Veelgestelde vragen

Zeker. Een domeinnaam plus e-mailhosting volstaat om te mailen met jij@jouwzaak.be, ook als er geen website op dat domein staat. Wil je later toch een site, dan voeg je die los toe zonder je e-mail te raken.

Zelden, als je alles meerekent. De server zelf lijkt goedkoop, maar de echte kost is je tijd: installeren, updaten, beveiligen, back-ups en het bewaken van je verzendreputatie. Gehoste e-mail heeft een vaste, voorspelbare prijs per mailbox en neemt dat werk uit handen.

Ja. Bij gehoste e-mail mail je gewoon op je eigen domein, bijvoorbeeld jij@jouwzaak.be. Je brengt een domein mee dat je al hebt, of je laat er een registreren. Het verschil met zelf hosten zit niet in het adres, maar in wie de servers beheert.

Omdat ontvangende servers onbekende of nieuwe verzenders wantrouwen. Een eigen server moet zijn reputatie helemaal zelf opbouwen en bewaken, en een gedeeld of vervuild IP-adres maakt dat lastig. Een gevestigde host onderhoudt die reputatie doorlopend, zodat je berichten betrouwbaarder aankomen.

Voor e-mail op je eigen domein heb je een MX-record nodig om post te ontvangen, en SPF, DKIM en DMARC om als betrouwbare afzender te versturen. Het MX-record is verplicht om mail te ontvangen; de andere drie zorgen dat je berichten aankomen in plaats van bij spam belanden.

SPF zegt welke servers namens jouw domein mogen versturen. DKIM zet een digitale handtekening op je berichten. DMARC bepaalt wat er gebeurt als SPF of DKIM faalt en stuurt je rapporten. Ze werken samen: SPF en DKIM bewijzen, DMARC beslist en rapporteert.

Klopt je MX-record niet, dan ontvang je geen mail. Ontbreken of falen SPF, DKIM en DMARC, dan vertrouwen ontvangers je berichten minder en belanden ze vaker bij spam, of komen ze helemaal niet aan. Correcte records vergroten de kans op een nette bezorging.

Ze vullen elkaar aan. Een persoonlijk adres als voornaam@ komt warmer en geloofwaardiger over bij direct klantcontact. info@ is handig als algemene voordeur op je website. De meeste zaken gebruiken allebei: een persoonlijk adres om te mailen, info@ om vragen op te vangen.

Ja. Je kunt nieuwe adressen aanmaken en aliassen toevoegen zolang ze onder je eigen domein vallen. Wil je van opbouw veranderen, dan zet je het nieuwe adres naast het oude en gebruik je een alias om berichten op het oude adres te blijven ontvangen.

Als starter volstaat vaak één mailbox met een persoonlijk adres, aangevuld met een info@-alias. Groeit je zaak of komen er collega's bij, dan maak je extra mailboxen of rol-adressen aan. Begin klein en breid uit wanneer het nodig is.

Niet per se. Belangrijker is dat je domein herkenbaar bij je zaak hoort en makkelijk te spellen is. Een afgekorte of ingekorte versie van een lange bedrijfsnaam werkt prima, zolang klanten de link met jou meteen leggen.

Een alias is een doorstuuradres: mail voor info@ komt binnen in een bestaande mailbox, maar er is geen aparte postbus. Een gedeelde mailbox is een eigen postbus waar meerdere mensen bij kunnen, met eigen mappen en verzonden items. Een alias is simpeler; een gedeelde mailbox biedt meer overzicht en de mogelijkheid te antwoorden vanaf het adres.

Ja. Bij een echte gedeelde mailbox kunnen meerdere collega's toegang hebben en dezelfde berichten zien. Maak wel afspraken over wie wat oppakt: met mappen of labels markeer je wat in behandeling of afgehandeld is, zodat niemand dubbel werk doet of een bericht over het hoofd ziet.

Niet als alias: elk Mailflux-plan bevat 20 gratis aliassen, dus adressen als info@ of bestuur@ maak je aan zonder meerprijs. Wil je een echte, aparte gedeelde mailbox met eigen opslag, dan reken je die af als mailbox. Wat past, hangt af van hoeveel je ermee wilt doen.

Niet als iets dat je zelf instelt. In webmail is het versturen al voor je geregeld; je klikt gewoon op verzenden. SMTP-instellingen komen pas in beeld als je een mailprogramma op je computer of telefoon koppelt. Dan vul je de uitgaande server en de poort één keer in.

Je bericht gaat eerst naar een uitgaande mailserver, die opzoekt waar de mail van de ontvanger binnenkomt en het bericht daar aflevert. De ontvangende server controleert het op spam en malware en plaatst het in de mailbox. De ontvanger leest het wanneer hij zijn mailbox opent.

Nee. Je mail reist langs mailservers, net als post langs postkantoren gaat. Jouw uitgaande server geeft het bericht door aan de mailserver van de ontvanger, die het in de juiste mailbox plaatst. Dat verloopt meestal in enkele seconden.

