E-Mail für Notare
Die Herausforderung in einer Notariatskanzlei
In einer Notariatskanzlei treffen zwei Empfindlichkeiten aufeinander. Erstens der Inhalt: Urkundenentwürfe, Testamente, Eheverträge, Angaben zu Eigentumsübertragungen und Nachlässen. Das fällt unter Ihre Schweigepflicht und darf niemals bei einem falschen Empfänger landen. Zweitens das Geld: Bei einem Kauf oder einer Nachlassabwicklung passieren erhebliche Beträge, und die Zahlungsanweisungen dafür laufen oft über E-Mail.
Gerade das macht Notare zu einem begehrten Ziel für Betrug. Beim Rechnungsbetrug fangen Betrüger eine Nachricht ab oder imitieren sie und senden eine geänderte Kontonummer, sodass ein Käufer seine Kaufsumme auf das falsche Konto überweist. Beim CEO-Betrug gibt sich jemand als Notar oder Mitarbeiter aus, um eine Zahlung loszueisen. Eine gefälschte Absenderadresse, die der Ihrer Kanzlei ähnelt, ist dabei der klassische Trick. Die Herausforderung ist also doppelt: Ihre Nachrichten müssen vertraulich bleiben und Sie müssen nachweisbar machen, dass eine Nachricht wirklich von Ihrer Kanzlei kommt.
Was die Regeln verlangen
Als Notar haben Sie eine Schweigepflicht, und die personenbezogenen Daten, die Sie verarbeiten (von den Parteien einer Urkunde bis zu den Erben) fallen unter die DSGVO. Die Grundlinie: Sie treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um diese Daten zu schützen, und ungeschützte E-Mail ist für sensible Unterlagen und Zahlungsanweisungen in der Regel nicht ohne Weiteres geeignet.
Was diese Maßnahmen genau umfassen, gestalten die Datenschutzaufsicht und Ihre Berufsorganisation aus. In Belgien richten Sie sich nach der belgischen Datenschutzbehörde (GBA) und der Königlichen Föderation des belgischen Notariats (Fednot). Der Kern ist überall gleich: Teilen Sie nicht mehr als nötig, sichern Sie die Versendung, und seien Sie bei Zahlungsanweisungen besonders wachsam.
Dies ist informative Erläuterung, keine Rechtsberatung: ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten oder Ihre Berufsorganisation zurate. Über den breiteren Rahmen lesen Sie mehr in personenbezogene Daten per E-Mail versenden unter der DSGVO.
Was Ihre E-Mail dann können muss
Aus dieser doppelten Aufgabe (Vertraulichkeit und Authentizität) verlangt E-Mail für eine Notariatskanzlei ein paar konkrete Dinge:
- Europäisches, DSGVO-konformes Hosting: damit Sie wissen, wo die Daten aus Ihren Akten liegen und welchem Recht sie unterliegen.
- Verschlüsselte Verbindungen (TLS): damit Urkunden und Anweisungen unterwegs zwischen Ihnen und dem Server geschützt sind.
- Korrekte Absenderauthentifizierung (SPF, DKIM, DMARC): damit es für Betrüger schwerer wird, sich als Ihre Kanzlei auszugeben.
- Starke Filterung gegen Phishing und Malware: die erste Linie gegen gefälschte Mails, die eine Zahlung umzuleiten versuchen.
- Starker Zugangsschutz: mit Zwei-Faktor-Authentifizierung als zusätzlichem Schloss an jedem Postfach.
- Zuverlässige Backups und Verwaltung für die ganze Kanzlei: damit Korrespondenz erhalten bleibt und Sie die Postfächer der Mitarbeiter zentral verwalten.
E-Mail für Notare: warum Mailflux passt
Mailflux gibt Ihnen professionelle Postfächer auf Ihrer eigenen Kanzleidomain, in Europa gehostet und DSGVO-konform: die Grundlage, die zur Schweigepflicht eines Notars passt. Ihre Daten liegen in Europa, Verbindungen verlaufen verschlüsselt über TLS, und Sie aktivieren pro Postfach optional die Zwei-Faktor-Authentifizierung, sodass ein durchgesickertes Passwort nicht sofort Zugang zu laufenden Akten gibt.
Gegen Betrug zählt vor allem Authentizität. Mailflux unterstützt die Standards für Absenderauthentifizierung (SPF, DKIM und DMARC), die es Betrügern schwerer machen, Nachrichten zu versenden, die von name@ihrekanzlei.de zu kommen scheinen. Darüber hinaus arbeitet die Filterung gegen Spam, Phishing und Malware mit maschinellem Lernen, was gegen die gefälschten Mails hilft, mit denen Rechnungs- und CEO-Betrug beginnt. Verifizieren Sie bei geänderten Zahlungsanweisungen immer selbst über eine bekannte Telefonnummer: Technik hilft, aber die letzte Kontrolle bleibt Menschensache.
Arbeiten Sie mit mehreren Notaren, Notarfachangestellten und einem Sekretariat? Mit der Massenkontoverwaltung legen Sie in einem Zug Postfächer unter einer Kanzleidomain an, plus gemeinsame Adressen wie info@ oder akten@. Das Webmail funktioniert im Browser auf jedem Gerät, ohne Installation. Auch anderswo im juristischen Bereich funktioniert Mailflux bereits: Die Anwältin Viki wählte es aus DSGVO- und Sicherheitsgründen und arbeitet damit reibungslos und produktiv über das Webmail. Erkennen Sie diese Vertraulichkeitsfrage wieder, dann ist E-Mail für Anwälte eine verwandte Seite, und auf für wen ist Mailflux sehen Sie, welche Berufe noch damit befasst sind.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Wie hilft E-Mail gegen Rechnungsbetrug bei einer Eigentumsübertragung?
Korrekte Absenderauthentifizierung (SPF, DKIM, DMARC) macht es Betrügern schwerer, Nachrichten zu senden, die von Ihrer Kanzlei zu kommen scheinen, und die Filterung fängt viel Phishing ab. Verifizieren Sie geänderte Kontonummern immer über eine bekannte Telefonnummer, bevor ein Betrag überwiesen wird.
Darf ich Urkunden und Testamente per E-Mail versenden?
Nur gesichert und beschränkt auf das Nötige. Diese Unterlagen fallen unter Ihre Schweigepflicht und enthalten personenbezogene Daten, die unter der DSGVO geschützt sind. Sorgen Sie für Verschlüsselung und prüfen Sie den Empfänger. Ziehen Sie im Zweifel Ihre Berufsorganisation zu den vorgesehenen Kanälen für sensible Dokumente zurate.
Kann ich die E-Mail für meine ganze Notariatskanzlei zentral verwalten?
Ja. Mit der Massenkontoverwaltung legen Sie in einem Zug Postfächer unter Ihrer eigenen Kanzleidomain an: eine Adresse pro Notar, Notarfachangestelltem und Mitarbeiter plus gemeinsame Adressen wie akten@. So behält die Kanzlei die Verwaltung zentral und kommt die gesamte Kommunikation von einer wiedererkennbaren, authentischen Domain.