Checklist de RGPD para el correo de profesionales
Por qué esta checklist
Para muchas profesiones, el correo es el canal principal de información sensible, y eso conlleva responsabilidades. El RGPD espera que protejas los datos personales de forma adecuada y los trates con cuidado. Para las categorías especiales, como los datos de salud, se aplican requisitos más estrictos. Al marcar los puntos de atención ves rápido dónde vas bien y dónde queda trabajo, sin tener que convertirte en jurista.
La checklist de RGPD para el correo
Marca lo que ya tienes resuelto.
Dónde está tu correo
- Elige un hosting de correo dentro de Europa. Así tus datos siguen sujetos a las normas europeas de privacidad y sabes dónde están.
- Ten claro quién tiene acceso al buzón y limítalo a las personas que de verdad lo necesitan.
- Comparte los buzones compartidos (como
info@) con criterio y lleva un registro de quién puede acceder.
Seguridad
- Usa conexiones cifradas para recibir y enviar correo (IMAP y SMTP sobre SSL/TLS).
- Activa la verificación en dos pasos (2FA) en cada buzón como cerrojo adicional junto a la contraseña.
- Asegúrate de tener copias de seguridad automáticas, para no perder nada ante un error o un incidente.
- Trabaja con contraseñas seguras y únicas y no las compartas.
Tratamiento de los datos
- Comparte por correo los menos datos personales posibles; envía solo lo que sea realmente necesario para la consulta.
- Estate atento a las brechas de datos. Un correo al destinatario equivocado o un intento de phishing ya puede serlo; ten presente que debes poder notificar una brecha de datos.
- Ten especial cuidado con los datos de categorías especiales, como los datos de salud. Encontrarás más información en enviar datos médicos por correo y el RGPD.
- Llega a acuerdos claros con tus proveedores y prestadores de servicios sobre cómo tratan tus datos.
Encontrarás más contexto sobre los términos en el glosario, y consejos prácticos en la guía enviar correo de forma segura.
No es asesoramiento jurídico
Esta checklist es una herramienta práctica, no asesoramiento jurídico. Tu situación puede conllevar obligaciones adicionales, sobre todo en el sector sanitario u otras profesiones reguladas. Si tienes dudas, consulta a un especialista y la información oficial de la autoridad belga de protección de datos (GBA/APD). Si tienes preguntas sobre los acuerdos de tratamiento de datos con tu proveedor de correo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Siguiente paso
Mailflux es correo europeo y conforme al RGPD con tu propio dominio: alojado en Europa, con conexiones cifradas, 2FA opcional y copias de seguridad automáticas en cada plan. Así la base de esta checklist queda resuelta desde el principio. Si trabajas en el sector sanitario, echa también un vistazo a correo profesional para el sector sanitario. ¿Listo para empezar? Solicita tu buzón sin compromiso.