Meestal door onjuiste domeininstellingen (MX, SPF, DKIM, DMARC), een verkeerde uitgaande serverinstelling, of een spamfilter aan de ontvangerskant. Correcte domeinrecords en een beveiligde verbinding vergroten de kans dat je mail netjes in de inbox belandt.

Meestal enkele seconden. Je bericht gaat via je uitgaande server naar de mailserver van de ontvanger, en dat verloopt vlot. Soms duurt het langer, bijvoorbeeld als een ontvangende server het even uitstelt of extra controles doet. Blijft mail helemaal uit, dan krijg je doorgaans een foutbericht terug.

Een e-mailadres op een domein en een e-mailhostingdienst die je berichten ontvangt en verstuurt. Om te lezen en te versturen gebruik je webmail in je browser of een mailprogramma. Meer hoef je niet zelf te regelen; de servers draaien op de achtergrond.

Een mailbox is een volwaardig postvak met eigen opslag en een eigen login. Een alias is een extra adres zonder eigen opslag dat mail doorstuurt naar een bestaande mailbox. Een alias is dus lichter en gratis inbegrepen; een extra mailbox is een apart account.

Ja. In de meeste mailomgevingen stel je in dat je als het aliasadres antwoordt, zodat de ontvanger het aliasadres ziet en niet je onderliggende adres. Zo komt bijvoorbeeld info@jouwzaak.be als afzender in beeld, terwijl je in één mailbox werkt.

Bij Mailflux zit in elk plan 20 gratis aliassen per mailbox inbegrepen. Voor de meeste zelfstandigen, verenigingen en kleine bedrijven is dat ruim genoeg om alle nodige functie- en dienstadressen op te zetten zonder extra kosten.

Bij Mailflux niet: de 20 aliassen per mailbox zijn gratis inbegrepen in elk plan. Je maakt dus adressen als info@ of verkoop@ aan zonder bijkomende kosten. Pas als je meer volwaardige, aparte postvakken met een eigen login nodig hebt, komt er een extra mailbox bij.

Zonder een correct MX-record kan de rest van het internet niet vinden waar de e-mail van jouw domein moet worden afgeleverd. Berichten komen dan niet aan in je mailbox, vaak zonder dat de afzender een duidelijke foutmelding krijgt. Een kloppend MX-record is dus noodzakelijk om mail te ontvangen.

Het prioriteitsnummer bepaalt in welke volgorde mailservers worden geprobeerd. Een lager getal betekent hogere voorrang. Zo kun je een reserveserver instellen: is de hoofdserver tijdelijk onbereikbaar, dan gaat de mail naar de volgende in de rij en gaat er niets verloren.

Nee. Het MX-record regelt waar je e-mail binnenkomt (ontvangen). SPF, DKIM en DMARC bewijzen dat je een betrouwbare afzender bent (versturen). Ze staan allemaal in de DNS van je domein en werken samen, maar hebben elk een andere taak.

Een wijziging in je MX-records is niet meteen overal zichtbaar. Reken op enkele uren voordat de nieuwe waarden wereldwijd bekend zijn. In die tussentijd kan mail zowel bij de oude als de nieuwe server binnenkomen, dus verwijder oude records pas als de nieuwe overal actief zijn.

Ja. Meerdere MX-records met verschillende prioriteitsnummers geven je een reserveroute: valt de hoofdserver even weg, dan gaat de mail naar de volgende in de rij. Laat wel niet twee losse e-maildiensten tegelijk mail voor hetzelfde domein claimen, tenzij dat bewust zo is opgezet.

Een alias is één specifiek extra adres dat je bewust aanmaakt en doorstuurt naar een mailbox. Een catch-all vangt juist alle adressen op je domein op die niet bestaan. Een alias is gericht en veilig; een catch-all is een breed vangnet dat ook meer spam binnenhaalt.

Doorgaans wel meer dan zonder. Spammers proberen willekeurige adressen op je domein, en een catch-all laat die allemaal binnen in plaats van ze te weigeren. Goede spam- en malwarefiltering is daarom onmisbaar als je een catch-all gebruikt.

Vaak niet. Weet je welke adressen je gebruikt, dan zijn losse aliassen meestal netter en veiliger. Een catch-all is vooral handig als vangnet tegen typefouten of om tijdelijk te zien welke adressen mensen gebruiken.

Ja. Bestaande mailboxen en aliassen ontvangen gewoon hun eigen post; de catch-all komt alleen in actie voor adressen die niet bestaan. Zo gebruik je vaste adressen voor wat je kent, en houd je het vangnet achter de hand voor de rest.

Een catch-all haalt meer post binnen, waaronder spam en soms misbruikpogingen, dus goede filtering is belangrijk. Bij Mailflux belandt die post op servers in Europa, GDPR-conform, met antivirus, antispam en antimalware in elk plan. Zet daarnaast tweestapsverificatie aan voor extra bescherming.

