Einen Abwesenheitsassistenten (Urlaubsbenachrichtigung) einrichten
Was Sie brauchen
- Zugang zu Ihrem Webmail unter webmail.mailflux.eu.
- Den Zeitraum Ihrer Abwesenheit: ein Start- und ein Enddatum.
- Den Text Ihrer Nachricht und eventuell einen Kollegen oder eine alternative Adresse, die Sie nennen möchten.
Abwesenheitsassistent einrichten: Schritt für Schritt
- Melden Sie sich bei Ihrem Webmail an und öffnen Sie das Menü Einstellungen (meist das Zahnradsymbol oben rechts).
- Suchen Sie den Bereich Abwesenheit, Urlaub oder Automatische Antwort.
- Schalten Sie den Assistenten ein.
- Geben Sie bei Betreff einen kurzen Titel ein, zum Beispiel "Abwesend bis 4. August".
- Schreiben Sie im Feld Nachricht Ihren Text. Nennen Sie, wann Sie zurück sind und an wen sich die Leute in der Zwischenzeit wenden können.
- Legen Sie ein Start- und Enddatum fest. So endet die automatische Antwort von selbst und Sie müssen nach Ihrem Urlaub nicht mehr daran denken.
- Speichern Sie. Ab dem Startdatum erhält jeder Absender Ihre Nachricht, meist einmal pro Person.
Halten Sie den Text kurz und freundlich. Eine gute Urlaubsbenachrichtigung nennt das Datum, an dem Sie zurück sind, und einen alternativen Kontakt für dringende Angelegenheiten. So läuft alles weiter, während Sie eine Weile weg sind. Möchten Sie wissen, wie solche Funktionen in professionelles E-Mail-Hosting passen, dann lesen Sie das dort in Ruhe nach.
Ein Beispieltext
Sie wissen gerade nicht, wie Sie es formulieren sollen? Dieser Aufbau funktioniert fast immer:
> Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich 3. August abwesend und lese meine E-Mails in diesem Zeitraum nicht. Für dringende Angelegenheiten können Sie sich an einen Kollegen unter kollege@ihrunternehmen.de wenden. Ab dem 4. August antworte ich Ihnen so schnell wie möglich.
Passen Sie die Daten und den Kontakt an Ihre eigene Situation an. Arbeiten Sie in einer Branche, in der Vertraulichkeit zählt, dann halten Sie den Text bewusst neutral: Verraten Sie nicht zu viel darüber, warum Sie weg sind oder wie lange genau Sie erreichbar sein werden. Eine kurze, sachliche Nachricht genügt und wirkt gepflegt.
Denken Sie außerdem daran, wenn Sie im Team arbeiten, untereinander abzustimmen, wer welche E-Mails übernimmt. Ein Abwesenheitsassistent, der auf einen Kollegen verweist, funktioniert nur, wenn dieser Kollege es auch weiß.
Funktioniert es nicht?
- Es wird keine automatische Antwort versendet. Prüfen Sie, ob der Assistent eingeschaltet ist und ob das Startdatum bereits erreicht wurde.
- Die Nachricht ist nach Ihrem Urlaub noch aktiv. Dann ist kein Enddatum festgelegt. Tragen Sie es nachträglich ein oder schalten Sie den Assistenten manuell aus.
- Absender erhalten mehrmals dieselbe Antwort. Die meisten Systeme senden pro Absender einmal. Erhält jemand sie öfter, prüfen Sie, ob keine zweite Regel aktiv ist.
- Sie möchten es in einem E-Mail-Programm einrichten. Den Abwesenheitsassistenten richten Sie am einfachsten im Webmail ein; der funktioniert auch dann, wenn Ihr Computer ausgeschaltet ist. Die Daten für Ihr Programm finden Sie bei den IMAP-Servereinstellungen.
- Sie haben eine Antwort auf Ihre eigene Test-E-Mail erwartet. Die meisten Systeme senden keine automatische Antwort an die eigene Adresse. Testen Sie daher von einer anderen Adresse aus, um zu sehen, ob es funktioniert.
Fertig, und schöne Tage
Sobald Sie ein Start- und Enddatum festgelegt und gespeichert haben, ist Ihr Abwesenheitsassistent richtig eingerichtet und Sie müssen an nichts mehr denken. Möchten Sie das für ein ganzes Team oder mehrere Postfächer einrichten, oder benötigen Sie noch ein Postfach? Fragen Sie unverbindlich Ihr Postfach an, wir helfen Ihnen gerne weiter.