Wat kost e-mailhosting echt? (mailbox + domein + setup)
Wat vallen er onder de kosten van e-mailhosting?
E-mailhosting is de dienst die je zakelijke mail draait: hij ontvangt, bewaart en beveiligt je berichten en levert de webmail en de servers erachter. De prijs die je daarvoor betaalt, is zelden één rond bedrag. Hij is opgebouwd uit een paar onderdelen die vaak los van elkaar worden vermeld.
Die opbouw is precies waarom twee aanbiedingen die op het eerste gezicht evenveel lijken te kosten, in de praktijk sterk kunnen verschillen. De één rekent de domeinnaam mee, de ander niet. De één toont een introprijs, de ander de gewone prijs. Door de posten uit elkaar te trekken, vergelijk je appels met appels.
Waarom het loont om dit uit te rekenen
Als startende zelfstandige of office manager wil je geen verrassing op je volgende factuur. Een prijs per mailbox oogt laag, maar je betaalt hem per gebruiker en per jaar, en de domeinnaam komt er nog bij. Reken je dat niet vooraf uit, dan blijkt je "goedkope" oplossing achteraf duurder dan gedacht.
Het omgekeerde geldt ook. Wie de posten kent, ziet snel waar hij niet voor hoeft te betalen, bijvoorbeeld een heel pakket software terwijl je alleen e-mail nodig hebt. Transparantie werkt dus twee kanten op: je vermijdt verrassingen én je betaalt niet voor bloat. Wil je puur weten wat één adres kost, lees dan hoeveel een zakelijk e-mailadres kost.
De drie kostenposten, stap voor stap
Zie e-mailhosting als een optelsom. Reken elke post apart uit en tel ze op tot je jaartotaal.
1. De mailbox (per gebruiker)
Dit is de terugkerende kernkost: een mailbox per persoon die een adres nodig heeft. Bij Mailflux ziet dat er zo uit, per mailbox per maand, jaarlijks gefactureerd:
| Plan | Prijs per mailbox/maand | Opslag |
|---|---|---|
| Basis | €4,99 | 8 GB |
| Pro | €6,99 | 25 GB |
| Premium | €9,99 | 50 GB (tot 100 GB) |
In elk plan zitten antivirus, antispam en antimalware, automatische back-ups, optioneel 2FA en 20 gratis aliassen. Pro en Premium voegen premium antimalware, agenda, takenlijst en synchronisatie via CardDAV en CalDAV toe. Om je jaarkost per mailbox te krijgen, vermenigvuldig je de maandprijs met twaalf, en dat vervolgens met het aantal gebruikers.
2. De domeinnaam (aparte jaarkost)
Je adressen hangen aan een domein, zoals jouwzaak.be. Die domeinnaam is een aparte, jaarlijkse post en zit niet in de mailboxprijs. Je brengt een domein mee dat je al hebt (met DNS-toegang om het te koppelen) of Mailflux registreert en beheert er een voor je. Belangrijk: één domein volstaat voor al je mailboxen. Tien collega's op jouwzaak.be betekent tien mailboxen, maar één domeinnaam.
3. Eenmalige setup of migratie
De derde post is geen abonnement, maar een eventuele eenmalige kost. Start je vanaf nul, dan is opzetten meestal zo gebeurd en heb je hier weinig aan uit te geven. Verhuis je bestaande mail, contacten en agenda's van een andere plek, dan kan er setup of migratie bij komen. Reken die één keer mee in het eerste jaar en laat ze daarna weg uit je jaartotaal.
Zo reken je je jaartotaal uit
Met een simpele formule heb je het meteen scherp:
(mailboxprijs per maand × 12 × aantal gebruikers) + domeinnaam per jaar + eventuele eenmalige setup = jaartotaal
Een voorbeeld met het Basisplan en één gebruiker: €4,99 × 12 = €59,88 voor de mailbox, plus je domeinnaam apart, plus eventueel een eenmalige setup in jaar één. Vanaf jaar twee valt die setup weg en houd je de mailbox plus het domein over. Zo zie je in één oogopslag je terugkerende kost. Wil je dit niet met de hand doen, dan komt er een handige kostencalculator aan.
Waar je op moet letten
Bij het berekenen van je totale kosten struikelen mensen vaak over dezelfde dingen.
- Instapprijs versus verlengprijs. Sommige goedkope hosting lokt met een lage prijs voor het eerste jaar, die daarna flink stijgt. Reken altijd met de verlengprijs, niet met de intro. We gaan er dieper op in bij instapprijs versus verlengprijs.
- Vergeet de domeinnaam niet. Die staat los van de mailbox en valt makkelijk buiten je berekening.
- Reken per gebruiker, niet per zaak. Elk adres is een aparte mailbox; tel ze allemaal mee.
- Kijk of je betaalt voor meer dan e-mail. Zit e-mail verstopt in een grote gebundelde kantoorsuite, dan betaal je ook voor onderdelen die je misschien nooit gebruikt.
- Let op de maateenheid. Een prijs "per maand" wordt soms jaarlijks gefactureerd. Weet dus of je een maand- of jaarbedrag ziet.
En bij Mailflux
Bij Mailflux zijn die drie posten precies zo transparant als hierboven: één prijs per mailbox (jaarlijks gefactureerd), de domeinnaam apart, en soms een eenmalige setup als je migreert. Geen introprijs die na een jaar verdubbelt, geen bundel met tools die je niet vroeg.
Je krijgt e-mail op je eigen domein, gehost in Europa en GDPR-conform, met beveiliging en back-ups in elk plan. Je weet dus vooraf wat je jaartotaal wordt en je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Nieuwsgierig naar het idee achter een eigen domein? Lees wat e-mail op je eigen domein inhoudt.
FAQ
Veelgestelde vragen
Wat kost e-mail op een eigen domein per jaar?
Reken de mailboxprijs (vanaf €4,99 per maand, dus €59,88 per jaar bij Basis) keer het aantal gebruikers, plus de jaarlijkse domeinnaam en een eventuele eenmalige setup in het eerste jaar. Vanaf jaar twee blijven alleen de mailbox en het domein over.
Zit de domeinnaam in de prijs van e-mailhosting?
Nee, de domeinnaam is een aparte jaarlijkse kost en staat los van de mailboxprijs. Eén domein volstaat wel voor al je mailboxen. Neem die post dus één keer mee in je jaartotaal, niet per gebruiker apart.
Waarom verschilt de prijs van e-mailhosting zo sterk?
Omdat aanbiedingen anders zijn opgebouwd: de één toont een introprijs, de ander de verlengprijs; de één rekent enkel e-mail, de ander een volledige kantoorsuite. Trek de posten uit elkaar en reken met de verlengprijs, dan vergelijk je eerlijk.
Komt er altijd setup bij?
Niet altijd. Begin je fris, dan is opzetten meestal zo gebeurd zonder extra kost. Verhuis je bestaande mail en contacten, dan kan er eenmalig setup of migratie bij komen. Twijfel je over jouw situatie, vraag het dan gerust even na.