Häufig gestellte Fragen

Sicher. Ein Domainname plus E-Mail-Hosting genügt, um mit sie@ihrefirma.de zu mailen, auch wenn keine Website auf dieser Domain steht. Möchten Sie später doch eine Seite, fügen Sie diese separat hinzu, ohne Ihre E-Mail anzurühren.

Selten, wenn Sie alles einrechnen. Der Server selbst scheint günstig, aber die echten Kosten sind Ihre Zeit: installieren, aktualisieren, sichern, Back-ups und das Überwachen Ihrer Versandreputation. Gehostete E-Mail hat einen festen, vorhersehbaren Preis pro Postfach und nimmt Ihnen diese Arbeit ab.

Ja. Bei gehosteter E-Mail mailen Sie einfach auf Ihrer eigenen Domain, zum Beispiel sie@ihrefirma.de. Sie bringen eine Domain mit, die Sie bereits haben, oder lassen eine registrieren. Der Unterschied zum Selbst-Hosten liegt nicht in der Adresse, sondern darin, wer die Server verwaltet.

Weil empfangende Server unbekannten oder neuen Absendern misstrauen. Ein eigener Server muss seine Reputation ganz selbst aufbauen und überwachen, und eine geteilte oder verschmutzte IP-Adresse macht das schwierig. Ein etablierter Host pflegt diese Reputation fortlaufend, sodass Ihre Nachrichten zuverlässiger ankommen.

Für E-Mail auf Ihrer eigenen Domain brauchen Sie einen MX-Record, um Post zu empfangen, und SPF, DKIM und DMARC, um als vertrauenswürdiger Absender zu versenden. Der MX-Record ist Pflicht, um Mail zu empfangen; die anderen drei sorgen dafür, dass Ihre Nachrichten ankommen, statt im Spam zu landen.

SPF sagt, welche Server im Namen Ihrer Domain versenden dürfen. DKIM setzt eine digitale Signatur auf Ihre Nachrichten. DMARC bestimmt, was geschieht, wenn SPF oder DKIM fehlschlägt, und sendet Ihnen Berichte. Sie arbeiten zusammen: SPF und DKIM beweisen, DMARC entscheidet und berichtet.

Stimmt Ihr MX-Record nicht, empfangen Sie keine Mail. Fehlen oder scheitern SPF, DKIM und DMARC, vertrauen Empfänger Ihren Nachrichten weniger und landen sie öfter im Spam, oder kommen gar nicht an. Korrekte Records erhöhen die Chance auf eine saubere Zustellung.

Sie ergänzen einander. Eine persönliche Adresse wie vorname@ wirkt bei direktem Kundenkontakt wärmer und glaubwürdiger. info@ ist praktisch als allgemeine Vordertür auf Ihrer Website. Die meisten Unternehmen nutzen beide: eine persönliche Adresse zum Mailen, info@, um Fragen aufzufangen.

Ja. Sie können neue Adressen anlegen und Aliasse hinzufügen, solange sie unter Ihre eigene Domain fallen. Möchten Sie den Aufbau ändern, setzen Sie die neue Adresse neben die alte und verwenden einen Alias, um Nachrichten an der alten Adresse weiter zu empfangen.

Als Gründer genügt oft ein Postfach mit einer persönlichen Adresse, ergänzt um einen info@-Alias. Wächst Ihr Unternehmen oder kommen Kollegen dazu, legen Sie zusätzliche Postfächer oder Rollenadressen an. Beginnen Sie klein und erweitern Sie, wenn es nötig ist.

Nicht unbedingt. Wichtiger ist, dass Ihre Domain wiedererkennbar zu Ihrem Unternehmen gehört und leicht zu buchstabieren ist. Eine abgekürzte oder verkürzte Version eines langen Firmennamens funktioniert bestens, solange Kunden die Verbindung zu Ihnen sofort herstellen.

Ein Alias ist eine Weiterleitungsadresse: Mail für info@ kommt in einem bestehenden Postfach an, aber es gibt kein separates Postfach. Ein gemeinsames Postfach ist ein eigenes Postfach, auf das mehrere Personen zugreifen können, mit eigenen Ordnern und gesendeten Elementen. Ein Alias ist einfacher; ein gemeinsames Postfach bietet mehr Überblick und die Möglichkeit, von der Adresse aus zu antworten.

Ja. Bei einem echten gemeinsamen Postfach können mehrere Kollegen Zugang haben und dieselben Nachrichten sehen. Treffen Sie aber Absprachen, wer was übernimmt: mit Ordnern oder Labels markieren Sie, was in Bearbeitung oder erledigt ist, sodass niemand doppelte Arbeit macht oder eine Nachricht übersieht.

Nicht als Alias: Jede Mailflux-Formel enthält 20 kostenlose Aliasse, Adressen wie info@ oder vorstand@ legen Sie also ohne Aufpreis an. Möchten Sie ein echtes, separates gemeinsames Postfach mit eigenem Speicher, rechnen Sie das als Postfach ab. Was passt, hängt davon ab, wie viel Sie damit tun möchten.

Nicht als etwas, das Sie selbst einstellen. In der Webmail ist das Versenden bereits für Sie geregelt; Sie klicken einfach auf senden. SMTP-Einstellungen kommen erst ins Spiel, wenn Sie ein Mailprogramm auf Ihrem Computer oder Telefon koppeln. Dann geben Sie den ausgehenden Server und den Port einmal ein.

Ihre Nachricht geht zuerst zu einem ausgehenden Mailserver, der heraussucht, wo die Mail des Empfängers eingeht, und die Nachricht dort abliefert. Der empfangende Server prüft sie auf Spam und Malware und legt sie in das Postfach. Der Empfänger liest sie, wenn er sein Postfach öffnet.

Nein. Ihre Mail reist über Mailserver, genau wie Post über Postämter geht. Ihr ausgehender Server gibt die Nachricht an den Mailserver des Empfängers weiter, der sie in das richtige Postfach legt. Das verläuft meist in wenigen Sekunden.

Meist durch falsche Domaineinstellungen (MX, SPF, DKIM, DMARC), eine falsche Einstellung des ausgehenden Servers oder einen Spamfilter auf der Empfängerseite. Korrekte Domain-Records und eine gesicherte Verbindung erhöhen die Chance, dass Ihre Mail ordentlich im Posteingang landet.

Meist wenige Sekunden. Ihre Nachricht geht über Ihren ausgehenden Server zum Mailserver des Empfängers, und das verläuft reibungslos. Manchmal dauert es länger, zum Beispiel wenn ein empfangender Server es kurz aufschiebt oder zusätzliche Prüfungen durchführt. Bleibt Mail ganz aus, bekommen Sie in der Regel eine Fehlernachricht zurück.

Eine E-Mail-Adresse auf einer Domain und einen E-Mail-Hosting-Dienst, der Ihre Nachrichten empfängt und versendet. Zum Lesen und Versenden nutzen Sie Webmail in Ihrem Browser oder ein Mailprogramm. Mehr müssen Sie selbst nicht regeln; die Server laufen im Hintergrund.

Ein Postfach ist ein vollwertiges Postfach mit eigenem Speicher und einer eigenen Anmeldung. Ein Alias ist eine zusätzliche Adresse ohne eigenen Speicher, die Mail an ein bestehendes Postfach weiterleitet. Ein Alias ist also leichter und kostenlos inbegriffen; ein zusätzliches Postfach ist ein separates Konto.

