E-Mail-Adresse für Ihren Verein
Die Herausforderung für einen ehrenamtlichen Vorstand
Ein Verein läuft mit Ehrenamtlichen, und die wechseln. Der Kassenwart von diesem Jahr ist in zwei Jahren vielleicht einfach Mitglied. Genau da hakt es bei E-Mail oft. Viele Vorstände nutzen eine kostenlose Adresse, die einer Person gehört, oder sie teilen zu mehreren dasselbe Passwort. Solange es gut läuft, fällt das nicht auf.
Es fällt sehr wohl auf, sobald jemand geht. Dann stellt sich heraus, dass die gesamte Post des Vereins im privaten Postfach dieses Ex-Vorstandsmitglieds liegt, oder dass niemand das Passwort noch zu ändern wagt, weil die Hälfte der Konten daran hängt. Wie es jemand in einem Forum fragte: "Wer kennt eine gute Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse für eine Organisation anzulegen?" Das ist die richtige Frage, denn die Lösung liegt im Aufbau, nicht in der Person.
Rollen-Adressen statt persönlicher Adressen
Der Schlüssel ist, dass Sie E-Mail an die Funktion koppeln, nicht an den Menschen. kasse@ihrverein.de gehört zu der Person, die im Moment Kassenwart ist. Wechselt der Vorstand, dann geht die Adresse mit zum neuen Kassenwart, samt aller früheren Korrespondenz. Die ausscheidende Person verliert den Zugang, und der Verein verliert nichts.
So bauen Sie ein kleines, logisches Ganzes auf:
vorstand@für die allgemeine Post und den Ansprechpartner nach außen.kasse@,sekretariat@undvorsitz@für die einzelnen Rollen.- Eventuell
mitglieder@oderaktivitaeten@für wiederkehrende Themen.
Möchten Sie verstehen, wie eine solche Funktionsadresse genau an die nächste Person übergeht, dann lesen Sie Funktions-E-Mail-Adressen und Übergabe. Zweifeln Sie zwischen einem gemeinsamen Postfach und einer Weiterleitungsadresse, dann erklärt was ein gemeinsames Postfach ist den Unterschied in Ruhe.
Kontinuität, ohne ein Login zu teilen
Das Teilen eines einzigen Passworts fühlt sich praktisch an, aber es ist ein Risiko, das sich früher oder später rächt. Sie wissen nicht mehr, wer alles Zugang hat, Sie können jemandem den Zugang nicht sauber entziehen, und ein einziges schwaches Passwort öffnet sofort alles.
Besser ist, dass jedes Vorstandsmitglied seinen eigenen Zugang hat und die Rollen-Adressen darunter hängen. Ein gemeinsames Postfach lässt mehrere Vorstandsmitglieder im selben Postfach arbeiten, ohne dass sie dasselbe Konto verwenden. Geht jemand, dann passen Sie nur seinen Zugang an; die Post des Vereins bleibt bestehen. Aktivieren Sie dabei optional die Zwei-Faktor-Authentifizierung, dann ist das Postfach Ihres Vereins gut geschützt, auch wenn ein Ehrenamtlicher es mit Passwörtern weniger genau nimmt.
Bezahlbar bei kleinem Volumen
Ein Verein muss hierfür kein schweres Paket kaufen. Sie starten klein: ein oder zwei Postfächer auf Ihrer eigenen Domain, und den Rest lösen Sie mit Aliassen, von denen Sie 20 pro Postfach gratis erhalten. So können Sie vorstand@, kasse@ und sekretariat@ bei der Person eingehen lassen, die dafür verantwortlich ist, ohne für jede Adresse ein eigenes Konto zu bezahlen.
Der Basistarif kostet 4,99 € pro Postfach pro Monat, jährlich abgerechnet und ohne Domainname. Für viele Vereine ist das, mit den gratis Aliassen dazu, eine gut machbare Grundlage. Wachsen Sie zu etwas Größerem, dann skalieren Sie einfach mit.
Eine E-Mail-Adresse für Ihren Verein: warum Mailflux passt
Mailflux ist professionelle E-Mail auf Ihrer eigenen Domain, in Europa gehostet und DSGVO-konform. Letzteres zählt auch für einen Verein, denn Sie verarbeiten Mitgliederdaten. In jedem Tarif stecken Antivirus, Antispam und Antimalware, automatische Backups und optional Zwei-Faktor-Authentifizierung. Jeder arbeitet über Webmail im Browser oder über sein eigenes Mailprogramm, ohne Installation. Und geraten Sie ins Stocken, dann erhalten Sie echten, persönlichen Service.
Sind Sie eher eine Stiftung oder ein gemischter Verein, dann schauen Sie auch bei E-Mail für Stiftungen und Vereine. Eine Übersicht aller Zielgruppen steht auf für wen ist Mailflux.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Wie lege ich eine E-Mail-Adresse für einen Verein an?
Sie registrieren oder verwenden eine eigene Domain für den Verein und legen darunter Rollen-Adressen an, wie vorstand@ und kasse@. So gehört die E-Mail zum Verein und nicht zum privaten Postfach eines Vorstandsmitglieds.
Was passiert mit der E-Mail, wenn der Vorstand wechselt?
Weil die Adressen zur Funktion gehören und nicht zur Person, gehen sie mit zum neuen Vorstandsmitglied, samt der früheren Korrespondenz. Die ausscheidende Person verliert den Zugang und die Historie des Vereins bleibt erhalten.
Ist ein Postfach genug für einen kleinen Verein?
Oft schon. Sie starten mit einem oder zwei Postfächern und nutzen die 20 gratis Aliasse pro Postfach, um Ihre Rollen-Adressen bei der richtigen Person eingehen zu lassen. So bleibt es bei kleinem Volumen bezahlbar.