Configurar una respuesta automática (aviso de vacaciones)
Lo que necesitas
- Acceso a tu webmail en webmail.mailflux.eu.
- El periodo en que estarás fuera: una fecha de inicio y una de fin.
- El texto de tu mensaje y, si quieres, un compañero o una dirección alternativa que quieras mencionar.
Configurar la respuesta automática: paso a paso
- Inicia sesión en tu webmail y abre el menú Configuración (normalmente el icono de la rueda dentada, arriba a la derecha).
- Busca el apartado Ausencia, Vacaciones o Respuesta automática.
- Activa la respuesta automática.
- En Asunto, escribe un título breve, por ejemplo «Fuera hasta el 4 de agosto».
- Escribe tu texto en el campo Mensaje. Indica cuándo vuelves y a quién pueden dirigirse mientras tanto.
- Define una fecha de inicio y una de fin. Así la respuesta automática se detiene sola y no tienes que acordarte de ella al volver de vacaciones.
- Guarda. A partir de la fecha de inicio, cada remitente recibe tu mensaje, normalmente una vez por persona.
Mantén el texto breve y amable. Un buen aviso de vacaciones indica la fecha de tu vuelta y un contacto alternativo para lo urgente. Así todo sigue funcionando mientras tú desconectas. Si quieres saber cómo encajan este tipo de funciones en un hosting de correo profesional, lo puedes leer allí con calma.
Un texto de ejemplo
¿No sabes muy bien cómo redactarlo? Este esquema funciona casi siempre:
> Gracias por tu mensaje. Estoy fuera hasta el 3 de agosto inclusive y durante ese periodo no leo el correo. Para asuntos urgentes puedes escribir a un compañero en companero@tuempresa.es. A partir del 4 de agosto te responderé lo antes posible.
Adapta las fechas y el contacto a tu situación. Si trabajas en un sector donde la confidencialidad importa, mantén el texto deliberadamente neutro: no cuentes demasiado sobre por qué estás fuera ni sobre cuánto tiempo exactamente estarás localizable. Un aviso breve y profesional basta y queda cuidado.
Si trabajas en equipo, acordad también entre vosotros quién atiende qué correo. Una respuesta automática que remite a un compañero solo funciona si ese compañero también lo sabe.
¿No funciona?
- No se envía ninguna respuesta automática. Comprueba que está activada y que ya se ha alcanzado la fecha de inicio.
- El mensaje sigue activo después de tus vacaciones. Entonces no se definió una fecha de fin. Añádela ahora o desactiva la respuesta automática manualmente.
- Los remitentes reciben varias veces la misma respuesta. La mayoría de los sistemas envían una vez por remitente. Si alguien la recibe más veces, comprueba que no haya una segunda regla activa.
- Quieres configurarlo en un gestor de correo. Lo más práctico es configurar la respuesta automática en el webmail, porque sigue funcionando aunque tu ordenador esté apagado. Los datos para tu programa están en la configuración del servidor IMAP.
- Esperabas una respuesta a tu propio correo de prueba. La mayoría de los sistemas no envían respuestas automáticas a tu propia dirección. Por eso, haz la prueba desde otra dirección para ver si funciona.
Listo, y felices vacaciones
En cuanto hayas definido y guardado una fecha de inicio y una de fin, tu respuesta automática está bien configurada y no tienes que pensar en nada más. ¿Quieres organizarlo para todo un equipo o para varios buzones, o aún necesitas un buzón? Solicita tu buzón sin compromiso y te ayudamos encantados a empezar.