Ja. In den meisten Mailumgebungen stellen Sie ein, dass Sie als die Aliasadresse antworten, sodass der Empfänger die Aliasadresse sieht und nicht Ihre darunterliegende Adresse. So erscheint zum Beispiel info@ihrefirma.de als Absender, während Sie in einem Postfach arbeiten.

Bei Mailflux sind in jeder Formel 20 kostenlose Aliasse pro Postfach inbegriffen. Für die meisten Selbstständigen, Vereine und kleinen Unternehmen ist das reichlich genug, um alle nötigen Funktions- und Dienstadressen ohne zusätzliche Kosten aufzusetzen.

Bei Mailflux nicht: Die 20 Aliasse pro Postfach sind in jeder Formel kostenlos inbegriffen. Sie legen also Adressen wie info@ oder verkauf@ ohne zusätzliche Kosten an. Erst wenn Sie mehr vollwertige, separate Postfächer mit eigener Anmeldung brauchen, kommt ein zusätzliches Postfach hinzu.

Ohne einen korrekten MX-Record kann der Rest des Internets nicht finden, wohin die E-Mail Ihrer Domain zugestellt werden soll. Nachrichten kommen dann nicht in Ihrem Postfach an, oft ohne dass der Absender eine klare Fehlermeldung bekommt. Ein stimmiger MX-Record ist also notwendig, um Mail zu empfangen.

Die Prioritätsnummer bestimmt, in welcher Reihenfolge Mailserver versucht werden. Eine niedrigere Zahl bedeutet höheren Vorrang. So können Sie einen Reserveserver einrichten: Ist der Hauptserver vorübergehend nicht erreichbar, geht die Mail an den nächsten in der Reihe und nichts geht verloren.

Nein. Der MX-Record regelt, wo Ihre E-Mail eingeht (Empfangen). SPF, DKIM und DMARC beweisen, dass Sie ein vertrauenswürdiger Absender sind (Versenden). Sie stehen alle im DNS Ihrer Domain und arbeiten zusammen, haben aber jeweils eine andere Aufgabe.

Eine Änderung Ihrer MX-Records ist nicht sofort überall sichtbar. Rechnen Sie mit einigen Stunden, bevor die neuen Werte weltweit bekannt sind. In der Zwischenzeit kann Mail sowohl beim alten als auch beim neuen Server eingehen, entfernen Sie alte Records also erst, wenn die neuen überall aktiv sind.

Ja. Mehrere MX-Records mit verschiedenen Prioritätsnummern geben Ihnen eine Reserveroute: Fällt der Hauptserver kurz aus, geht die Mail an den nächsten in der Reihe. Lassen Sie aber nicht zwei separate E-Mail-Dienste zugleich Mail für dieselbe Domain beanspruchen, es sei denn, das ist bewusst so eingerichtet.

Ein Alias ist eine bestimmte zusätzliche Adresse, die Sie bewusst anlegen und an ein Postfach weiterleiten. Ein Catch-all fängt gerade alle Adressen auf Ihrer Domain auf, die nicht existieren. Ein Alias ist gezielt und sicher; ein Catch-all ist ein breites Auffangnetz, das auch mehr Spam hereinholt.

In der Regel mehr als ohne. Spammer probieren willkürliche Adressen auf Ihrer Domain, und ein Catch-all lässt die alle herein, statt sie abzuweisen. Gute Spam- und Malware-Filterung ist daher unverzichtbar, wenn Sie einen Catch-all nutzen.

Oft nicht. Wissen Sie, welche Adressen Sie nutzen, sind einzelne Aliasse meist sauberer und sicherer. Ein Catch-all ist vor allem praktisch als Auffangnetz gegen Tippfehler oder um vorübergehend zu sehen, welche Adressen Menschen verwenden.

Ja. Bestehende Postfächer und Aliasse empfangen einfach ihre eigene Post; der Catch-all kommt nur für Adressen in Aktion, die nicht existieren. So nutzen Sie feste Adressen für das, was Sie kennen, und halten das Auffangnetz für den Rest bereit.

Ein Catch-all holt mehr Post herein, darunter Spam und manchmal Missbrauchsversuche, gute Filterung ist also wichtig. Bei Mailflux landet diese Post auf Servern in Europa, DSGVO-konform, mit Antivirus, Antispam und Antimalware in jeder Formel. Aktivieren Sie daneben die Zwei-Faktor-Authentifizierung für zusätzlichen Schutz.

Nein, das ist nicht nötig. Mit Webmail melden Sie sich einfach in Ihrem Browser an und sind sofort in Ihrem Postfach, auf jedem Gerät und ohne Installation. Möchten Sie lieber eine feste App auf Ihrem Computer oder Telefon, geht das auch, aber es ist keine Pflicht, um mailen zu können.

Ja. Dank des IMAP-Protokolls zeigen sie dasselbe, synchronisierte Postfach. Sie können auf Ihrem festen Computer ein Mailprogramm nutzen und unterwegs schnell die Webmail öffnen. Was Sie auf dem einen lesen oder verschieben, sehen Sie auch auf dem anderen.

Beide sind sicher, solange Sie eine gesicherte Verbindung nutzen und, wo möglich, die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Webmail arbeitet immer mit der neuesten Version, ohne dass Sie aktualisieren müssen. Bei einem Mailprogramm halten Sie die App selbst aktuell. Die Wahl ist also vor allem eine Frage des Komforts, nicht der Sicherheit.

Spam ist unerwünschte Werbung oder Massenmail: lästig, aber meist nicht direkt schädlich. Phishing ist gezielter Betrug, der Ihre Daten, Ihr Geld oder Ihren Zugang stehlen will. Ein Spamfilter fängt beide ab, aber Phishing ist gefährlicher, weil es Sie bewusst zu einer Handlung verleiten will.

Keine Panik, aber handeln Sie schnell. Haben Sie noch nichts eingegeben, ist meist wenig passiert, schließen Sie die Seite. Haben Sie doch Daten eingegeben, ändern Sie sofort dieses Passwort (und überall, wo Sie es wiederverwendet haben), aktivieren Sie 2FA und warnen Sie Ihren IT-Verantwortlichen oder den betroffenen Dienst.

Nein, kein Filter fängt alles. Ein guter, ML-gesteuerter Filter hält den Löwenanteil ab, aber gezieltes oder neues Phishing rutscht manchmal durch. Deshalb bleibt Ihre eigene Aufmerksamkeit unverzichtbar: Prüfen Sie Absender und Links und seien Sie kritisch bei unerwarteten oder dringenden Anfragen.

Ja. Jeder Tarif enthält automatische Backups, von Basis bis Premium. Sie laufen im Hintergrund, sodass Ihre Nachrichten gesichert werden, ohne dass Sie etwas einrichten müssen. Muss etwas wiederhergestellt werden, hilft Ihnen unser Support dabei: nehmen Sie gern Kontakt auf.

Nein. Speicherplatz ist, wie viel Mail Ihr Postfach fassen kann (8 GB bei Basis, 25 GB bei Pro, 50 GB bei Premium). Ein Backup ist eine separate Sicherungskopie, mit der Sie verlorene Nachrichten zurückholen können. Sie brauchen beides: Platz zum Arbeiten und ein Sicherheitsnetz.

