Was ist ein E-Mail-Alias?
Was ist ein E-Mail-Alias?
Ein Alias ist eine Adresse, die auf ein Postfach verweist, aber selbst nichts speichert. Das Postfach ist der echte Briefkasten, mit Speicherplatz und einem Passwort; der Alias ist ein zusätzliches Namensschild an demselben Kasten. Alles, was auf dem Alias eingeht, fällt in das Postfach dahinter.
Der Unterschied zu einem gewöhnlichen Postfach in einem Satz: Ein Postfach hat eigenen Speicher und eine eigene Anmeldung, ein Alias nicht. Ein Alias ist also leichter und kostenlos oder günstig, während ein zusätzliches Postfach ein vollwertiges, separates Postfach ist. Möchten Sie die kurze Definition schnell nachschlagen, steht die in dem Begriff Alias.
Warum ein Alias praktisch ist
Aliasse lösen ein sehr praktisches Problem: Sie möchten mit verschiedenen Adressen nach außen auftreten, aber nicht in ebenso viele Postfächer schauen müssen. Ein paar bekannte Situationen:
- Für Selbstständige und Gründer. Sie nutzen
info@auf Ihrer Website,rechnungen@für Ihre Buchhaltung und Ihren Vornamen für persönlichen Kontakt, aber Sie lesen alles in einem Postfach. Professionell nach außen, einfach von innen. - Für Vereine, gemeinnützige Organisationen und Schulen. Funktionsadressen wie
sekretariat@,anmeldungen@odervorstand@gehören zu einer Rolle, nicht zu einer Person. Wechselt der Freiwillige oder Mitarbeiter, passen Sie einfach an, an welches Postfach der Alias weiterleitet. Die Mailgeschichte und die Adresse bleiben bei der Organisation. - Um den Überblick zu behalten. Geben Sie pro Zweck oder pro Dienst einen eigenen Alias an, sehen Sie sofort, woher eine Nachricht kommt, und Sie können einen Alias, der zu viel Spam anzieht, ohne Gedöns aufräumen, ohne Ihre Hauptadresse anzurühren.
- Um Aufgaben zu verteilen. Sie lassen eine Funktionsadresse an das Postfach der richtigen Person weiterleiten. Ändert sich etwas in Ihrem Team, verweisen Sie den Alias einfach auf ein anderes Postfach. Die Adresse auf Ihren Visitenkarten und Ihrer Website bleibt dieselbe.
Wie funktioniert ein Alias?
Ein Alias funktioniert wie eine Durchreiche. Das geschieht, wenn jemand an einen Alias mailt:
- Die Nachricht kommt an der Aliasadresse an, zum Beispiel
info@ihrefirma.de. - Der Mailserver sieht, dass dies ein Alias ist, und sucht heraus, an welches Postfach er weiterleiten soll.
- Die Nachricht landet in diesem Postfach, zwischen Ihrer gewöhnlichen Post. Sie lesen und beantworten sie wie jede andere Mail.
Für das Versenden können Sie in den meisten Fällen einstellen, dass Sie als die Aliasadresse antworten, sodass der Empfänger info@ihrefirma.de sieht und nicht Ihre darunterliegende Adresse. Möchten Sie, dass mehrere Kollegen dieselbe eingehende Post sehen, können Sie einen Alias an mehrere Postfächer weiterleiten lassen, sodass jeder, der zum Beispiel info@ bedient, dieselbe Nachricht bekommt. Das Aufsetzen selbst stellt wenig vor; Schritt für Schritt lesen Sie es in einen E-Mail-Alias anlegen.
Worauf Sie achten müssen
Aliasse sind praktisch, aber behalten Sie ein paar Dinge im Kopf:
- Ein Alias ist kein Back-up und kein separates Postfach. Alle Mail kommt in einem Postfach zusammen. Möchten Sie, dass Nachrichten wirklich getrennt gespeichert und separat bearbeitet werden (zum Beispiel von einem anderen Kollegen mit eigener Anmeldung), dann brauchen Sie ein separates Postfach, keinen Alias.
- Legen Sie Ordner oder Labels an. Weil alles in demselben Postfach eingeht, hilft es, eingehende Mail pro Alias automatisch zu labeln oder zu sortieren. So bleibt es übersichtlich.
- Antworten Sie von der richtigen Adresse. Prüfen Sie, dass Ihre ausgehenden Antworten die Aliasadresse zeigen und nicht Ihre persönliche Adresse, gerade bei Funktionsadressen.
- Aliasse haben Grenzen. Jede Formel enthält eine bestimmte Anzahl kostenloser Aliasse. Für die meisten Selbstständigen und kleinen Organisationen ist das reichlich genug. Brauchen Sie strukturell viel mehr, ist das oft ein Zeichen, dass manche Adressen besser ein eigenes Postfach bekommen.
Und bei Mailflux
Bei Mailflux bekommen Sie in jeder Formel 20 kostenlose Aliasse pro Postfach. Sie legen also flott Adressen wie info@, verkauf@ oder sekretariat@ auf Ihrer eigenen Domain an, während Sie alles an einem Ort lesen. Sie verwalten sie in der Webmail auf webmail.mailflux.eu, mit farbigen Labels, um eingehende Mail pro Alias übersichtlich zu halten.
Arbeitet Ihre Organisation mit vielen Adressen, gibt es die Sammelverwaltung von Konten, um alles zentral zu regeln, sodass Sie nicht jede Adresse einzeln anlegen müssen. Aliasse gehören zu der Einfachheit, die Mailflux anstrebt: professionelle E-Mail auf Ihrer eigenen Domain, gehostet in Europa und DSGVO-konform, ohne überflüssigen Schnickschnack. Sie richten in wenigen Minuten Ihre Adressen ein und lesen alles an einem Ort, ob Sie gerade starten oder ein wachsendes Team verwalten. Was E-Mail-Hosting genau ist, lesen Sie in was ist E-Mail-Hosting; warum eine eigene Domain sich lohnt, in E-Mail auf Ihrer eigenen Domain.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Alias und einem Postfach?
Ein Postfach ist ein vollwertiges Postfach mit eigenem Speicher und einer eigenen Anmeldung. Ein Alias ist eine zusätzliche Adresse ohne eigenen Speicher, die Mail an ein bestehendes Postfach weiterleitet. Ein Alias ist also leichter und kostenlos inbegriffen; ein zusätzliches Postfach ist ein separates Konto.
Kann ich mit einem Alias auch E-Mail versenden?
Ja. In den meisten Mailumgebungen stellen Sie ein, dass Sie als die Aliasadresse antworten, sodass der Empfänger die Aliasadresse sieht und nicht Ihre darunterliegende Adresse. So erscheint zum Beispiel info@ihrefirma.de als Absender, während Sie in einem Postfach arbeiten.
Wie viele Aliasse kann ich anlegen?
Bei Mailflux sind in jeder Formel 20 kostenlose Aliasse pro Postfach inbegriffen. Für die meisten Selbstständigen, Vereine und kleinen Unternehmen ist das reichlich genug, um alle nötigen Funktions- und Dienstadressen ohne zusätzliche Kosten aufzusetzen.
Kostet ein Alias extra?
Bei Mailflux nicht: Die 20 Aliasse pro Postfach sind in jeder Formel kostenlos inbegriffen. Sie legen also Adressen wie info@ oder verkauf@ ohne zusätzliche Kosten an. Erst wenn Sie mehr vollwertige, separate Postfächer mit eigener Anmeldung brauchen, kommt ein zusätzliches Postfach hinzu.