E-Mail-Archivierung und Aufbewahrungsfristen
Was sind E-Mail-Archivierung und eine Aufbewahrungsfrist?
Archivieren ist etwas anderes als das Aufbewahren im Posteingang. Beim Archivieren verschieben Sie Nachrichten in einen separaten, geordneten Speicher: aus dem Blick, aber wiederauffindbar, wenn Sie sie brauchen. Ihr Posteingang bleibt so nutzbar, während erledigte Angelegenheiten ordentlich verstaut sind.
Eine Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in dem Sie eine Nachricht aufbewahren. Diese Frist kann sich aus einer gesetzlichen Pflicht ergeben (denken Sie an die Buchhaltung für das Finanzamt), aus einer Branchenvereinbarung oder einfach aus Ihrem eigenen Bedürfnis, etwas wiederfinden zu können. Archivieren ist also das Wie, die Aufbewahrungsfrist das Wie lange.
Warum E-Mail-Archivierung und Aufbewahrungsfristen wichtig sind
Für ein Unternehmen oder eine Organisation ist E-Mail oft ein offizielles Dossier: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Vereinbarungen und Kundenkontakt stehen darin. Diese Korrespondenz später wiederfinden zu können, ist aus mehreren Gründen wichtig:
- Nachweis und Nachschlagen. Bei einer Diskussion über eine Vereinbarung oder Lieferung ist die ursprüngliche E-Mail oft ausschlaggebend.
- Gesetzliche Pflichten. Für Ihre Buchhaltung und steuerliche Verwaltung gelten Aufbewahrungspflichten. Wie lange genau, unterscheidet sich je nach Land, je nach Art des Dokuments und manchmal je nach Branche.
- Kontinuität. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen oder wechselt eine Geschäftsführung, dann möchten Sie, dass die relevante E-Mail-Historie bei der Organisation bleibt.
- Ein nutzbarer Posteingang. Ein Posteingang mit jahrelangen Nachrichten wird langsam und unübersichtlich. Archivieren hält Ihre tägliche Arbeit leicht.
Arbeiten Sie mit personenbezogenen Daten, dann kommt noch etwas hinzu: Die DSGVO verlangt, dass Sie Daten nicht länger aufbewahren als nötig. Aufbewahrungsfristen wirken also in zwei Richtungen: manche Dinge müssen Sie lange behalten, andere gerade rechtzeitig aufräumen. Mehr über dieses Gleichgewicht lesen Sie unter E-Mail und die DSGVO für kleine Organisationen.
Wie es funktioniert
Archivieren und Aufbewahren regeln Sie in ein paar praktischen Schritten:
- Bestimmen Sie, was Sie archivieren. Nicht jede E-Mail muss aufbewahrt werden: Newsletter und interne Notizen können weg, während geschäftliche Vereinbarungen, Rechnungen und Kundenkorrespondenz erhalten bleiben.
- Wählen Sie eine Aufbewahrungsfrist pro Kategorie. Bei der Buchhaltung halten Sie sich an das, was das Gesetz verlangt; bei übrigen E-Mails halten Sie sich an das, was für Sie sinnvoll ist. Halten Sie diese Entscheidungen fest, damit alle in der Organisation dasselbe tun.
- Verschieben Sie in ein Archiv. In vielen E-Mail-Programmen und im Webmail können Sie Nachrichten in separate Ordner oder ein Archiv legen. So stehen sie getrennt von Ihrem aktiven Posteingang, bleiben aber durchsuchbar.
- Räumen Sie rechtzeitig auf. Für Daten, die Sie nicht länger aufbewahren dürfen oder müssen, planen Sie einen Zeitpunkt, um sie zu löschen. Das gehört genauso zu guter Verwaltung wie das Aufbewahren selbst.
Wichtig zu wissen: Archivieren ist nicht dasselbe wie ein Backup. Ein Archiv ist ein geordneter, langfristiger Speicher von Nachrichten, die Sie bewusst aufbewahren; ein Backup ist eine Sicherungskopie für den Fall, dass etwas schiefgeht. Sie brauchen beide, aus unterschiedlichen Gründen. Den Unterschied lesen Sie unter E-Mail-Backup: warum und wie.