Verpflichtend ist es nicht, denn die automatischen Backups laufen bereits mit. Möchten Sie zusätzliche Sicherheit oder eine Kopie vollständig in eigener Verwaltung, können Sie selbst Mail exportieren oder über ein Mailprogramm eine lokale Kopie führen. Für die meisten Nutzer reicht das automatische Backup.

Das hängt von Ihrem Land, Ihrer Branche und der Art der Nachricht ab. Für steuerliche und buchhalterische Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten; für übrige E-Mails bestimmen Sie selbst eine sinnvolle Frist. Stützen Sie sich auf die offizielle Quelle für Ihre Situation und ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.

Nein. Ein Archiv ist ein geordneter, langfristiger Speicher von Nachrichten, die Sie bewusst aufbewahren und wiederfinden möchten. Ein Backup ist eine Sicherungskopie, die Sie rettet, wenn etwas schiefgeht, wie eine Löschung oder Störung. Für gute Verwaltung brauchen Sie beide, jeweils mit einem eigenen Zweck.

Nein. Die DSGVO verlangt, dass Sie personenbezogene Daten nicht länger aufbewahren als für den Zweck nötig. Sie müssen also abwägen: gesetzliche Aufbewahrungspflichten auf der einen Seite, rechtzeitiges Aufräumen auf der anderen. Halten Sie Ihre Entscheidungen fest und lassen Sie sich im Zweifel von einem Spezialisten beraten.

Weil Angebote anders aufgebaut sind: Das eine zeigt einen Einstiegspreis, das andere den Verlängerungspreis; das eine rechnet nur E-Mail, das andere eine vollständige Office-Suite. Ziehen Sie die Posten auseinander und rechnen Sie mit dem Verlängerungspreis, dann vergleichen Sie fair.

Nicht immer. Beginnen Sie frisch, ist das Aufsetzen meist schnell erledigt ohne zusätzliche Kosten. Ziehen Sie bestehende Mail und Kontakte um, kann einmalig eine Einrichtung oder Migration hinzukommen. Zweifeln Sie über Ihre Situation, fragen Sie gerne kurz nach.

Ja. Die Felder sind überall dieselben; nur die Menünamen unterscheiden sich manchmal leicht. Wählen Sie beim Hinzufügen eines Kontos die manuelle oder IMAP-Einstellung und geben Sie den eingehenden Server mit Port 993 und den ausgehenden mit Port 465 ein, jeweils mit SSL/TLS.

Sie brauchen die Gmail-App einfach als Mailprogramm; Ihr Mailflux-Postfach fügen Sie über Sonstige → Persönlich (IMAP) hinzu. Sie melden sich mit Ihrer Mailflux-Adresse und Ihrem -Passwort an, nicht mit einem anderen Konto. Ihre Nachrichten bleiben vollständig auf dem Mailflux-Server.

IMAP für eingehende Post verwendet Port 993 mit SSL/TLS, und SMTP für ausgehende Post verwendet Port 465 mit SSL/TLS. Arbeiten Sie lieber mit POP, dann ist das Port 995 mit SSL/TLS. Ihr Benutzername ist jeweils Ihre vollständige E-Mail-Adresse.

Den eingehenden und ausgehenden Servernamen finden Sie in Ihrem Mailflux-Konto, bei den Daten Ihres Postfachs. Der Hostname unterscheidet sich pro Domain, übernehmen Sie ihn also wörtlich. Kommen Sie nicht weiter? Dann liefern wir Ihnen mit Freude die richtigen Werte.

Bei einer eigenen Domain kann Outlook die Server nicht immer selbst auffinden. Wählen Sie deshalb IMAP als Kontotyp und geben Sie den Eingangs- und Ausgangsserver manuell mit den Werten oben ein. Sobald Ihre Daten stimmen, stellt Outlook sofort eine Verbindung her und ruft Ihre Nachrichten ab.

Ja. Wiederholen Sie die Schritte für jedes Postfach über Outlook → Einstellungen → Konten → +. Jedes Postfach erhält eine eigene Ordnerliste, während Ihre Nachrichten dank IMAP auf dem Server bleiben und auf all Ihren Geräten synchron laufen.

Nein. Sie können Ihre Mailflux-Mail direkt über [webmail.mailflux.eu](https://webmail.mailflux.eu) lesen und versenden, ohne etwas zu verbinden. Das Verbinden in Outlook im Web ist praktisch, wenn Sie Ihre bestehenden Adressen lieber in einem vertrauten Bildschirm zusammenbringen.

Ja. Wiederholen Sie die Schritte pro Adresse über das Zahnrad → E-Mail → E-Mail-Konten → Konto hinzufügen. Jedes Postfach behält seine eigenen Ordner, während Ihre Nachrichten dank IMAP auf dem Server bleiben und auf all Ihren Geräten synchron laufen.

Bei einer eigenen Domain kann Mail die Server nicht immer selbst finden, und dann erscheint diese Meldung. Geben Sie den Eingangs- und Ausgangsserver dann manuell mit den Werten oben ein und klicken Sie auf Anmelden. Sobald Ihre Daten stimmen, stellt Mail die Verbindung her.

Nein. Weil Sie IMAP verwenden, liegen Ihre Nachrichten auf dem Server, nicht nur auf Ihrem Mac. Löschen Sie das Konto, dann bleiben Ihre Mails im Webmail und auf Ihren anderen Geräten sichtbar. Sie verlieren also nichts.

Meist richten Sie SMTP zusammen mit Ihrem Konto ein: Ihr Mailprogramm fragt sowohl den eingehenden (IMAP) als auch den ausgehenden (SMTP) Server ab. Läuft das Versenden schief, passen Sie nur den Bereich Ausgehender Server (SMTP) an, mit Port 465, SSL/TLS und Ihrer vollständigen E-Mail-Adresse als Benutzernamen.

Die Authentifizierung am ausgehenden Server verhindert, dass jemand anderes über Ihre Adresse versendet. Deshalb verlangt Mailflux auch bei SMTP Ihre vollständige E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Ohne diese Anmeldung weist der Server Ihre Nachricht ab, und Sie sehen oft eine „Versenden fehlgeschlagen“-Meldung in Ihrem Mailprogramm.

Klicken Sie in der Mail-App auf das Zahnrad → Konten verwalten → Konto hinzufügen. Scrollen Sie in diesem Fenster ganz nach unten: Unten steht Erweiterte Einrichtung. Wählen Sie dort Internet-E-Mail, um Ihr Mailflux-Postfach mit den Serverdaten oben manuell einzurichten.

Windows Mail zeigt die Ports nicht immer separat. Aktivieren Sie die SSL-Häkchen, dann verwendet die App automatisch die sicheren Standardports: 993 für eingehend und 465 für ausgehend. Stimmt der Servername und sind die Häkchen richtig gesetzt, stellt die App die Verbindung her.

Ein Alias ist eine bestimmte zusätzliche Adresse, die Sie selbst anlegen und auf ein Postfach verweisen lassen. Ein Catch-all fängt gerade alle Adressen auf Ihrer Domain ab, auch Adressen, die Sie nie angelegt haben. Aliasse geben mehr Kontrolle; ein Catch-all ist ein breites Auffangnetz für alles, was sonst noch eingeht.

