Een gedeelde mailbox of functie-adres opzetten
Wat je nodig hebt
- Toegang tot je Mailflux-account, waar je mailboxen en aliassen beheert.
- Een lijstje van wie het adres moet kunnen lezen en beantwoorden.
- Een keuze: wordt het een alias naar één mailbox, of een aparte gedeelde mailbox?
Twijfel je over de aanpak? Lees eerst kort wat een gedeelde mailbox of functie-adres is.
Gedeelde mailbox instellen: stap voor stap
- Log in op je Mailflux-account en ga naar het beheer van je e-mailadressen.
- Bepaal de opzet. Voor een eenvoudig functie-adres maak je een alias aan; wil je een echte gezamenlijke postbus, kies dan een aparte mailbox.
- Alias-route: maak
info@ofbestuur@aan als alias en laat die naar de mailbox van de verantwoordelijke wijzen. Je hebt bij elk plan 20 gratis aliassen, dus dit kost je niets extra.
- Gedeelde-mailbox-route: maak een aparte mailbox aan voor het adres en geef de collega's die hem moeten beheren de inloggegevens, of stel toegang in zodat ze hem naast hun eigen mailbox openen.
- Wil je hem in een mailprogramma gebruiken, voeg de mailbox dan toe via IMAP; de serverwaarden staan op IMAP- en serverinstellingen.
- Stuur een testbericht naar het nieuwe adres en controleer of iedereen het ziet.
Alias of aparte mailbox?
Een alias is ideaal als één persoon het adres beheert en de post gewoon in de eigen inbox wil zien; het is snel klaar en gratis. Een aparte gedeelde mailbox is beter wanneer meerdere mensen echt samen moeten meelezen en antwoorden, want dan blijft alle post op één centrale plek. Beheer je voor een vereniging of school veel adressen tegelijk, dan is er ook bulkaccountbeheer voor bedrijven om dat in één keer te regelen.
Werkt het niet?
- Berichten komen niet aan op het functie-adres. Controleer of de alias of mailbox correct is aangemaakt en of je domein goed is gekoppeld.
- Een collega kan de gedeelde mailbox niet openen. Controleer of de toegang goed staat ingesteld en of het juiste wachtwoord wordt gebruikt.
- We willen het adres later overdragen. Bij een hand-over van een functie-adres helpt de aanpak in functie-e-mailadressen en hand-over. Kom je er niet uit, dan zet onze support het samen met je goed.
Klaar
Je functie-adres staat klaar en je team kan samen aan de slag. Spreek even af wie wat oppakt, dan blijft de gedeelde inbox overzichtelijk. Liever dat wij de opzet voor je regelen, zeker bij meerdere adressen tegelijk? Vraag vrijblijvend je mailbox aan en we zetten het samen goed.
FAQ
Veelgestelde vragen
Kost een gedeelde mailbox of functie-adres extra?
Een functie-adres als alias kost niets extra: je hebt bij elk plan 20 gratis aliassen. Wil je een aparte gedeelde mailbox met eigen opslag, dan is dat een extra mailbox in je abonnement. Zo kies je zelf tussen een simpel gratis alias en een volwaardige gezamenlijke postbus, afhankelijk van hoe je samenwerkt.
Kan iedereen dan bij dezelfde berichten?
Ja, dat is juist het doel. Bij een gedeelde mailbox zien alle betrokkenen dezelfde binnenkomende en verzonden post, zodat niets tussen wal en schip valt als iemand afwezig is. Bij een alias komt de post binnen in de mailbox van de persoon achter het adres, die hem dan zelf beheert of doorzet.