Nee, dat hoeft niet. Met webmail log je gewoon in je browser in en zit je meteen in je mailbox, op elk toestel en zonder installatie. Wil je liever een vaste app op je computer of telefoon, dan kan dat ook, maar het is geen verplichting om te kunnen mailen.

Ja. Dankzij het IMAP-protocol tonen ze dezelfde, gesynchroniseerde mailbox. Je kunt op je vaste computer een mailprogramma gebruiken en onderweg snel inloggen op webmail. Wat je op het ene leest of verplaatst, zie je ook op het andere.

Beide zijn veilig zolang je een beveiligde verbinding gebruikt en, waar mogelijk, tweestapsverificatie aanzet. Webmail werkt altijd met de nieuwste versie, zonder dat jij hoeft bij te werken. Bij een mailprogramma hou je zelf de app up-to-date. De keuze is dus vooral een kwestie van gemak, niet van veiligheid.

Spam is ongevraagde reclame of bulkmail: vervelend, maar meestal niet direct schadelijk. Phishing is gericht bedrog dat je gegevens, geld of toegang wil stelen. Een spamfilter vangt beide op, maar phishing is gevaarlijker omdat het je bewust probeert te misleiden tot een actie.

Geen paniek, maar handel snel. Heb je nog niets ingevuld, dan is er meestal weinig aan de hand, sluit de pagina. Vulde je wel gegevens in, verander dan direct dat wachtwoord (en overal waar je het hergebruikte), zet 2FA aan en waarschuw je IT-verantwoordelijke of de betrokken dienst.

Nee, geen filter vangt alles. Een goed, ML-gedreven filter houdt het leeuwendeel tegen, maar gerichte of nieuwe phishing glipt er soms doorheen. Daarom blijft je eigen oplettendheid onmisbaar: controleer afzender en links, en wees kritisch bij onverwachte of dringende verzoeken.

Ja. Elk plan bevat automatische back-ups, van Basis tot Premium. Ze draaien op de achtergrond, zodat je berichten worden veiliggesteld zonder dat jij iets hoeft in te stellen. Moet er iets teruggezet worden, dan help onze support je daarbij, neem gerust contact op.

Nee. Opslagruimte is hoeveel mail je mailbox kan bevatten (8 GB bij Basis, 25 GB bij Pro, 50 GB bij Premium). Een back-up is een aparte reservekopie waarmee je verloren berichten kunt terughalen. Je hebt allebei nodig: ruimte om te werken én een vangnet.

Verplicht is het niet, want de automatische back-ups draaien al mee. Wil je extra zekerheid of een kopie volledig in eigen beheer, dan kun je zelf mail exporteren of via een mailprogramma een lokale kopie aanhouden. Voor de meeste gebruikers volstaat de automatische back-up.

Dat hangt af van je land, je sector en het soort bericht. Voor fiscale en boekhoudkundige stukken gelden wettelijke bewaarplichten; voor overige mail bepaal je zelf een zinvolle termijn. Baseer je op de officiële bron voor jouw situatie en raadpleeg bij twijfel een specialist.

Nee. Een archief is een geordende, langlopende opslag van berichten die je bewust bewaart en wilt terugvinden. Een back-up is een reservekopie die je redt als er iets misgaat, zoals een verwijdering of storing. Voor goed beheer heb je allebei nodig, elk met een eigen doel.

Nee. De GDPR vraagt dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig voor het doel. Je moet dus een afweging maken: wettelijke bewaarplichten aan de ene kant, tijdig opruimen aan de andere. Leg je keuzes vast en laat je bij twijfel adviseren door een specialist.

Omdat aanbiedingen anders zijn opgebouwd: de één toont een introprijs, de ander de verlengprijs; de één rekent enkel e-mail, de ander een volledige kantoorsuite. Trek de posten uit elkaar en reken met de verlengprijs, dan vergelijk je eerlijk.

Niet altijd. Begin je fris, dan is opzetten meestal zo gebeurd zonder extra kost. Verhuis je bestaande mail en contacten, dan kan er eenmalig setup of migratie bij komen. Twijfel je over jouw situatie, vraag het dan gerust even na.

Ja. De velden zijn overal dezelfde; alleen de menunamen verschillen soms licht. Kies bij het toevoegen van een account de handmatige of IMAP-instelling en vul de inkomende server met poort 993 en de uitgaande met poort 465 in, telkens met SSL/TLS.

Je hebt de Gmail-app gewoon nodig als mailprogramma; je Mailflux-mailbox voeg je toe via Overige → Persoonlijk (IMAP). Je logt in met je Mailflux-adres en -wachtwoord, niet met een ander account. Je berichten blijven volledig op de Mailflux-server staan.

IMAP voor inkomende post gebruikt poort 993 met SSL/TLS, en SMTP voor uitgaande post gebruikt poort 465 met SSL/TLS. Werk je liever met POP, dan is dat poort 995 met SSL/TLS. Je gebruikersnaam is telkens je volledige e-mailadres.

De inkomende en uitgaande servernaam vind je in je Mailflux-account, bij de gegevens van je mailbox. De hostnaam verschilt per domein, dus neem hem letterlijk over. Kom je er niet uit? Dan bezorgen wij je met plezier de juiste waarden.