Ja, das funktioniert bestens nebeneinander. Sie legen Aliasse für die Adressen an, die Sie wirklich nutzen, und der Catch-all fängt den Rest auf. So verpassen Sie nie eine Nachricht durch einen Tippfehler, während Sie wichtige Adressen sauber getrennt halten. Bei Zweifel helfen wir Ihnen gerne mit der richtigen Einrichtung.

Eine Funktionsadresse als Alias kostet nichts extra: Sie haben in jeder Formel 20 kostenlose Aliasse. Möchten Sie ein separates gemeinsames Postfach mit eigenem Speicher, dann ist das ein zusätzliches Postfach in Ihrem Abonnement. So wählen Sie selbst zwischen einem einfachen kostenlosen Alias und einem vollwertigen gemeinsamen Posteingang, je nachdem, wie Sie zusammenarbeiten.

Ja, das ist gerade das Ziel. Bei einem gemeinsamen Postfach sehen alle Beteiligten dieselbe eingehende und gesendete Post, sodass nichts zwischen die Stühle fällt, wenn jemand abwesend ist. Bei einem Alias kommt die Post im Postfach der Person hinter der Adresse an, die es dann selbst verwaltet oder weiterleitet.

Das raten wir ab, denn der Filter schützt Sie auch vor Phishing und Malware, nicht nur vor Werbung. Besser als ausschalten ist nachsteuern: Setzen Sie vertrauenswürdige Absender auf die weiße Liste und markieren Sie, was doch durchrutscht. So behalten Sie Ihren Schutz, während die Mail, die Ihnen wichtig ist, einfach ankommt.

Der Filter lernt laufend von dem, was Sie markieren, sodass Sie meist schon nach ein paar Tagen einen Unterschied merken. Je konsequenter Sie Spam als Spam und gute Mail als Kein Spam markieren, desto schneller und genauer geht es. Feste Absender auf der weißen Liste wirken sofort, ohne Wartezeit.

Das hängt davon ab, wie viele Anhänge Sie aufbewahren. Wer vor allem Text-E-Mails erhält, kommt jahrelang mit 8 GB aus. Versenden und bewahren Sie viele Fotos, PDFs oder große Dateien auf, dann sind 25 oder 50 GB komfortabler. Schauen Sie sich Ihren aktuellen Verbrauch im Webmail an und wählen Sie mit etwas Spielraum, dann müssen Sie nicht bald erneut erweitern.

Nein. Bei einem Upgrade bleiben all Ihre bestehenden E-Mails einfach erhalten; Sie erhalten nur mehr Platz dazu. Es wird nichts gelöscht oder verschoben. Sie merken lediglich, dass Ihr Speicherlimit steigt, sodass neue Nachrichten und Anhänge wieder problemlos hineinpassen.

Nein, das tun Sie nicht selbst. Gelöschte Mail holen Sie selbst aus Ihrem Papierkorb, aber das Wiederherstellen aus einem automatischen Back-up geschieht sorgfältig über unseren Support. So verhindern wir, dass falsche oder veraltete Daten über Ihr Postfach kommen. Wenden Sie sich mit den Details an uns, dann regeln wir es gemeinsam mit Ihnen.

Geben Sie an, um welches Postfach es geht, in welchem Ordner die Nachricht stand, ungefähr an welchem Datum Sie sie verloren haben und wer der Absender war oder was der Betreff war. Je genauer diese Angaben, desto schneller finden wir die richtige Nachricht wieder. Melden Sie es außerdem so schnell wie möglich, dann ist die Chance auf eine reibungslose Wiederherstellung am größten.

Ja. Ihr aktuelles Postfach empfängt und versendet einfach weiter, bis Sie die MX-Records wechseln. Sie kopieren Ihre Nachrichten zuerst und testen Ihr neues Postfach, und erst wenn alles stimmt, stellen Sie die Post um. Nach dem Wechsel halten Sie das alte Postfach noch kurz offen, um späte Nachrichten aufzufangen.

Ja, solange Sie dieselbe Domain verwenden. Sie legen bei Mailflux dieselben Adressen an wie bei Ihrem alten Anbieter, zum Beispiel sie@ihrefirma.de. Nach dem MX-Wechsel kommt Ihre Post an genau derselben Adresse an, jetzt in Ihrem neuen Postfach. Ihre Kontakte merken nichts vom Umzug.

Nein. Ein sendender Server, der Ihre neue Adresse noch nicht sieht, versucht es automatisch erneut, oft stundenlang. Und weil Ihr altes Postfach noch offen ist, wird späte Post dort aufgefangen und Sie kopieren sie nach. Indem Sie vorab die TTL senken, halten Sie das Übergangsfenster kurz.

Meist ist es innerhalb weniger Stunden erledigt, manchmal bis zu etwa einem Tag, abhängig von der TTL, die auf Ihren Records stand. Senken Sie die TTL einen Tag vorher, geht es schneller. Halten Sie bis dahin Ihr altes Postfach offen, damit Sie während des Übergangs sicher keine Nachrichten verpassen.

Ja. Setzen Sie Ihre Kontakte in ein geteiltes Adressbuch, arbeiten die Kollegen, mit denen Sie teilen, mit denselben Daten. Ändert jemand eine Nummer oder Adresse, stimmt sie sofort für alle. So vermeiden Sie einzelne, veraltete Listchen auf dem Gerät jedes Einzelnen.

Ja. Ein geteiltes Adressbuch synchronisieren Sie über CardDAV auf Ihr Telefon oder Ihre Kontakte-App. So haben Sie die Teamkontakte immer zur Hand, auch unterwegs. Lesen Sie, wie Sie das einrichten, in Ihre Kontakte über CardDAV synchronisieren.

Ja. Die Aufgabenliste steckt in der Webmail, und die funktioniert direkt im Browser Ihres Telefons oder Tablets, ohne Installation. Sie melden sich auf webmail.mailflux.eu an und sehen dieselben Aufgaben wie auf Ihrem Computer. So arbeiten Sie überall mit einer aktuellen Liste.

Nein. Die Aufgabenliste gehört zu den Pro- und Premium-Formeln, zusammen mit dem Kalender und CardDAV/CalDAV. Die Basis-Formel hat diese Funktionen nicht. Möchten Sie Aufgaben in Ihrer Webmail festhalten, wählen Sie ein Pro- oder Premium-Postfach.

Sie wählen pro Adresse zwischen einem Alias und einem echten gemeinsamen Postfach. Ein Alias leitet Post an ein bestehendes Postfach weiter; ein gemeinsames Postfach lässt mehrere Kollegen zusammen in demselben Postfach arbeiten. Beide laufen unter Ihrer eigenen Firmendomain.

Ja. Sie verwalten alle Adressen unter Ihrer eigenen Domain an einem Ort, und mit der Sammelverwaltung von Konten legen oder ändern Sie mehrere Postfächer auf einmal. So bleibt die Verwaltung übersichtlich, auch wenn Kollegen dazukommen oder gehen.

Nein. Sie wählen pro Postfach zwischen Basis (€4,99), Pro (€6,99) und Premium (€9,99). So geben Sie wem einen gemeinsamen Kalender braucht eine umfangreichere Formel, während andere Kollegen auf einer leichteren Formel bleiben.

Ja, das ist der Kern. Eine Adresse auf Ihrer eigenen Domain, wie vorname@ihrefirma.de, wirkt professioneller als eine kostenlose Adresse und bleibt Ihre. Haben Sie noch keine Domain, registriert und verwaltet Mailflux eine für Sie.

