Copia de seguridad del correo: por qué y cómo
¿Qué es una copia de seguridad del correo?
Una copia de seguridad del correo es una copia de tu buzón que se guarda aparte de tu bandeja de entrada en uso. Mientras tu bandeja de entrada normal muestra la situación actual, una copia de seguridad registra una foto fija de cómo era tu buzón en un momento anterior. Si se pierde algo, puedes volver a esa situación anterior.
La diferencia con «¿pero tu correo no está ya en la nube?» es importante. Que tus mensajes estén en un servidor no significa que estén protegidos automáticamente contra tus propios errores. Si borras una carpeta, desaparece, también en el servidor, salvo que exista una copia de seguridad aparte. Una copia de seguridad es, por tanto, una red de seguridad, no un lujo.
Por qué importa una copia de seguridad del correo
Tu buzón suele ser la memoria de tu empresa: acuerdos, presupuestos, facturas, contacto con clientes, adjuntos que no guardas en ningún otro sitio. Si eso se pierde, pierdes más que mensajes. Pierdes pruebas, historial y a veces dinero o tiempo. Algunas situaciones en las que una copia de seguridad te salva:
- Error humano. La causa más habitual: borras por error un correo o una carpeta entera, o vacías la papelera demasiado pronto.
- Una cuenta pirateada o comprometida. Si alguien obtiene acceso no deseado y borra mensajes, una copia de seguridad limpia es tu camino de vuelta.
- Ransomware o malware. El software malicioso puede dejar inservibles archivos y correo. Con una copia de seguridad no empiezas de cero.
- Una avería o un problema técnico. Es raro con un hosting profesional, pero una copia de seguridad es el seguro por si aun así ocurre.
- La marcha de un empleado. Si alguien deja la organización, quieres conservar su correo de trabajo. Una copia de seguridad protege ese historial.
Para una asociación, un colegio o una pequeña empresa con varios buzones, esto cuenta el doble: cuantos más buzones, mayor es la probabilidad de que algún día algo salga mal. Encontrarás más sobre su importancia en por qué importa la copia de seguridad del correo.
Cómo funciona
Hacer una copia de seguridad consiste en registrar periódicamente una copia y guardarla aparte de forma segura. En la práctica hay dos enfoques:
- Copias de seguridad automáticas de tu servicio de correo. Tu proveedor hace en momentos fijos una copia de tus buzones y la guarda en su propia infraestructura. Tú no tienes que hacer nada; funciona en segundo plano. Si hay que recuperar algo, se restaura la copia de seguridad.
- Guardar tú mismo una copia. También puedes exportar tú mismo el correo o mantener una copia local mediante un gestor de correo. Eso te da un ejemplar adicional bajo tu control, pero requiere disciplina: tienes que acordarte tú.
Para la mayoría de las personas, el primer enfoque es el más práctico, automático y sin complicaciones. Un buen principio es que una copia fiable esté en un lugar distinto del original, para que un solo problema no afecte a ambos a la vez. Cómo se restaura en la práctica lo encontrarás en recuperar correos eliminados desde una copia de seguridad.
La frecuencia con la que se hace una copia de seguridad determina cuánto puedes perder en el peor de los casos. Si se hace una copia diaria, como mucho pierdes el correo de un día si algo sale mal. En un servicio de correo profesional eso ocurre en segundo plano, en momentos fijos, sin que tengas que pensar en ello. Esa es precisamente la gran ventaja de las copias de seguridad automáticas: funcionan también el día en que tú no te habías acordado.
Lo que debes tener en cuenta
Una copia de seguridad solo es una red de seguridad de verdad si resuelves bien algunas cosas:
- Asegúrate de que existe una copia de seguridad. No partas de suposiciones. Comprueba si tu servicio de correo hace copias de seguridad y si tú tienes que hacer algo para ello.
- Una copia de seguridad que no puedes restaurar no cuenta. Lo que importa no es la copia en sí, sino si de verdad recuperas tu correo de ella cuando hace falta. Infórmate de antemano de cómo funciona esa recuperación.
- No confundas la sincronización con una copia de seguridad. Si tu correo está sincronizado en varios dispositivos, un borrado también se aplica en todos. Eso no es una red de seguridad contra tus propios errores.
- Piensa en cuánto tiempo quieres conservar algo. Hay mensajes que quieres o debes poder encontrar durante más tiempo. Es una cuestión aparte de la copia de seguridad en sí.
- No guardes tu copia de seguridad en el mismo lugar que el original. Si no, un solo incidente afecta a ambos.
Y en Mailflux
En Mailflux, cada plan incluye una copia de seguridad automática: Básico, Pro y Premium. Así que no tienes que configurar ni recordar nada: tus mensajes se protegen en segundo plano, para que no se pierdan sin más.
Si algún día hay que restaurar algo, nuestro soporte personal te ayuda: ponte en contacto con nosotros y vemos juntos qué hace falta. Además, tus buzones están en Europa y son conformes al RGPD, y cada plan incluye antivirus, antispam y antimalware. Encontrarás más sobre cómo funciona en correo con tu propio dominio. Así tu correo está bien cubierto, con una red de seguridad que funciona sin que lo notes.
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Hace Mailflux copias de seguridad automáticas de mi correo?
Sí. Cada plan incluye copias de seguridad automáticas, de Básico a Premium. Funcionan en segundo plano, así que tus mensajes se protegen sin que tengas que configurar nada. Si hay que restaurar algo, nuestro soporte te ayuda; no dudes en ponerte en contacto.
¿Una copia de seguridad es lo mismo que el espacio de almacenamiento?
No. El espacio de almacenamiento es cuánto correo cabe en tu buzón (8 GB en Básico, 25 GB en Pro, 50 GB en Premium). Una copia de seguridad es una copia de reserva aparte con la que puedes recuperar mensajes perdidos. Necesitas las dos cosas: espacio para trabajar y una red de seguridad.
¿Tengo que hacer yo también una copia de seguridad?
No es obligatorio, porque las copias de seguridad automáticas ya funcionan. Si quieres más seguridad o una copia totalmente bajo tu control, puedes exportar tú mismo el correo o mantener una copia local mediante un gestor de correo. Para la mayoría de los usuarios basta con la copia de seguridad automática.