Eine E-Mail-Signatur einrichten
Was Sie brauchen
- Zugang zu Ihrem Webmail unter webmail.mailflux.eu.
- Die Daten, die Sie zeigen möchten: Ihren Namen, Ihre Funktion, Ihr Unternehmen, Ihre Telefonnummer und eventuell Ihre Website.
- Eine Vorstellung davon, wie Ihre Signatur aussehen soll. Eine Signaturvorlage hilft Ihnen schnell auf den Weg.
E-Mail-Signatur einrichten: Schritt für Schritt
- Melden Sie sich bei Ihrem Webmail an und öffnen Sie das Menü Einstellungen (meist das Zahnradsymbol oben rechts).
- Gehen Sie zum Bereich Identitäten oder Verfassen und suchen Sie das Feld Signatur.
- Tippen Sie Ihre Signatur in das Textfeld. Halten Sie es ruhig: Ihr Name, Ihre Funktion, Ihr Unternehmen und eine Möglichkeit, Sie zu erreichen, genügen.
- Möchten Sie Formatierung wie Fett oder einen klickbaren Link, dann schalten Sie die Option für eine HTML-Signatur oder Formatierung ein, falls vorhanden.
- Stellen Sie ein, dass die Signatur bei neuen Nachrichten automatisch hinzugefügt wird, und wählen Sie, ob Sie sie auch unter Antworten und weitergeleiteten E-Mails möchten.
- Speichern Sie. Öffnen Sie danach eine neue Nachricht, um zu prüfen, ob alles sauber darunter steht.
Halten Sie Ihre Signatur kurz und lesbar. Ein Name, eine Funktion, eine Telefonnummer und eine Website funktionieren besser als ein langer Textblock. Nutzen Sie mehrere Adressen oder Aliasse, dann können Sie oft pro Identität eine eigene Signatur einrichten, zum Beispiel eine geschäftliche für info@ und eine persönliche für Ihre eigene Adresse.
Was gehört hinein?
Eine gute Signatur gibt dem Empfänger sofort die wichtigsten Daten, ohne zu übertreiben. Diese Elemente genügen fast immer:
- Ihr Vor- und Nachname und Ihre Funktion, wenn sie relevant ist.
- Ihr Unternehmensname, eventuell mit Ihrer Adresse.
- Eine Telefonnummer, unter der Sie erreichbar sind.
- Ihre Website oder die Adresse Ihres Unternehmens.
Lassen Sie eine Reihe von Logos und Social-Media-Icons lieber weg, wenn Sie zweifeln; sie fallen in vielen E-Mail-Programmen aus der Formatierung und machen Ihre Nachricht unruhig. Eine schlichte Textsignatur wirkt in der Praxis professioneller als ein überladenes Design, das halb wegfällt. Möchten Sie dennoch ein gepflegtes Design mit Logo, dann nutzen Sie die Signaturvorlage als Basis, damit es bei allen gut ankommt.
Funktioniert es nicht?
- Die Signatur erscheint nicht. Prüfen Sie, ob die Option zum automatischen Hinzufügen eingeschaltet ist und ob Sie die richtige Absenderadresse verwenden.
- Die Formatierung fällt weg. Dann ist der Textmodus statt HTML aktiv. Schalten Sie die Formatierungsoption ein und fügen Sie Ihre Signatur erneut ein.
- Ein Logo oder Bild kommt nicht mit. Verweisen Sie auf ein online platziertes Bild, statt eines einzufügen; eingefügte Bilder gehen unterwegs manchmal verloren.
- In Ihrem E-Mail-Programm sehen Sie eine andere Signatur. Programme führen ihre eigene Signatur. Richten Sie diese separat ein; die Daten für Ihr Programm finden Sie bei den IMAP-Servereinstellungen.
- Die Signatur steht über Ihrer Antwort statt darunter. Das ist eine Einstellung: Wählen Sie, ob die Signatur unter die gesamte Nachricht oder direkt unter Ihre Antwort kommt. Setzen Sie sie ganz nach unten für das gepflegteste Ergebnis.
- Auf Ihrem Telefon sieht es anders aus. Eine Webmail-Signatur gilt für das Webmail. Möchten Sie sie auch auf Ihrem Gerät, dann richten Sie sie in der Mail-App auf Ihrem Telefon separat ein.
Fertig, und Hilfe nötig?
Sobald Ihre Testnachricht Ihre Signatur sauber anzeigt, sind Sie fertig: Jede E-Mail geht künftig vollständig und gepflegt raus. Möchten Sie ein schlichtes, einheitliches Design für Ihr ganzes Team? Beginnen Sie mit der Signaturvorlage, und stoßen Sie irgendwo an, dann denken wir gerne mit Ihnen mit.