Worauf Sie achten müssen
Ein paar Fallstricke, denen Sie besser zuvorkommen:
- Aufbewahrungspflichten unterscheiden sich, suchen Sie die richtige heraus. Wie lange Sie etwas aufbewahren müssen, hängt von Ihrem Land, Ihrer Branche und der Art des Dokuments ab. Für steuerliche und buchhalterische Unterlagen gelten feste Fristen; gehen Sie von der offiziellen Quelle für Ihre Situation aus und ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.
- Verwechseln Sie Aufbewahren nicht mit Sperren. Für manche Zwecke zählt nur ein Archiv, das nicht mehr verändert werden kann. Ob das für Sie nötig ist, hängt von Ihrer Branche ab.
- Denken Sie an die DSGVO-Seite. Personenbezogene Daten länger aufzubewahren als nötig ist nicht ohne Weiteres erlaubt. Eine Aufbewahrungsrichtlinie, die nur an "so lange wie möglich" denkt, kann mit den Datenschutzregeln kollidieren.
- Sorgen Sie dafür, dass Sie es wiederfinden. Ein Archiv hat nur dann Sinn, wenn es durchsuchbar und geordnet ist. Ein Haufen loser Dateien ohne Struktur hilft Ihnen nicht, wenn Sie schnell etwas brauchen.
- Halten Sie Ihre Richtlinie fest. Eine klare Vereinbarung darüber, was, wie und wie lange, verhindert, dass jeder es anders macht.
Kurz gesagt: Aufbewahrungsfristen sind teils eine juristische, teils eine organisatorische Entscheidung. Die juristische Seite unterscheidet sich je nach Branche: lassen Sie sich dazu von einem Spezialisten informieren und stützen Sie sich auf die belgischen Stellen: den FÖD Finanzen für die steuerlichen Aufbewahrungsfristen und die Datenschutzbehörde (GBA) für die Datenschutzseite.
Und bei Mailflux
Bei Mailflux mailen Sie auf Ihrer eigenen Domain, mit Postfächern, die in Europa gehostet und DSGVO-konform sind. Ihre Nachrichten ordnen Sie einfach im Webmail, unter anderem mit farbigen Labels und eigenen Ordnern: praktisch, um erledigte Angelegenheiten separat abzulegen. Jeder Tarif enthält zudem automatische Backups, und Sie wählen den passenden Speicher: 8 GB bei Basis, 25 GB bei Pro und 50 GB (erweiterbar auf 100 GB) bei Premium.
Haben Sie spezifische Anforderungen rund um Archivierung oder Aufbewahrungsfristen, zum Beispiel aus Ihrer Branche? Dann nehmen Sie kurz Kontakt auf, dann sehen wir gemeinsam, was für Ihre Situation möglich ist. Mehr über die Grundlagen finden Sie unter E-Mail auf Ihrer eigenen Domain.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Wie lange muss ich meine geschäftlichen E-Mails aufbewahren?
Das hängt von Ihrem Land, Ihrer Branche und der Art der Nachricht ab. Für steuerliche und buchhalterische Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten; für übrige E-Mails bestimmen Sie selbst eine sinnvolle Frist. Stützen Sie sich auf die offizielle Quelle für Ihre Situation und ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.
Ist Archivieren dasselbe wie ein Backup machen?
Nein. Ein Archiv ist ein geordneter, langfristiger Speicher von Nachrichten, die Sie bewusst aufbewahren und wiederfinden möchten. Ein Backup ist eine Sicherungskopie, die Sie rettet, wenn etwas schiefgeht, wie eine Löschung oder Störung. Für gute Verwaltung brauchen Sie beide, jeweils mit einem eigenen Zweck.
Darf ich E-Mails mit personenbezogenen Daten unbegrenzt aufbewahren?
Nein. Die DSGVO verlangt, dass Sie personenbezogene Daten nicht länger aufbewahren als für den Zweck nötig. Sie müssen also abwägen: gesetzliche Aufbewahrungspflichten auf der einen Seite, rechtzeitiges Aufräumen auf der anderen. Halten Sie Ihre Entscheidungen fest und lassen Sie sich im Zweifel von einem Spezialisten beraten.