Een e-mailhandtekening instellen
Wat je nodig hebt
- Toegang tot je webmail op webmail.mailflux.eu.
- De gegevens die je wilt tonen: je naam, functie, bedrijf, telefoonnummer en eventueel je website.
- Een idee van hoe je handtekening eruit moet zien. Een handtekening-template helpt je snel op weg.
E-mailhandtekening instellen: stap voor stap
- Log in op je webmail en open het menu Instellingen (meestal het tandwielpictogram rechtsboven).
- Ga naar het onderdeel Identiteiten of Opstellen en zoek het veld Handtekening.
- Typ je handtekening in het tekstvak. Houd het rustig: je naam, functie, bedrijf en een manier om je te bereiken zijn genoeg.
- Wil je opmaak zoals vet of een klikbare link, zet dan de optie voor HTML-handtekening of opmaak aan als die er is.
- Stel in dat de handtekening automatisch wordt toegevoegd bij nieuwe berichten, en kies of je hem ook onder antwoorden en doorgestuurde mail wilt.
- Sla op. Open daarna een nieuw bericht om te controleren of alles er netjes onder staat.
Houd je handtekening kort en leesbaar. Een naam, functie, telefoonnummer en website werken beter dan een lange lap tekst. Gebruik je meerdere adressen of aliassen, dan kun je vaak per identiteit een eigen handtekening instellen, bijvoorbeeld een zakelijke voor info@ en een persoonlijke voor je eigen adres.
Wat zet je erin?
Een goede handtekening geeft de ontvanger meteen de belangrijkste gegevens, zonder te overdrijven. Deze onderdelen volstaan bijna altijd:
- Je voor- en achternaam, en je functie als die relevant is.
- Je bedrijfsnaam, eventueel met je adres.
- Een telefoonnummer waarop je bereikbaar bent.
- Je website of het adres van je zaak.
Laat een reeks logo's en social-icons liever weg als je twijfelt; ze vallen in veel mailprogramma's uit de opmaak en maken je bericht rommelig. Een strakke teksthandtekening oogt in de praktijk professioneler dan een druk ontwerp dat half wegvalt. Wil je toch een verzorgd ontwerp met logo, gebruik dan de handtekening-template als basis, zodat het bij iedereen goed overkomt.
Werkt het niet?
- De handtekening verschijnt niet. Controleer of de optie om automatisch toe te voegen aanstaat en of je het juiste afzenderadres gebruikt.
- De opmaak valt weg. Dan staat de tekstmodus aan in plaats van HTML. Zet de opmaakoptie aan en voeg je handtekening opnieuw in.
- Een logo of afbeelding komt niet mee. Verwijs naar een online geplaatste afbeelding in plaats van er een in te plakken; ingeplakte afbeeldingen sneuvelen soms onderweg.
- In je mailprogramma zie je een andere handtekening. Programma's houden hun eigen handtekening bij. Stel die apart in; de gegevens voor je programma vind je bij de IMAP-serverinstellingen.
- De handtekening staat boven je antwoord in plaats van eronder. Dat is een instelling: kies of de handtekening onder het hele bericht komt of direct onder je antwoord. Zet hem onderaan voor het meest verzorgde resultaat.
- Op je telefoon ziet het er anders uit. Een webmailhandtekening geldt voor de webmail. Wil je hem ook op je toestel, stel hem dan in de mailapp op je telefoon apart in.
Klaar, en hulp nodig?
Zodra je testbericht je handtekening netjes toont, ben je klaar: elke mail vertrekt voortaan compleet en verzorgd. Wil je een strak, consistent ontwerp voor je hele team? Begin met de handtekening-template, en loop je ergens tegenaan, dan denken we graag met je mee.