Sie zahlen pro Postfach pro Monat, jährlich in Rechnung gestellt: Basis €4,99, Pro €6,99 oder Premium €9,99. Sie zahlen nur für E-Mail, nicht für eine vollständige Office-Suite. Der Domainname und eine eventuelle Einrichtung kommen separat hinzu.

Ja. Beginnen Sie allein und stellen Sie später jemanden ein, fügen Sie einfach ein zusätzliches Postfach unter derselben Domain hinzu. Sie müssen nichts übertragen oder neu einrichten; Ihr neuer Kollege mailt sofort von Ihrer eigenen Domain.

Mit der Sammelverwaltung von Konten legen Sie auf einmal mehrere Postfächer unter Ihrer eigenen Domain an, statt jedes Postfach einzeln einzurichten. Sie verwalten sie danach zentral: Adressen hinzufügen, anpassen oder zurückziehen, wenn sich das Team ändert.

Ja. Jedes Postfach enthält 20 kostenlose Aliasse, ideal für Funktionsadressen wie info@, verkauf@ und support@. So können mehrere Kollegen auf einer gemeinsamen Adresse mitlesen und nichts bleibt liegen, wenn jemand abwesend ist.

Sie schließen das Postfach sauber ab oder stellen es vorübergehend um, sodass laufende Kundenkontakte nicht verloren gehen. Weil Funktionsadressen nicht an einer Person hängen, funktionieren info@ und support@ einfach weiter, während Sie die Übergabe regeln.

Meist, weil der Absender nicht richtig authentifiziert ist. Ohne korrekte SPF, DKIM und DMARC zweifeln empfangende Mailserver, ob Ihre Nachricht echt ist. Mailflux verwaltet diese Einstellungen und achtet auf die IP-Reputation, sodass Ihre transaktionale E-Mail zuverlässiger ankommt.

Praktisch sind orders@ für Bestellungen, support@ für Kundenfragen und retour@ für Rücksendungen und Reklamationen. Mit 20 kostenlosen Aliassen pro Postfach richten Sie diese Adressen ohne Zusatzkosten ein, während alles übersichtlich unter Ihrer eigenen Domain bleibt.

Nein. Mailflux verwaltet SPF, DKIM und DMARC und achtet für Sie auf die IP-Reputation. Sie konzentrieren sich auf Ihren Shop und Ihre Kunden; die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail regeln wir im Hintergrund.

Mailflux bietet europäisches, DSGVO-konformes Hosting, mit Filterung gegen Phishing und Malware, automatischen Backups und optional Zwei-Faktor-Authentifizierung. Das ist eine solide Basis für vertrauliche Kommunikation. Beschränken Sie zudem stets, was Sie per Mail teilen, auf das Nötige, und ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.

In Europa. Mailflux hostet DSGVO-konform, sodass Kundendaten unter europäischen Regeln fallen und nicht einfach außerhalb der EU liegen. Für Corporate-Kunden, die fragen, wie Sie mit ihren Daten umgehen, ist das ein klarer und beruhigender Ausgangspunkt.

Ja. Sie beginnen mit einem Postfach und fügen später weitere unter derselben Domain hinzu; für größere Anzahlen gibt es Bulk-Kontoverwaltung. Ihre Außenwirkung gegenüber Kunden bleibt konsistent, denn alle mailen von Ihrer eigenen Domain.

Ja. Sie mailen über die Webmail im Browser auf jedem Gerät, also auch auf Ihrem Telefon oder Tablet auf der Baustelle, ohne etwas zu installieren. Sie melden sich an und lesen oder versenden sofort Ihre Nachrichten, wo Sie auch stehen.

Ja. Ein Angebot von ihrname@ihrefirma.de wirkt seriöser und vertrauenswürdiger als eines von einer kostenlosen Adresse. Für Privatkunden, die verschiedene Handwerker vergleichen, trägt das zum professionellen Eindruck bei, den Sie machen.

Nein. Sie verbinden Ihre Domain oder lassen Mailflux eine registrieren und verwalten, und danach funktioniert Ihre E-Mail einfach im Browser. Kommen Sie dennoch nicht weiter, helfen wir Ihnen persönlich auf den Weg, kein technischer Hintergrund nötig.

Eine Adresse auf Ihrer eigenen Domain, wie hallo@ihrepraxis.de, passt zu Ihrer Marke und Ihrer Website und wirkt persönlicher und professioneller als eine kostenlose Adresse. Für Coaches und Ausbilder, bei denen der Kontakt selbst die Dienstleistung ist, verstärkt das das Vertrauen von Klienten und Kursteilnehmern.

Für gelegentlich eine größere Mailing hilft es, dass Mailflux SPF, DKIM und DMARC verwaltet und auf die IP-Reputation achtet, sodass Ihre Nachrichten zuverlässig ankommen. Für größere Versendungen sehen wir gerne gemeinsam, was passt; nehmen Sie gerne Kontakt auf.

Bei Pro und Premium erhalten Sie einen Kalender, eine Aufgabenliste und zentrale Kontaktverwaltung. So halten Sie Termine mit Klienten, Kurszeiten und Kontaktdaten von Teilnehmern an einem Ort fest, neben Ihrer E-Mail unter derselben eigenen Domain.

Die Filterung gegen Spam, Phishing und Malware arbeitet mit maschinellem Lernen und fängt viele solcher gefälschten Nachrichten ab. Eine vollständige Garantie gibt es nicht, bleiben Sie also wachsam bei unerwarteten Rechnungen oder Zahlungsaufforderungen. Zweifeln Sie an einer Nachricht, rufen Sie kurz bei Ihrem Labor oder Lieferanten an.

Nur gesichert und beschränkt auf das Nötige. Ein Behandlungsbericht enthält Gesundheitsdaten und ist damit unter der DSGVO besonders geschützt. Sorgen Sie für Verschlüsselung und prüfen Sie, ob Sie bei der richtigen Adresse des Arztes ankommen. Ziehen Sie im Zweifel Ihre Berufsorganisation zu den vorgesehenen Kanälen zurate.

Beides ist richtig: In den Niederlanden heißt der Beruf Physiotherapeut, in Belgien Kinesitherapeut (Kinesist). Die Informationen auf dieser Seite gelten für beide. Die Datenschutzregeln rund um Behandlungsberichte und Überweisungen sind im Kern dieselben; die zuständige Aufsichtsbehörde und der Berufsverband unterscheiden sich je Land.

Ja. Mit der Sammelverwaltung von Konten legen Sie auf einmal Postfächer unter Ihrer eigenen Praxisdomain an: eine Adresse pro Therapeut plus gemeinsame Adressen wie termine@. So behält die Praxis die Verwaltung zentral und alles bleibt unter einer wiedererkennbaren Domain.

Weil der Inhalt außergewöhnlich sensibel ist und unter Ihre Schweigepflicht fällt. Selbst der Name eines Klienten in Ihrem Postfach verrät bereits, dass jemand bei Ihnen in Behandlung ist. Eine abgefangene oder falsch versendete Nachricht kann das Vertrauen brechen und ist sofort eine Datenschutzverletzung unter der DSGVO.

Halten Sie inhaltliche Gesprächsprotokolle möglichst aus der gewöhnlichen E-Mail heraus. Für Terminbestätigungen und praktische Nachrichten genügt oft eine kurze E-Mail ohne Details zur Behandlung. Teilen Sie nicht mehr als nötig und nutzen Sie für Protokolle die Kanäle, die Ihre Berufsorganisation empfiehlt. Ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.