Bij een eigen domein kan Outlook de servers niet altijd zelf opzoeken. Kies daarom IMAP als accounttype en vul de inkomende en uitgaande server handmatig in met de waarden hierboven. Zodra je gegevens kloppen, maakt Outlook meteen verbinding en haalt het je berichten op.

Ja. Herhaal de stappen voor elke mailbox via Outlook → Instellingen → Accounts → +. Elke mailbox krijgt een eigen mappenlijst, terwijl je berichten dankzij IMAP op de server blijven en op al je toestellen synchroon lopen.

Nee. Je kunt je Mailflux-mail rechtstreeks lezen en versturen via [webmail.mailflux.eu](https://webmail.mailflux.eu), zonder iets te koppelen. Koppelen in Outlook op het web is handig als je je bestaande adressen liever in één vertrouwd scherm samenbrengt.

Ja. Herhaal de stappen per adres via het tandwiel → E-mail → E-mailaccounts → Account toevoegen. Elke mailbox houdt zijn eigen mappen, terwijl je berichten dankzij IMAP op de server blijven en op al je toestellen synchroon lopen.

Bij een eigen domein kan Mail de servers niet altijd zelf opzoeken, en dan verschijnt die melding. Vul de inkomende en uitgaande server dan handmatig in met de waarden hierboven en klik op Aanmelden. Zodra je gegevens kloppen, maakt Mail verbinding.

Nee. Omdat je IMAP gebruikt, staan je berichten op de server, niet alleen op je Mac. Verwijder je het account, dan blijven je mails gewoon zichtbaar in de webmail en op je andere toestellen. Je verliest dus niets.

Meestal stel je SMTP samen met je account in: je mailprogramma vraagt zowel de inkomende (IMAP) als de uitgaande (SMTP) server. Loopt versturen mis, dan pas je alleen het onderdeel Uitgaande server (SMTP) aan met poort 465, SSL/TLS en je volledige e-mailadres als gebruikersnaam.

Verificatie op de uitgaande server voorkomt dat iemand anders via jouw adres verstuurt. Daarom vraagt Mailflux ook bij SMTP je volledige e-mailadres en wachtwoord. Zonder die aanmelding weigert de server je bericht, en zie je vaak een "verzenden mislukt"-melding in je mailprogramma.

Klik in de Mail-app op het tandwiel → Accounts beheren → Account toevoegen. Scrol in dat venster helemaal naar beneden: onderaan staat Geavanceerde installatie. Kies daar Internet-e-mail om je Mailflux-mailbox met de servergegevens hierboven handmatig in te stellen.

Windows Mail toont de poorten niet altijd apart. Zet je de SSL-vinkjes aan, dan gebruikt de app automatisch de veilige standaardpoorten: 993 voor inkomend en 465 voor uitgaand. Klopt de servernaam en staan de vinkjes goed, dan maakt de app verbinding.

Een alias is één specifiek extra adres dat je zelf aanmaakt en naar een mailbox laat wijzen. Een catch-all vangt juist álle adressen op je domein op, ook adressen die je nooit hebt aangemaakt. Aliassen geven meer controle; een catch-all is een breed vangnet voor alles wat er verder binnenkomt.

Ja, dat werkt prima naast elkaar. Je maakt aliassen aan voor de adressen die je echt gebruikt, en de catch-all vangt de rest op. Zo mis je nooit een bericht door een typefout, terwijl je belangrijke adressen netjes gescheiden houdt. Bij twijfel helpen we je graag met de juiste opzet.

Een functie-adres als alias kost niets extra: je hebt bij elk plan 20 gratis aliassen. Wil je een aparte gedeelde mailbox met eigen opslag, dan is dat een extra mailbox in je abonnement. Zo kies je zelf tussen een simpel gratis alias en een volwaardige gezamenlijke postbus, afhankelijk van hoe je samenwerkt.

Ja, dat is juist het doel. Bij een gedeelde mailbox zien alle betrokkenen dezelfde binnenkomende en verzonden post, zodat niets tussen wal en schip valt als iemand afwezig is. Bij een alias komt de post binnen in de mailbox van de persoon achter het adres, die hem dan zelf beheert of doorzet.

Dat raden we af, want de filter beschermt je ook tegen phishing en malware, niet alleen tegen reclame. Beter dan uitzetten is bijsturen: zet vertrouwde afzenders op de witte lijst en markeer wat er toch doorheen glipt. Zo houd je je bescherming, terwijl de mail die jij belangrijk vindt gewoon aankomt.

De filter leert doorlopend mee van wat je markeert, dus je merkt meestal al na een paar dagen verschil. Hoe consequenter je spam als spam en goede mail als geen spam markeert, hoe sneller en nauwkeuriger het gaat. Vaste afzenders op de witte lijst werken meteen, zonder wachttijd.

