Ausgehende Mail landet bei großen Anbietern im Spam: was tun
Das Problem: Ihre Mail kommt sauber versendet im Spam-Ordner an
Sie schreiben eine ganz normale geschäftliche Mail, ein Angebot, einen Termin, eine Antwort an einen Kunden, und trotzdem verschwindet sie beim Empfänger im Spam- oder unerwünschten Ordner. Frustrierend, denn Sie sehen in Ihren gesendeten Elementen, dass alles sauber raus ist. Für den Empfänger sieht es so aus, als hätten Sie nie geantwortet.
Das tritt vor allem bei den großen Mailanbietern auf. Sie verarbeiten jeden Tag enorme Mengen Post und lassen ihre Filter streng mitschauen. Bekommen sie zu wenige Beweise, dass Sie wirklich der Absender sind, dann gehen sie auf Nummer sicher und sortieren Ihre Nachricht aus.
Warum passiert das?
Es gibt vier Ursachen, die am häufigsten eine Rolle spielen. Meist ist es eine Kombination davon.
- Fehlende oder falsche Authentifizierung. Ohne korrektes SPF, DKIM und DMARC kann der empfangende Server nicht überprüfen, ob Sie im Namen Ihrer Domain versenden dürfen. Das ist mit Abstand die wichtigste Ursache.
- Eine schwache IP-Reputation. Versenden Sie über einen Server mit mäßiger Reputation (zum Beispiel geteiltes, billiges Hosting, auf dem auch Spammer sitzen), dann strahlt diese Reputation auf Sie ab.
- Der Inhalt Ihrer Nachricht. Viele Links, ein großes Bild ohne Text oder Wörter, die typisch in Spam vorkommen, erhöhen Ihr Risiko.
- Versandverhalten und Volumen. Plötzlich viel Mail auf einmal versenden oder an Adressen, die nicht existieren, gibt ein falsches Signal.
Möchten Sie die dahinterliegende Mechanik in Ruhe nachlesen, dann erklärt warum kommt meine E-Mail in den Spam das ganze Bild.
Wie wissen Sie, ob es wirklich bei Ihnen liegt?
Bevor Sie zu schrauben beginnen, ist es praktisch, sicher zu wissen, dass das Problem beim Versenden sitzt. Senden Sie eine Testnachricht an eine Adresse bei einem großen Mailanbieter, die Sie selbst verwalten, und schauen Sie, ob sie im Posteingang oder im Spam-Ordner landet. Fragen Sie auch ein paar feste Kontakte, ob Ihre Mail bei ihnen gut ankommt.
Finden Sie die Nachricht im Spam wieder, dann öffnen Sie die Details oder "Original anzeigen" dieser Mail. Darin sehen Sie, ob SPF, DKIM und DMARC bestanden oder fehlgeschlagen sind. Stehen dort Meldungen wie "fail" oder "softfail", dann wissen Sie sofort, wo Sie beginnen müssen. So lösen Sie gezielt, was schiefgeht, statt aufs Geratewohl zu probieren.
So lösen Sie es
Die zwei Dinge, die am schwersten wiegen, sind Authentifizierung und Reputation. Packen Sie diese zuerst an, dann ist oft schon ein großer Teil des Problems weg.
Stellen Sie Ihre Authentifizierung richtig ein. SPF, DKIM und DMARC sind Vereinbarungen, die Sie über Ihr DNS festlegen. Zusammen beweisen sie dem Empfänger, dass eine Nachricht wirklich von Ihrer Domain kommt und unterwegs nicht verändert wurde. Wie Sie sie gemeinsam einrichten, steht in SPF, DKIM und DMARC einrichten.
Versenden Sie von einem Server mit guter Reputation. Sie können selbst alles perfekt einstellen, aber wenn der versendende Server einen schlechten Ruf hat, behalten Sie das Problem. Was IP-Reputation genau ist und warum billiges Hosting Ihre Mail blockieren kann, lesen Sie in IP-Reputation und E-Mail.
Achten Sie auf Ihren Inhalt und Ihr Verhalten. Schreiben Sie normale, persönliche Nachrichten, wechseln Sie Text und Bild ab und senden Sie nur an Menschen, die Ihre Mail erwarten. Bauen Sie größere Versendungen in Ruhe auf, statt auf einmal Hunderte Mails rauszuschicken.
Checkliste: Ihre Mail wieder in den Posteingang bekommen
- SPF, DKIM und DMARC sind für Ihre Domain korrekt eingerichtet.
- Sie versenden über einen Server mit sauberer IP-Reputation.
- Ihre Absenderadresse existiert wirklich und kann Antworten empfangen.
- Ihre Nachrichten haben ein normales Verhältnis zwischen Text und Bildern.
- Sie senden nur an Empfänger, die Ihre Mail erwarten.
- Bei größeren Versendungen bauen Sie das Volumen schrittweise auf.
- Sie prüfen ab und zu, ob Ihre Domain nicht auf einer Sperrliste steht.
Wie Mailflux das für Sie regelt
Bei Mailflux müssen Sie an der Zustellbarkeit nicht selbst basteln. Wir verwalten SPF, DKIM und DMARC und überwachen die IP-Reputation unserer versendenden Server, sodass Ihre Mail die richtigen Signale an den Empfänger mitsendet. Darüber hinaus filtert jeder Tarif mit maschinellem Lernen gegen Spam, Phishing und Malware und enthält standardmäßig Antivirus, Antispam und Antimalware.
Ihre E-Mail läuft auf Ihrer eigenen Domain, in Europa gehostet und DSGVO-konform, ab 4,99 € pro Postfach pro Monat (jährlich abgerechnet). So beginnt gute Zustellbarkeit bei der Grundlage, ohne dass Sie sich in DNS-Einstellungen vertiefen müssen.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Liegt es an meinem Text, wenn meine Mail im Spam landet?
Meist nicht. Der Inhalt spielt mit, aber am schwersten wiegen die Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC) und die Reputation des versendenden Servers. Stimmen die nicht, dann kommt selbst eine ordentliche Mail in den Spam. Stellen Sie diese Signale wieder her, dann löst sich das Problem in der Regel von selbst.
Kann ich es selbst lösen oder brauche ich einen Anbieter?
Sie können SPF, DKIM und DMARC selbst einrichten, wenn Sie Zugang zu Ihrem DNS haben. Die IP-Reputation des versendenden Servers haben Sie selbst nicht in der Hand: sie gehört zu Ihrem Hosting-Partner. Wählen Sie verwaltetes E-Mail-Hosting, dann wird dieser Teil für Sie geregelt.