Ja. Das Webmail funktioniert im Browser auf jedem Gerät, ohne Installation, und Verbindungen verlaufen verschlüsselt über TLS. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und sperren Sie Ihr Gerät, dann bleibt Ihr Postfach geschützt, auch unterwegs zwischen zwei Kliententerminen.

Nur gesichert und beschränkt auf das Nötige. Rezepte und Medikationsdaten sind Gesundheitsdaten und damit unter der DSGVO besonders geschützt. Sorgen Sie für Verschlüsselung und prüfen Sie, ob der Arzt, die Krankenkasse oder der Patient die Daten empfangen darf. Ziehen Sie im Zweifel Ihre Berufsorganisation zu den vorgesehenen Kanälen zurate.

Die ML-gesteuerte Filterung gegen Spam, Phishing und Malware hält viel Rauschen und gefälschte Nachrichten aus Ihrem Posteingang, was bei viel Routineverkehr hilft. Mit farbigen Labels und gemeinsamen Adressen wie bestellungen@ behalten Sie den Überblick, und die Sammelverwaltung von Konten lässt Sie Postfächer für das ganze Team zentral verwalten.

Ja. Mit der Sammelverwaltung von Konten legen Sie auf einmal Postfächer unter Ihrer eigenen Apothekendomain an: eine Adresse pro Mitarbeiter plus gemeinsame Adressen wie info@. So behält die Apotheke die Verwaltung zentral und die gesamte Kommunikation bleibt unter einer wiedererkennbaren Domain.

Weil die Adressen zur Funktion gehören und nicht zur Person, gehen sie an das neue Vorstandsmitglied über, einschließlich der bisherigen Korrespondenz. Sie geben dem Nachfolger Zugang und ziehen den des Ausscheidenden ein. Die Geschichte der Organisation bleibt so erhalten.

Nein, und das ist gerade die Absicht. Jedes Vorstandsmitglied hat einen eigenen Zugang zu den Funktionsadressen, die zu seiner Rolle gehören. So wissen Sie immer, wer Zugang hat, und können ihn bei einem Ausscheiden sauber einziehen, ohne dass ein schwaches Passwort alles öffnet.

Ja. Namen, Adressen und Kontaktdaten Ihrer Mitglieder sind personenbezogene Daten und müssen Sie angemessen sichern. Bewahren Sie sie nicht in einem Privatpostfach auf und beschränken Sie den Zugang auf wen sie braucht. Ziehen Sie im Zweifel über Ihre Pflichten einen Spezialisten zurate.

Sie verwenden eine eigene Domain für die Gemeinschaft und legen darunter eine Funktionsadresse an, wie vorstand@ihregemeinschaft.de. So gehört die E-Mail zur Gemeinschaft und nicht zum Privatpostfach eines Vorstandsmitglieds, und die gesamte Kommunikation geht weiterhin an einer festen Stelle ein.

Weil die Adresse zur Gemeinschaft gehört, übertragen Sie nur den Zugang an den neuen Vorstand. Das Postfach selbst bleibt stehen, mit allen Protokollen, Angeboten und der bisherigen Korrespondenz. Die ausscheidenden Vorstandsmitglieder verlieren ihren Zugang.

Ja. Mit einem gemeinsamen Postfach arbeiten mehrere Menschen im selben Postfach, ohne dass sie dasselbe Konto oder Passwort nutzen. Jeder hat einen eigenen Zugang, den Sie bei einem Wechsel einzeln anpassen oder einziehen können.

Meist nicht. Der Inhalt spielt mit, aber am schwersten wiegen die Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC) und die Reputation des versendenden Servers. Stimmen die nicht, dann kommt selbst eine ordentliche Mail in den Spam. Stellen Sie diese Signale wieder her, dann löst sich das Problem in der Regel von selbst.

Sie können SPF, DKIM und DMARC selbst einrichten, wenn Sie Zugang zu Ihrem DNS haben. Die IP-Reputation des versendenden Servers haben Sie selbst nicht in der Hand: sie gehört zu Ihrem Hosting-Partner. Wählen Sie verwaltetes E-Mail-Hosting, dann wird dieser Teil für Sie geregelt.

Zustellbarkeit ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachricht wirklich im Posteingang ankommt statt im Spam oder nirgends. Sie hängt vor allem von der Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC) und der Reputation des versendenden Servers ab, weniger vom Inhalt Ihres Textes.

Meist wegen der Technik hinter den Kulissen. Fehlende oder falsche Authentifizierung oder ein versendender Server mit schwacher IP-Reputation geben dem Empfänger zu wenig Vertrauen. Stellen Sie diese Signale wieder her, dann kommt Ihre Post in der Regel einfach an.

Teilweise. Sie schreiben persönliche Mails und senden nur an die, die es erwarten. Aber Authentifizierung und IP-Reputation liegen bei Ihrem Anbieter. Trifft dieser dort gute Entscheidungen, dann nimmt Ihnen das den schwierigsten Teil ab.

Es ist die Reputation der IP-Adresse, von der aus Sie versenden, aufgebaut daraus, wie sich diese Adresse in der Vergangenheit verhalten hat. Empfangende Server nutzen diese Reputation, um zu entscheiden, ob Ihre Nachricht den Posteingang erreicht, in den Spam geht oder abgewiesen wird.

Auf günstigem, geteiltem Hosting teilen Sie eine IP-Adresse mit vielen anderen Kunden. Verhält sich einer von ihnen wie ein Spammer, bekommt die ganze Adresse einen schlechten Ruf und Sie erben ihn. Ihre Mail wird dann blockiert oder als Spam behandelt, ohne Ihr Verschulden.

Es gibt kostenlose Prüfdienste, bei denen Sie eine IP-Adresse auf bekannten Blockierlisten nachschlagen können. Stehen Sie darauf, ist das auf geteiltem Hosting oft schwer selbst zu lösen. Ein Anbieter, der die Versandserver verwaltet, behält dies für Sie im Auge.

Massenmail wird strenger beurteilt als Eins-zu-eins-Nachrichten. Filter schauen bei einer großen Versendung besonders scharf auf Authentifizierung, Listenqualität und Engagement. Fehlt korrektes SPF, DKIM und DMARC, oder stecken ungefragte Adressen in Ihrer Liste, verschwindet die Mailing schneller im Spam als eine einzelne Mail.

Ja. Ein deutlicher, funktionierender Abmeldelink sorgt dafür, dass wer nicht mehr möchte, sich abmeldet statt auf „das ist Spam“ zu drücken. Diese Spam-Beschwerden schaden Ihrer Reputation erheblich. Das Abmelden leicht zu machen ist also nicht nur höflich, sondern schützt auch die Zustellbarkeit Ihrer nächsten Mailings.

Ja. Seit 2024 wiegen die Anforderungen rund um Authentifizierung bei großen Mailanbietern schwerer, auch für kleinere Absender, die Massenmail senden. Korrektes SPF, DKIM und DMARC sind die Grundlage, um überhaupt zuverlässig zu wirken. Ohne diese Grundlage stolpert Ihre Mailing, noch bevor der Inhalt betrachtet wird.

