Direcciones por cargo (junta@, tesorero@) y traspaso
Por qué una dirección por cargo y no una dirección personal
La diferencia está en quién es el propietario. Con una dirección personal, o una dirección gratuita a nombre de un solo miembro de la junta, todo el correo depende de esa única persona. Mientras siga implicada, no notas nada. Pero en cuanto surge un desacuerdo o alguien se va, aparece un problema conocido: el antiguo miembro de la junta se queda con el buzón. En los foros se habla de «secuestrar el correo»: la asociación ya no puede acceder a su propia correspondencia y nadie puede cambiar la contraseña.
Una dirección por cargo le da la vuelta a esto. La dirección pertenece al rol y está bajo el dominio de la organización. Quien ocupa el cargo recibe acceso; quien lo deja, lo pierde. La propia organización sigue siendo siempre la propietaria. Precisamente por eso la propiedad es tan importante; tu correo, realmente tuyo profundiza en ello.
Direcciones por cargo como junta@: dos maneras
Una dirección por cargo se puede montar de dos maneras, y la elección determina cómo se hace el traspaso.
Como alias (dirección de reenvío)
Un alias es una dirección sin bandeja de entrada propia que reenvía el correo a un buzón existente. tesorero@ llega entonces al buzón personal del tesorero actual. Práctico y gratuito (tienes 20 alias por buzón), pero ojo: el correo acaba en una bandeja de entrada personal. En un cambio, el destino del alias cambia, pero los mensajes antiguos se quedan con quien se va. Un alias es, por tanto, ideal para el correo del día a día, y menos para conservar el historial.
Como buzón compartido
Un buzón compartido es una bandeja de entrada real y propia para el cargo. Varias personas pueden trabajar en él, cada una con su propio inicio de sesión, sin compartir una contraseña. Los mensajes están en el propio buzón, no en manos de una persona. Eso hace que el traspaso sea limpio: das acceso al sucesor, se lo quitas a quien se va y todo el historial sigue ahí. La diferencia entre ambas opciones se explica con calma en qué es un buzón compartido, y la configuración en sí en configurar un buzón compartido.
Así es un traspaso bien hecho
Un cambio de junta no tiene por qué ser un momento de pánico si tienes bien organizadas tus direcciones por cargo. En la práctica se resume en esto:
- La organización es y sigue siendo la propietaria del dominio y de los buzones. Es la base; sin ella, quien se va todavía puede poner trabas.
- El nuevo miembro de la junta recibe su propio acceso al buzón compartido, con su propio inicio de sesión y, opcionalmente, verificación en dos pasos.
- El miembro saliente pierde su acceso. No tienes que cambiar ninguna contraseña compartida, porque nunca la hubo.
- El historial se queda en el buzón. El sucesor ve las conversaciones en curso y puede seguir al momento, sin que nadie tenga que reenviar una exportación.
- Los alias los reasignas donde haga falta, para que las direcciones de reenvío lleguen a la persona correcta.
Como nunca compartes una única contraseña central, el riesgo de secuestro desaparece. No hay ninguna llave que una persona pueda guardarse; hay un acceso que la organización da y retira.
Por qué con Mailflux esto va rodado
Mailflux es correo profesional con tu propio dominio, alojado en Europa y conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), y ese dominio propio es aquí lo esencial: la propietaria es la organización, no un individuo. Creas direcciones por cargo como alias o como buzón compartido, das a cada miembro de la junta su propio inicio de sesión y proteges los buzones sensibles, si quieres, con verificación en dos pasos. Las copias de seguridad automáticas garantizan que la correspondencia no se pierda, ni siquiera en un traspaso desordenado.
Si buscas el contexto más amplio para tu asociación, lee correo para tu asociación sin ánimo de lucro (vzw). Tienes un resumen de todos los perfiles en para quién es Mailflux.
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una dirección por cargo y una dirección personal?
Una dirección por cargo pertenece a un rol, como junta@, y en un cambio pasa al sucesor. Una dirección personal pertenece a una sola persona y desaparece o se queda con ella cuando se va, junto con el correo.
¿Cómo comparto una dirección por cargo sin compartir la contraseña?
Con un buzón compartido. Cada miembro de la junta recibe allí su propio acceso con su propio inicio de sesión, de modo que varias personas trabajan en la misma bandeja de entrada sin una contraseña común. El acceso lo das y lo retiras persona por persona.
¿Cómo evito que un miembro de la junta que se va «secuestre» el buzón?
Haciendo que la propietaria del dominio y de los buzones sea la organización, no un individuo. Simplemente le retiras el acceso a quien se va; no hay ninguna contraseña compartida que alguien pueda guardarse, y el historial se queda en el buzón.