Dat hangt af van hoeveel bijlagen je bewaart. Wie vooral tekstmail ontvangt, komt jaren toe met 8 GB. Verstuur en bewaar je veel foto's, pdf's of grote bestanden, dan is 25 of 50 GB comfortabeler. Kijk naar je huidige verbruik in de webmail en kies met wat marge, dan hoef je niet snel opnieuw uit te breiden.

Nee. Bij een upgrade blijft al je bestaande mail gewoon staan; je krijgt er alleen meer ruimte bij. Er wordt niets verwijderd of verplaatst. Je merkt enkel dat je opslaglimiet omhoog gaat, zodat nieuwe berichten en bijlagen weer probleemloos passen.

Nee, dat doe je niet zelf. Verwijderde mail haal je zelf terug uit je prullenbak, maar het terugzetten uit een automatische back-up gebeurt zorgvuldig via onze support. Zo voorkomen we dat er verkeerde of verouderde gegevens over je mailbox komen. Neem contact op met de details, dan regelen we het samen met je.

Geef aan om welke mailbox het gaat, in welke map het bericht stond, ongeveer op welke datum je het kwijtraakte en wie de afzender was of wat het onderwerp was. Hoe preciezer die gegevens, hoe sneller we het juiste bericht terugvinden. Meld het bovendien zo snel mogelijk, dan is de kans op een vlot herstel het grootst.

Ja. Je huidige mailbox blijft gewoon ontvangen en versturen tot je de MX-records wisselt. Je kopieert je berichten eerst en test je nieuwe mailbox, en pas als alles klopt zet je de post om. Na de switch houd je de oude mailbox nog even open om late berichten op te vangen.

Ja, zolang je hetzelfde domein gebruikt. Je maakt bij Mailflux dezelfde adressen aan als bij je oude hoster, bijvoorbeeld jij@jouwzaak.be. Na de MX-wissel komt je post op precies hetzelfde adres binnen, nu op je nieuwe mailbox. Je contacten merken niets van de verhuizing.

Nee. Een verzendende server die je nieuwe adres nog niet ziet, probeert het automatisch opnieuw, vaak urenlang. En omdat je oude mailbox nog openstaat, wordt late post daar opgevangen en kopieer je die na. Door vooraf de TTL te verlagen, houd je het overgangsvenster kort.

Meestal is het binnen enkele uren rond, soms tot ongeveer een dag, afhankelijk van de TTL die op je records stond. Verlaag je de TTL een dag vooraf, dan gaat het sneller. Houd tot die tijd je oude mailbox open, zodat je zeker geen berichten mist tijdens de overgang.

Ja. Zet je contacten in een gedeeld adresboek, dan werken de collega's met wie je deelt met dezelfde gegevens. Wijzigt iemand een nummer of adres, dan klopt het meteen voor iedereen. Zo voorkom je losse, verouderde lijstjes op ieders eigen toestel.

Ja. Een gedeeld adresboek synchroniseer je naar je telefoon of contacten-app via CardDAV. Zo heb je de teamcontacten altijd bij de hand, ook onderweg. Lees hoe je dat instelt in je contacten synchroniseren via CardDAV.

Ja. De takenlijst zit in de webmail en die werkt rechtstreeks in de browser van je telefoon of tablet, zonder installatie. Je logt in op webmail.mailflux.eu en ziet dezelfde taken als op je computer. Zo werk je overal met één actuele lijst.

Nee. De takenlijst hoort bij de Pro- en Premium-plannen, samen met de agenda en CardDAV/CalDAV. Het Basis-plan heeft deze functies niet. Wil je taken bijhouden in je webmail, kies dan een Pro- of Premium-mailbox.

Je kiest per adres tussen een alias en een echte gedeelde mailbox. Een alias leidt post door naar een bestaande mailbox; een gedeelde mailbox laat meerdere collega's samen in hetzelfde postvak werken. Beide draaien onder je eigen bedrijfsdomein.

Ja. Je beheert alle adressen onder je eigen domein op één plek, en met bulkaccountbeheer maak of wijzig je meerdere mailboxen in één keer. Zo blijft het beheer overzichtelijk, ook als er collega's bij komen of vertrekken.

Nee. Je kiest per mailbox tussen Basis (€4,99), Pro (€6,99) en Premium (€9,99). Zo geef je wie een gedeelde agenda nodig heeft een uitgebreider plan, terwijl andere collega's op een lichter plan blijven.

Ja, dat is de kern. Een adres op je eigen domein, zoals voornaam@eigenzaak.be, oogt professioneler dan een gratis adres en blijft van jou. Heb je nog geen domein, dan registreert en beheert Mailflux er een voor je.

Je betaalt per mailbox per maand, jaarlijks gefactureerd: Basis €4,99, Pro €6,99 of Premium €9,99. Je betaalt alleen voor e-mail, niet voor een volledige kantoorsuite. De domeinnaam en een eventuele setup komen daar los bij.

Ja. Begin je alleen en neem je later iemand aan, dan voeg je gewoon een extra mailbox toe onder hetzelfde domein. Je hoeft niets over te zetten of opnieuw in te richten; je nieuwe collega mailt meteen vanaf jullie eigen domein.

