E-Mail-Signatur: Vorlage und Leitfaden
Die E-Mail-Signatur-Vorlage
Kopieren Sie diesen Block und passen Sie die Platzhalter an:
``` Mit freundlichen Grüßen,
[Vorname Nachname] [Funktion] - [Firmenname] [+49 170 0000000] [www.ihredomain.de] ```
Möchten Sie es kompakter? Dann lassen Sie die Funktion weg und behalten Namen, Unternehmen und eine Kontaktangabe. Eine Signatur darf ruhig kurz sein; Lesbarkeit gewinnt immer vor Vollständigkeit.
So passen Sie es an
Jede Zeile hat eine klare Rolle, füllen Sie sie also bewusst aus.
- Vorname Nachname: Ihr vollständiger Name, wie Kunden Sie kennen.
- Funktion: Firmenname: kurz Ihre Rolle und Ihr Unternehmen; lassen Sie die Funktion weg, wenn Sie solo arbeiten und sie nichts hinzufügt.
- Telefonnummer: die Nummer, unter der Sie wirklich erreichbar sind, mit Ländervorwahl.
- Website: Ihre eigene Domain. Arbeiten Sie mit einer E-Mail-Adresse auf derselben Domain, verstärkt das einander sofort. Sind Sie bei einem Begriff unsicher, sehen Sie sich die Begriffsliste an.
Kurze Best Practices
Eine gute Signatur ist vor allem ruhig und vertrauenswürdig. Halten Sie sich an diese Punkte:
- Kurz halten. Vier bis fünf Zeilen sind genug. Eine lange Signatur lenkt von Ihrer Botschaft ab.
- Keine schweren Bilder. Große Bilder machen Ihre Mail langsam und landen manchmal als separater Anhang. Text funktioniert überall und auf jedem Gerät.
- Ein Logo, optional. Möchten Sie doch ein Bildzeichen, verwenden Sie ein kleines, leichtes Logo und nicht mehr als das.
- Keine rechtlichen Disclaimer, außer es muss wirklich sein. Lange Fußtexte liest fast niemand. Fügen Sie sie nur hinzu, wenn Ihre Branche oder Situation das verlangt.
- Konsequent für das ganze Team. Arbeiten Sie mit Kollegen, vereinbaren Sie ein einheitliches Layout, damit alle Mails gleich aussehen.
Text vor Bild ist bewusst die sichere Wahl. Eine Signatur in reinem Text bleibt in jedem Mailprogramm lesbar, auf jedem Telefon und auch dann, wenn jemand Bilder ausschaltet. Eine Signatur, die vollständig aus einem Bild besteht, verschwindet dann gerade, und das genau in dem Moment, in dem Sie erreichbar wirken möchten.
Was Sie besser weglassen
Eine schlanke Signatur ist oft eine Frage des Streichens. Diese Dinge lassen Sie meist besser weg:
- Eine Reihe Social-Media-Icons. Fügt selten etwas hinzu und macht die Mail unruhig.
- Inspirierende Zitate oder Sprüche. Nett gemeint, aber es lenkt von Ihrer Botschaft ab.
- Ihr privates Handy, außer Kunden dürfen Sie dort wirklich erreichen.
- Mehrere Adressen und Nummern. Wählen Sie den Kanal, auf dem Sie am schnellsten reagieren, und bleiben Sie dabei.
- Große rechtliche Fußtexte. Nur hinzufügen, wenn Ihre Branche es vorschreibt; sonst liest sie niemand.
Herunterladen oder speichern
Praktisch, um sie griffbereit zu haben: Speichern Sie diese Seite als Lesezeichen oder drucken Sie sie, damit Sie die Vorlage erneut verwenden können, wenn sich Ihre Daten ändern.
Nächster Schritt
Haben Sie Ihre Signatur fertig? Dann hinterlegen Sie sie in Ihrem Postfach mit dem Leitfaden eine E-Mail-Signatur einrichten. Sind Sie noch mit den Grundlagen beschäftigt, hilft Ihnen die Checkliste für eine professionelle E-Mail-Adresse weiter.