voor medewerkers centraal beheert.
E-mail voor notarissen: waarom Mailflux past
Mailflux geeft je professionele mailboxen op je eigen kantoordomein, gehost in Europa en GDPR-conform, de basis die past bij het beroepsgeheim van een notaris. Je data staat in Europa, verbindingen verlopen versleuteld via TLS, en je zet per mailbox optioneel tweestapsverificatie aan zodat een uitgelekt wachtwoord niet meteen toegang geeft tot lopende dossiers.
Tegen fraude telt vooral authenticiteit. Mailflux ondersteunt de standaarden voor afzenderauthenticatie (SPF, DKIM en DMARC) die het voor oplichters moeilijker maken om berichten te versturen die lijken te komen van naam@jouwkantoor.be. Daarbovenop werkt de filtering tegen spam, phishing en malware met machine learning, wat helpt tegen de nep-mails waarmee factuur- en CEO-fraude begint. Blijf bij gewijzigde betaalinstructies altijd zelf verifiëren via een bekend telefoonnummer. Techniek helpt, maar de laatste controle blijft mensenwerk.
Werk je met meerdere notarissen, klerken en een secretariaat? Met bulkaccountbeheer maak je in één keer mailboxen aan onder één kantoordomein, plus gedeelde adressen zoals info@ of dossiers@. De webmail werkt in de browser op elk toestel, zonder installatie. Ook elders in de juridische hoek werkt Mailflux al: advocaat Viki koos het om GDPR- en veiligheidsredenen en werkt er vlot en productief mee via de webmail. Herken je die vertrouwelijkheidsvraag, dan is e-mail voor advocaten een verwante pagina, en op voor wie is Mailflux zie je welke beroepen er nog mee zitten.
FAQ
Veelgestelde vragen
Hoe helpt e-mail tegen factuurfraude bij een eigendomsoverdracht?
Correcte afzenderauthenticatie (SPF, DKIM, DMARC) maakt het moeilijker voor fraudeurs om berichten te sturen die van jouw kantoor lijken te komen, en de filtering vangt veel phishing af. Blijf gewijzigde rekeningnummers altijd verifiëren via een bekend telefoonnummer voordat een bedrag wordt overgemaakt.
Mag ik aktes en testamenten per e-mail versturen?
Alleen beveiligd en beperkt tot wat nodig is. Deze stukken vallen onder je beroepsgeheim en bevatten persoonsgegevens die onder de GDPR beschermd zijn. Zorg voor versleuteling en controleer de ontvanger. Raadpleeg bij twijfel je beroepsorganisatie over de aangewezen kanalen voor gevoelige documenten.
Kan ik e-mail voor mijn hele notariskantoor centraal beheren?
Ja. Met bulkaccountbeheer maak je in één keer mailboxen aan onder je eigen kantoordomein: een adres per notaris, klerk en medewerker plus gedeelde adressen zoals dossiers@. Zo houdt het kantoor het beheer centraal en komt alle communicatie van één herkenbaar, authentiek domein.