Correo para notarios
El reto en una notaría
En una notaría confluyen dos aspectos delicados. En primer lugar, el contenido: borradores de escrituras, testamentos, capitulaciones matrimoniales, datos sobre transmisiones de propiedad y herencias. Todo eso está amparado por tu secreto profesional y nunca debería llegar a un destinatario equivocado. En segundo lugar, el dinero: en una compraventa o en el reparto de una herencia se mueven importes considerables, y las instrucciones de pago suelen enviarse por correo.
Precisamente eso convierte a los notarios en un objetivo codiciado del fraude. En el fraude de facturas, los estafadores interceptan o imitan un mensaje y envían un número de cuenta modificado, de modo que un comprador transfiere el precio de compra a la cuenta equivocada. En el fraude del CEO, alguien se hace pasar por el notario o por un empleado para conseguir que se haga un pago. Una dirección de remitente falsificada que se parece a la de tu notaría es el truco clásico. El reto es, por tanto, doble: tus mensajes deben seguir siendo confidenciales y, además, debes poder demostrar que un mensaje viene de verdad de tu notaría.
Lo que exigen las normas
Como notario tienes secreto profesional, y los datos personales que tratas (desde las partes de una escritura hasta los herederos) están sujetos al RGPD. La idea general: adoptas medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger esos datos, y el correo sin protección no suele ser adecuado sin más para documentos delicados e instrucciones de pago.
Qué implican exactamente esas medidas lo concretan la autoridad de protección de datos y tu colegio profesional. En Bélgica te fijas en la autoridad belga de protección de datos (GBA/APD) y en la Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (Fednot, la federación del notariado belga). El fondo es el mismo en todas partes: no compartas más de lo necesario, protege el envío y extrema la vigilancia con las instrucciones de pago.
Esto es una explicación informativa, no asesoramiento jurídico. Si tienes dudas, consulta a un especialista o a tu colegio profesional. Sobre el marco más amplio, lee más en enviar datos personales por correo según el RGPD.
Lo que debe poder hacer tu correo
Partiendo de esa doble tarea (confidencialidad y autenticidad), el correo para una notaría requiere algunas cosas concretas:
- Alojamiento europeo y conforme al RGPD: para que sepas dónde están los datos de tus expedientes y bajo qué legislación quedan.
- Conexiones cifradas (TLS): para que las escrituras y las instrucciones estén protegidas por el camino entre tú y el servidor.
- Una autenticación del remitente correcta (SPF, DKIM, DMARC): para que a los estafadores les cueste más hacerse pasar por tu notaría.
- Un filtrado sólido contra phishing y malware: la primera barrera contra los correos falsos que intentan desviar un pago.
- Protección de acceso sólida: con verificación en dos pasos (2FA) como cerrojo adicional en cada buzón.
- Copias de seguridad fiables y gestión para toda la notaría: para que la correspondencia se conserve y gestiones de forma centralizada los buzones de los empleados.
Correo para notarios: por qué encaja Mailflux
Mailflux te ofrece buzones profesionales en el dominio propio de tu notaría, alojados en Europa y conformes al RGPD, la base que encaja con el secreto profesional de un notario. Tus datos están en Europa, las conexiones van cifradas mediante TLS y puedes activar de forma opcional la verificación en dos pasos en cada buzón, para que una contraseña filtrada no dé acceso directo a los expedientes en curso.
Contra el fraude, lo que cuenta sobre todo es la autenticidad. Mailflux admite los estándares de autenticación del remitente (SPF, DKIM y DMARC) que dificultan a los estafadores enviar mensajes que parezcan venir de nombre@tuempresa.es. Además, el filtrado contra spam, phishing y malware funciona con aprendizaje automático (machine learning), lo que ayuda contra los correos falsos con los que empiezan el fraude de facturas y el fraude del CEO. Ante instrucciones de pago modificadas, verifica siempre tú mismo por un número de teléfono conocido. La técnica ayuda, pero el último control sigue siendo cosa de personas.
¿Trabajas con varios notarios, oficiales y una secretaría? Con la gestión masiva de cuentas creas de una vez buzones en un único dominio de la notaría, además de direcciones compartidas como info@ o expedientes@. El webmail funciona en el navegador en cualquier dispositivo, sin instalar nada. Mailflux ya funciona también en otros ámbitos del sector jurídico: la abogada Viki lo eligió por motivos de RGPD y de seguridad, y trabaja con él de forma ágil y productiva desde el webmail. Si te identificas con esa cuestión de confidencialidad, correo para abogados es una página relacionada, y en para quién es Mailflux verás qué otras profesiones se plantean lo mismo.
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Cómo ayuda el correo contra el fraude de facturas en una transmisión de propiedad?
Una autenticación del remitente correcta (SPF, DKIM, DMARC) dificulta a los estafadores enviar mensajes que parezcan venir de tu notaría, y el filtrado detiene mucho phishing. Verifica siempre los números de cuenta modificados por un número de teléfono conocido antes de que se transfiera un importe.
¿Puedo enviar escrituras y testamentos por correo?
Solo de forma segura y limitándote a lo necesario. Estos documentos están amparados por tu secreto profesional y contienen datos personales protegidos por el RGPD. Asegúrate de que haya cifrado y comprueba el destinatario. Si tienes dudas, consulta a tu colegio profesional sobre los canales adecuados para documentos delicados.
¿Puedo gestionar de forma centralizada el correo de toda mi notaría?
Sí. Con la gestión masiva de cuentas creas de una vez buzones en el dominio propio de tu notaría: una dirección por notario, oficial y empleado, además de direcciones compartidas como expedientes@. Así la notaría mantiene la gestión centralizada y toda la comunicación sale de un único dominio reconocible y auténtico.