SPF bestimmt, welche Server in Ihrem Namen versenden dürfen, DKIM signiert Ihre Nachricht, sodass eine Manipulation auffällt, und DMARC bindet diese zwei zusammen: Es koppelt die Prüfung an den sichtbaren Absender und bestimmt, was bei einer fehlgeschlagenen Prüfung geschieht. DMARC fügt außerdem Berichte darüber hinzu, wer in Ihrem Namen mailt.

Das ist Ihre DMARC-Richtlinie. none ändert nichts an der Zustellung und lässt Sie nur über Berichte beobachten. quarantine schickt nicht bestandene Mail in den Spam. reject weist sie ganz ab. Sie bauen von none zu reject auf, sobald Sie sicher wissen, dass legitime Mail nicht wegfällt.

Die Berichte zeigen, welche Server im Namen Ihrer Domain mailen, einschließlich unberechtigter Nutzung. Sie verwenden sie, um zu prüfen, ob all Ihre legitimen Quellen durch SPF und DKIM kommen, und um Missbrauch aufzuspüren. Erst wenn das stimmt, verschärfen Sie Ihre Richtlinie Schritt für Schritt.

Immer zuerst SPF, dann DKIM, dann DMARC. SPF und DKIM sind die Bausteine; DMARC stützt sich darauf und bestimmt, was passiert, wenn eine Prüfung fehlschlägt. Richten Sie DMARC ein, bevor die anderen beiden stimmen, dann riskieren Sie, dass Ihre eigene legitime E-Mail abgelehnt wird.

Zusammen zwingen sie einen Fälscher, drei Hürden gleichzeitig zu nehmen: Versenden von einem erlaubten Server (SPF), eine gültige Signatur setzen (DKIM) und mit dem sichtbaren Absender übereinstimmen (DMARC-Alignment). Das gelingt einem Betrüger ohne Zugang zu Ihrer Domain und Ihren Schlüsseln nicht, also wird seine E-Mail aufgehalten.

Die DNS-Einträge selbst sind schnell veröffentlicht, aber Änderungen können durch Caching bis zu einem Tag brauchen, um wirksam zu werden. DMARC verlangt danach Geduld: Sie lassen die Richtlinie zunächst einige Wochen auf none stehen, um Berichte zu sammeln, bevor Sie auf quarantine und reject umschieben.

Nicht per Gesetz, aber in der Praxis schon. Die großen Mailanbieter verlangen seit 2024, dass Absender sich mit SPF, DKIM und DMARC authentifizieren. Erfüllen Sie das nicht, dann wird Ihre Mail abgewiesen oder als Spam behandelt: der Effekt ist also derselbe wie eine Pflicht.

Ja. Für große Versendungen gelten strengere Regeln, aber die Grundsignale werden bei jedem geprüft. Auch eine Handvoll geschäftlicher Mails pro Tag kommt mit korrektem SPF, DKIM und DMARC besser an. Es ist einmalig einzurichten und danach haben Sie Ruhe damit.

Meist nicht aus Ihrer gewöhnlichen DNS-Verwaltung. Ein PTR-Record gehört zur IP-Adresse und wird von der Partei verwaltet, die den Server besitzt. Bei eigenem Hosting beantragen Sie es bei Ihrer Hosting-Partei; bei gehosteter E-Mail regelt der Anbieter es für Sie.

Ein MX-Record teilt der Welt mit, an welchen Server Post für Ihre Domain gehen soll. Ein PTR-Record tut das Umgekehrte: Er koppelt die IP-Adresse des versendenden Servers zurück an einen Namen, sodass der Empfänger den Absender verifizieren kann. Beide sind für zuverlässige Zustellung nötig.

Das kann mitspielen. Fehlt ein sauberer PTR-Record oder ist er generisch, weisen strenge Empfänger Ihre Post ab oder stecken sie in den Spam. Es ist selten die einzige Ursache, aber wohl eine Grundvoraussetzung, die auf günstigem Hosting oft vergessen wird.

Eine Nachricht nur zu lesen ist in der Regel sicher. Das Risiko liegt in dem, was Sie danach tun: einen Anhang öffnen, auf einen Link klicken oder „Makros aktivieren“. Solange Sie verdächtige Anhänge und Links nicht anfassen, geschieht nichts, auch wenn die Mail in Ihrem Posteingang steht.

Ausführbare Dateien und Skripte sind am riskantesten, aber auch gewöhnliche Dokumente mit Makros und ZIP-Dateien, die solche Dateien verbergen. Seien Sie vor allem auf der Hut bei unerwarteten Rechnungen, Paketbenachrichtigungen und Bewerbungen, denn das sind die klassischen Verpackungen für Malware.

Trennen Sie Ihr Gerät von Internet und Netzwerk, lassen Sie es mit aktueller Sicherheitssoftware prüfen und ändern Sie Ihre Passwörter von einem sauberen Gerät aus. Melden Sie es Ihrem Anbieter oder IT-Verantwortlichen und stellen Sie bei Bedarf aus einem aktuellen Back-up wieder her. Je schneller Sie reagieren, desto begrenzter der Schaden.

Passwörter werden bei Datenlecks offengelegt, wiederverwendet oder per Phishing gestohlen. Sobald eines nach draußen gerät, steht Ihr Konto offen. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung fügt einen zweiten Nachweis hinzu (einen Code, den Sie haben), sodass ein gestohlenes Passwort für sich allein nicht mehr genügt, um hineinzukommen.

Ein Code aus einer Authenticator-App ist in der Regel sicherer als ein Code per SMS, weil SMS abgefangen oder umgeleitet werden kann. Noch stärker sind physische Sicherheitsschlüssel. Für die meisten Nutzer ist eine Authenticator-App die beste Balance zwischen Sicherheit und Komfort.

Dafür gibt es die Wiederherstellungscodes, die Sie beim Einrichten erhalten haben: bewahren Sie diese an einem sicheren, separaten Ort auf. Verlieren Sie sowohl Ihr Telefon als auch Ihre Codes, durchlaufen Sie das Wiederherstellungsverfahren Ihres Anbieters. Richten Sie 2FA danach sofort erneut auf Ihrem neuen Gerät ein.

Nein. Forced TLS verschlüsselt die Verbindung, über die Ihre E-Mail reist, sodass niemand unterwegs mitlesen kann. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verschlüsselt den Inhalt selbst, sodass nur der Endempfänger ihn lesen kann, auch auf dem Server. TLS ist Transportsicherheit; für die allersensibelsten Inhalte ist eine zusätzliche Schicht nötig.

Für grundlegende personenbezogene Daten ist eine verschlüsselte Verbindung eine wichtige Basismaßnahme. Die DSGVO verlangt angemessene Sicherheit, und das hängt von der Sensibilität der Daten ab. Für besondere Kategorien, wie Gesundheitsdaten, kann mehr nötig sein. Ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.

Meist nicht als Nutzer. TLS und dessen Erzwingung gehören zu einer gut eingerichteten E-Mail-Umgebung und werden von Ihrem Anbieter verwaltet. Sie merken in der Praxis wenig davon, außer dass Ihre Nachrichten nur über gesicherte Verbindungen versendet und empfangen werden.

Gewöhnliche E-Mail ist nicht automatisch für besondere personenbezogene Daten wie Gesundheitsdaten geeignet; dafür gelten strengere Anforderungen. Mit verschlüsselten Verbindungen, 2FA und europäischem Hosting legen Sie eine gute Grundlage, aber die Abwägung bleibt Maßarbeit. Ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren und ein einzigartiges, starkes Passwort verwenden. Die meisten Konten werden über gestohlene oder wiederverwendete Passwörter übernommen, diese eine Gewohnheit liefert also relativ den größten Schutz. Siehe E-Mail mit 2FA sichern.