Met bulkaccountbeheer maak je in één keer meerdere mailboxen aan onder je eigen domein, in plaats van elke mailbox apart in te stellen. Je beheert ze daarna centraal: adressen toevoegen, aanpassen of intrekken als het team verandert.

Ja. Elke mailbox bevat 20 gratis aliassen, ideaal voor functie-adressen als info@, verkoop@ en support@. Zo kunnen meerdere collega's meelezen op een gedeeld adres en blijft er niets liggen als iemand afwezig is.

Je sluit de mailbox netjes af of zet hem tijdelijk om, zodat lopende klantcontacten niet verloren gaan. Omdat functie-adressen niet aan één persoon hangen, blijven info@ en support@ gewoon werken terwijl je de overdracht regelt.

Meestal omdat de afzender niet goed geauthenticeerd is. Zonder correcte SPF, DKIM en DMARC twijfelen ontvangende mailservers of je bericht echt is. Mailflux beheert die instellingen en let op de IP-reputatie, zodat je transactionele mail betrouwbaarder aankomt.

Handig zijn orders@ voor bestellingen, support@ voor klantvragen en retour@ voor retouren en klachten. Met 20 gratis aliassen per mailbox stel je die adressen in zonder extra kosten, terwijl alles overzichtelijk onder je eigen domein blijft.

Nee. Mailflux beheert SPF, DKIM en DMARC en let op de IP-reputatie voor je. Jij richt je op je shop en je klanten; de afleverbaarheid van je e-mail regelen we op de achtergrond.

Mailflux biedt Europese, GDPR-conforme hosting, met filtering tegen phishing en malware, automatische back-ups en optioneel tweestapsverificatie. Dat is een stevige basis voor vertrouwelijke communicatie. Beperk daarnaast altijd wat je per mail deelt tot wat nodig is, en raadpleeg bij twijfel een specialist.

In Europa. Mailflux host GDPR-conform, zodat klantgegevens onder Europese regels vallen en niet zomaar buiten de EU staan. Voor corporate klanten die vragen hoe je met hun gegevens omgaat, is dat een helder en geruststellend uitgangspunt.

Ja. Je begint met één mailbox en voegt er later bij onder hetzelfde domein; voor grotere aantallen is er bulkaccountbeheer. Je uitstraling naar klanten blijft consistent, want iedereen mailt vanaf jullie eigen domein.

Ja. Je mailt via webmail in de browser op elk toestel, dus ook op je telefoon of tablet op de werf, zonder iets te installeren. Je logt in en leest of stuurt meteen je berichten, waar je ook staat.

Ja. Een offerte van jouwnaam@jouwzaak.be oogt serieuzer en betrouwbaarder dan eentje van een gratis adres. Voor particuliere klanten die verschillende vaklui vergelijken, draagt dat bij aan de professionele indruk die je maakt.

Nee. Je koppelt je domein of laat Mailflux er een registreren en beheren, en daarna werkt je e-mail gewoon in de browser. Loop je toch vast, dan helpen we je persoonlijk op weg, geen technische achtergrond nodig.

Een adres op je eigen domein, zoals hallo@jouwpraktijk.be, past bij je merk en je website en oogt persoonlijker en professioneler dan een gratis adres. Voor coaches en opleiders, bij wie het contact zelf de dienst is, versterkt dat het vertrouwen van cliënten en cursisten.

Voor af en toe een grotere mailing helpt het dat Mailflux SPF, DKIM en DMARC beheert en op de IP-reputatie let, zodat je berichten betrouwbaar aankomen. Voor grotere verzendingen kijken we graag samen wat past; neem gerust contact op.

Bij Pro en Premium krijg je een agenda, takenlijst en centraal contactbeheer. Zo houd je afspraken met cliënten, cursusmomenten en contactgegevens van deelnemers op één plek bij, naast je e-mail onder hetzelfde eigen domein.

De filtering tegen spam, phishing en malware werkt met machine learning en vangt veel van dat soort nepberichten af. Volledige garantie bestaat niet, dus blijf alert bij onverwachte facturen of betaalverzoeken. Twijfel je over een bericht, bel dan even met je labo of leverancier.

Alleen beveiligd en beperkt tot wat nodig is. Een behandelverslag bevat gezondheidsgegevens en is dus extra beschermd onder de GDPR. Zorg voor versleuteling en controleer of je op het juiste adres van de arts uitkomt. Raadpleeg bij twijfel je beroepsorganisatie over de aangewezen kanalen.

Allebei goed: in Nederland heet het beroep fysiotherapeut, in België kinesist (kinesitherapeut). De informatie op deze pagina geldt voor beide. De privacyregels rond behandelverslagen en verwijzingen zijn in de kern hetzelfde; de bevoegde toezichthouder en beroepsvereniging verschillen per land.

