Checkliste E-Mail-Migration
Warum diese Checkliste
Der Umzug in eine neue E-Mail-Umgebung fühlt sich oft aufregender an, als er ist. Die Angst sitzt meist an einer Stelle: Verliere ich meine alten Mails oder Kontakte? Mit dem richtigen Vorgehen ist dieses Risiko nahezu null, weil Sie nichts löschen, bis Sie sicher wissen, dass alles herübergekommen ist. Indem Sie den Umzug in Vorbereitung, die Übertragung, den MX-Wechsel und die Nachsorge aufteilen, behalten Sie den Überblick und tun nichts in der falschen Reihenfolge.
Die Checkliste zur E-Mail-Migration
Haken Sie ab, während Sie vorgehen. Arbeiten Sie die vier Phasen der Reihe nach ab.
1. Vorbereitung
- Erstellen Sie zuerst ein Backup Ihres aktuellen Postfachs. So haben Sie immer eine Kopie in der Hinterhand, auch wenn unterwegs etwas schiefgeht.
- Erfassen Sie, was mit muss. Denken Sie an Ihre Ordner, Kontakte, den Kalender, Aliasse und automatischen Antworten. Zweifeln Sie an einem Begriff, dann sehen Sie sich das Begriffslexikon an.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf Ihr DNS haben. Für den späteren MX-Wechsel brauchen Sie Zugriff auf die Verwaltung Ihres Domainnamens.
- Richten Sie Ihre neuen Postfächer ein auf Ihrer eigenen Domain, sodass Sie sofort irgendwohin kopieren können.
2. Die Übertragung
- Kopieren Sie Ihre E-Mail per IMAP vom alten in das neue Postfach. So bleiben Ordnerstruktur, Datumsangaben und Anhänge erhalten. Schritt für Schritt ist es beschrieben unter Ihr IMAP-Postfach kopieren.
- Lassen Sie beide Postfächer eine Weile parallel laufen. Ihre alte Adresse empfängt weiterhin Mail, während Ihre neue schon bereitsteht.
- Übertragen Sie Ihre Kontakte und Ihren Kalender und prüfen Sie, ob sie vollständig und lesbar sind.
- Prüfen Sie, ob alles herübergekommen ist: Öffnen Sie im neuen Postfach ein paar alte Ordner und Anhänge.
3. Der MX-Wechsel
- Passen Sie Ihre MX-Records an, sodass neue eingehende Mail künftig bei Ihrem neuen Postfach ankommt.
- Beachten Sie, dass eine DNS-Änderung eine Weile durchwirkt. Das kann bis zu etwa 24 bis 48 Stunden dauern; in diesem Zeitraum kann Mail noch an beiden Stellen ankommen.
4. Nachsorge
- Testen Sie mit einer echten Mail hin und her zu einem Kollegen oder einer zweiten Adresse.
- Richten Sie Ihre Geräte und Mailprogramme neu ein auf das neue Postfach.
- Stellen Sie Ihre automatischen Antworten und Ihre Signatur richtig ein.
- Schließen Sie Ihr altes Postfach erst später, wenn Sie ein paar Tage lang sicher wissen, dass alles funktioniert und keine neue Mail mehr eingeht.
Herunterladen oder aufbewahren
Praktisch, um es zur Hand zu haben: Drucken Sie diese Seite aus oder speichern Sie sie als Lesezeichen und haken Sie die Schritte ab, während Sie umziehen. So sehen Sie auf einen Blick, was schon geklappt hat und was noch aussteht.
Nächster Schritt
Möchten Sie genau wissen, wie Sie die Übertragung selbst durchführen, ohne Mails zu verlieren? Dann lesen Sie den ausführlichen Leitfaden E-Mail umziehen ohne Verlust. Dort gehen Sie jeden Schritt in Ruhe durch, mit konkreten Einstellungen dabei.