Verschlüsselte Verbindungen schützen Nachrichten unterwegs zwischen Server und Gerät, was eine wichtige Schicht ist. Vollständigen Schutz gibt es nicht: Auch der Empfänger, Ihr Passwort und Ihre eigene Sorgfalt zählen mit. Siehe Forced TLS und verschlüsselte Verbindungen.

Achten Sie auf unerwartete Dringlichkeit, Absender, die nicht ganz stimmen, und Links, die auf eine fremde Adresse verweisen, wenn Sie darüberfahren. Werden Sie gebeten, sich über einen Link anzumelden oder zu zahlen, seien Sie besonders wachsam. Zweifeln Sie, fragen Sie über einen anderen Kanal nach.

Ja. Die DSGVO gilt für jeden, der personenbezogene Daten verarbeitet, unabhängig vom Umfang. Für ein kleines Unternehmen oder einen Verein ist die praktische Last meist begrenzt, aber die Grundregeln über Sorgfalt und Sicherheit gelten uneingeschränkt. Ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.

Oft ja, sofern Sie es sorgfältig und gesichert tun. Für sensible oder besondere personenbezogene Daten gelten strengere Anforderungen und ist gewöhnliche E-Mail längst nicht immer geeignet. Wägen Sie pro Nachricht ab, was Sie versenden und über welchen Kanal.

Das hängt von Ihrer Situation ab. Verarbeitet eine externe Partei personenbezogene Daten in Ihrem Namen, kann die DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag verlangen. Was genau nötig ist, unterscheidet sich je Fall; ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.

Die DSGVO verlangt, dass Sie personenbezogene Daten nicht länger aufbewahren als für den Zweck nötig, für den Sie sie erhoben haben. Feste Fristen gibt das Gesetz für E-Mail nicht; es hängt von Ihrer Situation und eventuellen Branchenregeln ab. Räumen Sie auf, was Sie nicht mehr brauchen, und ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.

Nicht immer. Es hängt von den Rollen und davon ab, was genau verarbeitet wird. Verarbeitet eine externe Partei personenbezogene Daten in Ihrem Namen, kann die DSGVO einen Vertrag verlangen. Was in Ihrem Fall gilt, ist Maßarbeit; ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.

Die DSGVO (Artikel 28) nennt unter anderem den Gegenstand und Zweck der Verarbeitung, die Arten von Daten, die Sicherheitsmaßnahmen, Geheimhaltung, Vereinbarungen über Unterauftragsverarbeiter und was am Ende der Zusammenarbeit geschieht. Die genaue Ausgestaltung hängt von Ihrer Situation ab.

Nehmen Sie dafür Kontakt mit Mailflux auf, dann schauen wir gemeinsam, was für Ihre Situation möglich ist. Die Grundlage, europäisches DSGVO-konformes Hosting mit verschlüsselten Verbindungen, steht in jedem Fall. Was weiter erforderlich ist, ist Maßarbeit; ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.

Der Verantwortliche bestimmt, warum und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden; das sind Sie, für Ihre eigenen Kunden oder Mitglieder. Ein Auftragsverarbeiter verarbeitet diese Daten in Ihrem Namen, nach Ihren Anweisungen. Wer welche Rolle hat, bestimmt, ob und welche Vereinbarungen die DSGVO erwartet.

Auf den Namen des Vereins oder der Organisation selbst, nie auf den Privatnamen eines Vorstandsmitglieds. So bleibt die Verfügungsgewalt bei der Organisation, auch wenn jemand geht. Legen Sie daneben fest, wer die Domain verwaltet und wer den Zugang bei einem Vorstandswechsel übertragen kann.

Dann funktioniert Ihre E-Mail-Adresse nicht mehr, und nach einer Nachfrist kann jemand anderes die Domain registrieren. Verhindern Sie das, indem Sie Ihre Domain rechtzeitig verlängern, die automatische Verlängerung aktivieren und das Ablaufdatum notieren. Halten Sie auch Ihre Kontaktdaten beim Registrar aktuell.

Ja, wenn sie auf Ihrer eigenen Domain steht. Sie ziehen die Postfächer zum neuen Anbieter um und verweisen Ihre Domain dorthin; die Adresse bleibt dieselbe. Nur bei einer kostenlosen oder anbietergebundenen Adresse gelingt das nicht.

Nicht, wenn Sie sie mitnehmen. Bei einem Wechsel ziehen Sie in der Regel Ihre Nachrichten mit um, und ein Back-up schützt Sie vor Verlust. Die Domain bestimmt Ihre Adresse; das Postfach enthält Ihre Nachrichten. Siehe von Ihrem aktuellen Hosting-Anbieter wechseln.

Bei seriösen Anbietern reist Ihre Nachricht in der Regel über eine verschlüsselte Verbindung (TLS), also unterwegs geschützt. Das ist Transportverschlüsselung, keine Ende-zu-Ende. Auf den Servern und beim Empfänger ist die Nachricht grundsätzlich für die beteiligten Systeme lesbar.

TLS schützt Ihre Nachricht unterwegs zwischen Servern und Geräten; auf den Servern ist sie lesbar. Ende-zu-Ende verschlüsselt die Nachricht vom Absender bis zum Empfänger, sodass auch die dazwischenliegenden Server sie nicht lesen können. Ende-zu-Ende bietet mehr, verlangt aber, dass beide Seiten mitmachen.

Für gewöhnliche Korrespondenz meist nicht: Transportverschlüsselung mit einem zuverlässigen, europäischen Anbieter ist eine solide Grundlage. Für hochsensible Inhalte kann eine zusätzliche Schicht sinnvoll sein. Zweifeln Sie, nehmen Sie Kontakt auf, sodass Sie eine passende Wahl treffen.

Sehen Sie in den Bedingungen oder der Datenschutzerklärung Ihres aktuellen Anbieters nach, oder fragen Sie einfach nach. Bekommen Sie keine klare Antwort über den Datenstandort und die Jurisdiktion, dann ist das an sich schon ein Signal. In wo liegt meine E-Mail lesen Sie, wie Sie das Schritt für Schritt herausfinden.

Indirekt kann das sein. Nutzen Sie einen Anbieter, der dem US-Recht unterliegt, dann kann der CLOUD Act bei Anfragen von US-Behörden eine Rolle spielen, auch wenn Ihre Daten in Europa liegen. Bei einem Anbieter, der vollständig dem europäischen Recht unterliegt, ist dieses Risiko kleiner. Ziehen Sie im Zweifel einen Spezialisten zurate.

Der Standort hilft, ist aber nicht die ganze Geschichte. Was auch zählt, ist, welcher Rechtsordnung der Anbieter unterliegt. Ein europäischer Serverstandort bei einem Anbieter unter US-Recht bietet weniger Sicherheit als ein Anbieter, der vollständig unter europäischem Recht operiert.

Datensouveränität bedeutet, dass Ihre Daten dem Recht der Rechtsordnung unterliegen, die Sie wählen, statt ausländischer Gesetzgebung. Für europäische Organisationen läuft das auf die DSGVO hinaus, mit den dazugehörigen Garantien darüber, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen wird.