Ja. Met bulkaccountbeheer maak je in één keer mailboxen aan onder je eigen praktijkdomein: een adres per therapeut plus gedeelde adressen zoals afspraken@. Zo houdt de praktijk het beheer centraal en blijft alles onder één herkenbaar domein.

Omdat de inhoud uitzonderlijk gevoelig is en onder je beroepsgeheim valt. Zelfs de naam van een cliënt in je mailbox verraadt al dat iemand bij jou in behandeling is. Een onderschept of verkeerd verstuurd bericht kan het vertrouwen breken en is meteen een datalek onder de GDPR.

Houd inhoudelijke gespreksverslagen zoveel mogelijk buiten gewone e-mail. Voor afspraakbevestigingen en praktische berichten volstaat vaak een korte mail zonder details over de behandeling. Deel niet meer dan nodig, en volg voor verslagen de kanalen die je beroepsorganisatie aanraadt. Raadpleeg bij twijfel een specialist.

Ja. De webmail werkt in de browser op elk toestel, zonder installatie, en verbindingen verlopen versleuteld via TLS. Zet tweestapsverificatie aan en vergrendel je toestel, dan blijft je mailbox beschermd, ook onderweg tussen twee cliëntafspraken door.

Alleen beveiligd en beperkt tot wat nodig is. Recepten en medicatiegegevens zijn gezondheidsgegevens en dus extra beschermd onder de GDPR. Zorg voor versleuteling en controleer of de arts, verzekeraar of patiënt de gegevens mag ontvangen. Raadpleeg bij twijfel je beroepsorganisatie over de aangewezen kanalen.

De ML-gedreven filtering tegen spam, phishing en malware houdt veel ruis en nepberichten uit je inbox, wat bij veel routineverkeer scheelt. Met gekleurde labels en gedeelde adressen zoals bestellingen@ houd je overzicht, en bulkaccountbeheer laat je mailboxen voor het hele team centraal beheren.

Ja. Met bulkaccountbeheer maak je in één keer mailboxen aan onder je eigen apotheekdomein: een adres per medewerker plus gedeelde adressen zoals info@. Zo houdt de apotheek het beheer centraal en blijft alle communicatie onder één herkenbaar domein.

Omdat de adressen bij de functie horen en niet bij de persoon, gaan ze mee naar het nieuwe bestuurslid, inclusief de eerdere correspondentie. Je geeft de opvolger toegang en trekt die van de vertrekker in. De geschiedenis van de organisatie blijft zo bewaard.

Nee, en dat is juist de bedoeling. Ieder bestuurslid heeft een eigen toegang tot de functie-adressen die bij zijn rol horen. Zo weet je altijd wie toegang heeft en kun je die bij een vertrek netjes intrekken, zonder dat één zwak wachtwoord alles opent.

Ja. Namen, adressen en contactgegevens van je leden zijn persoonsgegevens en moet je passend beveiligen. Bewaar ze niet in een privémailbox en beperk de toegang tot wie ze nodig heeft. Raadpleeg bij twijfel over je verplichtingen een specialist.

Je gebruikt een eigen domein voor de VvE en maakt daaronder een functie-adres aan, zoals bestuur@uwvve.nl. Zo hoort de e-mail bij de VvE en niet bij de privémailbox van een bestuurslid, en blijft alle communicatie op één vaste plek binnenkomen.

Omdat het adres bij de VvE hoort, draag je alleen de toegang over aan het nieuwe bestuur. De mailbox zelf blijft staan, met alle notulen, offertes en eerdere correspondentie erin. De vertrekkende bestuursleden verliezen hun toegang.

Ja. Met een gedeelde mailbox werken meerdere mensen in hetzelfde postvak zonder dat ze hetzelfde account of wachtwoord gebruiken. Ieder heeft een eigen toegang, die je bij een wissel afzonderlijk kunt aanpassen of intrekken.

Meestal niet. De inhoud speelt mee, maar het zwaarst wegen authenticatie (SPF, DKIM, DMARC) en de reputatie van de verzendende server. Kloppen die niet, dan komt zelfs een keurige mail in de spam. Herstel je die signalen, dan lost het probleem doorgaans vanzelf op.

Je kunt SPF, DKIM en DMARC zelf instellen als je toegang hebt tot je DNS. De IP-reputatie van de verzendende server heb je zelf niet in de hand. Die hoort bij je hostingpartij. Kies je voor beheerde e-mailhosting, dan wordt dat deel voor je geregeld.

Afleverbaarheid is de kans dat je bericht echt in de inbox aankomt in plaats van in de spam of nergens. Het hangt vooral af van authenticatie (SPF, DKIM, DMARC) en de reputatie van de verzendende server, niet zozeer van de inhoud van je tekst.

Meestal door de techniek achter de schermen. Ontbrekende of foute authenticatie, of een verzendende server met een zwakke IP-reputatie, geven de ontvanger te weinig vertrouwen. Herstel je die signalen, dan komt je post doorgaans gewoon binnen.

Deels. Je schrijft persoonlijke mails en stuurt alleen naar wie je verwacht. Maar authenticatie en IP-reputatie liggen bij je provider. Kiest die daar goed voor, dan neemt dat het lastigste deel uit handen.

