E-Mail für Stiftungen und Vereine
Die Herausforderung in einer Organisation, die auf Freiwilligen läuft
Eine Stiftung oder ein Verein besteht dank Menschen, die kommen und gehen. Der Vorstand wird periodisch neu gewählt, Freiwillige hören auf, neue steigen ein. Bei E-Mail rächt sich das schneller, als man denkt. Oft hängt die Post der Organisation am Privat-Adresse eines Vorstandsmitglieds, oder alle nutzen dasselbe kostenlose Konto mit einem geteilten Passwort.
Solange dieselben Menschen bleiben, fällt das nicht auf. Das Problem taucht bei einem Wechsel auf: Der alte Kassenwart geht und nimmt den ganzen Mailverlauf in seinem Privatpostfach mit, oder niemand traut sich mehr, das Passwort zu ändern, weil zu viel daran hängt. Das Wissen der Organisation sickert so langsam weg, Jahr für Jahr.
Kurz die Begriffe, denn sie unterscheiden sich je Land. In den Niederlanden spricht man von einer stichting (Stiftung) oder einem vereniging (Verein); in Belgien heißt die Non-Profit-Form meist eine vzw (Verein ohne Erwerbszweck). Die Herausforderung rund um E-Mail ist für alle drei dieselbe: Kontinuität bewahren, während die Menschen wechseln.
Was die Regeln verlangen
Sobald Sie eine Mitgliederliste oder eine Spenderdatei führen, verarbeiten Sie personenbezogene Daten, und dann ist die Datenschutzgesetzgebung (DSGVO) anwendbar. Namen, Adressen, E-Mail-Adressen und Zahlungsdaten Ihrer Mitglieder sind geschützt; Sie dürfen sie nur für den vorgesehenen Zweck nutzen und müssen sie angemessen sichern. Das gilt für einen kleinen Verein ebenso wie für eine große Stiftung.
Praktisch bedeutet das: Bewahren Sie Mitgliederdaten nicht im Privatpostfach eines Freiwilligen auf, teilen Sie sie nicht breiter als nötig, und sorgen Sie dafür, dass ehemalige Vorstandsmitglieder nach ihrem Ausscheiden keinen Zugang mehr dazu haben. Die belgische [Datenschutzbehörde](https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) erklärt, welche Regeln dazugehören. Dies ist informative Erklärung, keine Rechtsberatung; ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.
Was Ihre E-Mail dann können muss
Für eine Freiwilligenorganisation zählt vor allem dies:
- Funktionsadressen auf Ihrer eigenen Domain.
sekretariat@,kassenwart@undvorstand@gehören zur Rolle. Wechselt die Rolle die Person, geht die Adresse mit, samt der bisherigen Korrespondenz. - Keine geteilten Passwörter. Jedes Vorstandsmitglied arbeitet mit seinem eigenen Zugang; niemand kennt das Passwort eines anderen.
- Eine saubere Übergabe bei einem Vorstandswechsel. Sie geben demjenigen Zugang, der neu ist, und ziehen den des Ausscheidenden ein, ohne das Postfach selbst zu leeren.
- Europäisches, DSGVO-konformes Hosting, sodass Mitgliederdaten unter europäische Regeln fallen.
- Sicherheit und Back-ups: optional Zwei-Faktor-Authentifizierung, Filterung gegen Phishing und Malware, und automatische Back-ups, sodass die Historie der Organisation nicht verloren geht.
Möchten Sie verstehen, wie eine solche Adresse genau auf den Nachfolger übergeht, lesen Sie Funktions-E-Mail-Adressen und Übergabe. Zweifeln Sie zwischen einem gemeinsamen Postfach und einer Weiterleitungsadresse, erklärt was ein gemeinsames Postfach ist es in Ruhe.
E-Mail für Stiftung und Verein: warum Mailflux passt
Mailflux ist professionelle E-Mail auf Ihrer eigenen Domain, gehostet in Europa und DSGVO-konform, genau das, was eine Organisation mit Mitgliederdaten braucht. Sie setzen Funktionsadressen unter Ihrer eigenen Domain auf und koppeln sie an die Menschen, die im Moment diese Rolle ausüben. In jeder Formel stecken Antivirus, Antispam und Antimalware, automatische Back-ups und optional Zwei-Faktor-Authentifizierung. Jedes Vorstandsmitglied arbeitet über die Webmail im Browser oder über sein eigenes Mailprogramm, ohne Installation.
Bei einem Vorstandswechsel passen Sie nur den Zugang an; die Post der Organisation bleibt stehen. Bleiben Sie irgendwo hängen, bekommen Sie echte, persönliche Unterstützung. Sind Sie speziell eine belgische vzw, schauen Sie auch nach E-Mail für Ihren Verein oder Ihre vzw. Eine Übersicht aller Zielgruppen steht auf für wen ist Mailflux.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Was geschieht mit der E-Mail, wenn der Vorstand wechselt?
Weil die Adressen zur Funktion gehören und nicht zur Person, gehen sie an das neue Vorstandsmitglied über, einschließlich der bisherigen Korrespondenz. Sie geben dem Nachfolger Zugang und ziehen den des Ausscheidenden ein. Die Geschichte der Organisation bleibt so erhalten.
Müssen wir das Passwort des Postfachs teilen?
Nein, und das ist gerade die Absicht. Jedes Vorstandsmitglied hat einen eigenen Zugang zu den Funktionsadressen, die zu seiner Rolle gehören. So wissen Sie immer, wer Zugang hat, und können ihn bei einem Ausscheiden sauber einziehen, ohne dass ein schwaches Passwort alles öffnet.
Fallen Mitgliederdaten unter die DSGVO?
Ja. Namen, Adressen und Kontaktdaten Ihrer Mitglieder sind personenbezogene Daten und müssen Sie angemessen sichern. Bewahren Sie sie nicht in einem Privatpostfach auf und beschränken Sie den Zugang auf wen sie braucht. Ziehen Sie im Zweifel über Ihre Pflichten einen Spezialisten zurate.