Het is de reputatie van het IP-adres waarvandaan je verstuurt, opgebouwd uit hoe dat adres zich in het verleden gedroeg. Ontvangende servers gebruiken die reputatie om te beslissen of je bericht de inbox haalt, de spam in gaat of geweigerd wordt.

Op goedkope, gedeelde hosting deel je een IP-adres met veel andere klanten. Gedraagt één van hen zich als spammer, dan krijgt het hele adres een slechte naam en erf jij die. Je mail wordt dan geblokkeerd of als spam behandeld, buiten jouw schuld om.

Er bestaan gratis controlediensten waar je een IP-adres kunt opzoeken op bekende blokkeerlijsten. Sta je erop, dan is dat vaak lastig zelf op te lossen op gedeelde hosting. Een provider die de verzendservers beheert, houdt dit voor je in de gaten.

Bulkmail wordt strenger beoordeeld dan één-op-één-berichten. Filters kijken bij een grote verzending extra scherp naar authenticatie, lijstkwaliteit en betrokkenheid. Ontbreekt correcte SPF, DKIM en DMARC, of zitten er ongevraagde adressen in je lijst, dan verdwijnt de mailing sneller in de spam dan een losse mail.

Ja. Een duidelijke, werkende afmeldlink zorgt dat wie niet meer wil, zich afmeldt in plaats van op "dit is spam" te drukken. Die spamklachten schaden je reputatie fors. Afmelden makkelijk maken is dus niet alleen netjes, maar beschermt ook de afleverbaarheid van je volgende mailings.

Ja. Sinds 2024 wegen de eisen rond authenticatie zwaarder bij grote mailproviders, ook voor kleinere verzenders die bulkmail sturen. Correcte SPF, DKIM en DMARC zijn de basis om überhaupt betrouwbaar over te komen. Zonder die basis struikelt je mailing nog voor de inhoud bekeken wordt.

SPF bepaalt welke servers namens je mogen versturen, DKIM tekent je bericht zodat manipulatie opvalt, en DMARC bindt die twee samen: het koppelt de controle aan de zichtbare afzender en bepaalt wat er gebeurt bij een mislukte controle. DMARC voegt ook rapportage toe over wie namens je mailt.

Dat is je DMARC-beleid. none verandert niets aan de aflevering en laat je enkel observeren via rapporten. quarantine stuurt niet-geslaagde mail naar de spam. reject weigert ze helemaal. Je bouwt op van none naar reject zodra je zeker weet dat legitieme mail niet sneuvelt.

De rapporten tonen welke servers namens je domein mailen, inclusief onterecht gebruik. Je gebruikt ze om te controleren of al je legitieme bronnen door SPF en DKIM raken, en om misbruik op te sporen. Pas als dat klopt, scherp je je beleid stap voor stap aan.

Altijd eerst SPF, dan DKIM, dan DMARC. SPF en DKIM zijn de bouwstenen; DMARC steunt daarop en bepaalt wat er gebeurt als een controle faalt. Zet je DMARC op voordat de andere twee kloppen, dan riskeer je dat je eigen legitieme mail geweigerd wordt.

Samen dwingen ze een vervalser om drie horden tegelijk te nemen: verzenden vanaf een toegestane server (SPF), een geldige handtekening plaatsen (DKIM) en overeenkomen met de zichtbare afzender (DMARC-alignment). Dat lukt een oplichter zonder toegang tot jouw domein en sleutels niet, dus zijn mail wordt tegengehouden.

De DNS-records zelf zijn snel gepubliceerd, maar wijzigingen kunnen tot een dag doorwerken door caching. DMARC vraagt daarna geduld: je laat het beleid eerst enkele weken op none staan om rapporten te verzamelen, voordat je opschuift naar quarantine en reject.

Niet bij wet, maar in de praktijk wel. De grote mailproviders eisen sinds 2024 dat afzenders zich authenticeren met SPF, DKIM en DMARC. Voldoe je daar niet aan, dan wordt je mail geweigerd of als spam behandeld. Het effect is dus hetzelfde als een verplichting.

Ja. Voor grote verzendingen gelden strengere regels, maar de basissignalen worden bij iedereen gecontroleerd. Ook een handjevol zakelijke mails per dag komt beter aan met correcte SPF, DKIM en DMARC. Het is eenmalig instellen en daarna heb je er rust van.

Meestal niet vanuit je gewone DNS-beheer. Een PTR-record hoort bij het IP-adres en wordt beheerd door de partij die de server bezit. Bij eigen hosting vraag je het aan bij je hostingpartij; bij gehoste e-mail regelt de provider het voor je.

Een MX-record vertelt de wereld naar welke server post voor jouw domein moet. Een PTR-record doet het omgekeerde: het koppelt het IP-adres van de verzendende server terug aan een naam, zodat de ontvanger de afzender kan verifiëren. Beide zijn nodig voor betrouwbare bezorging.

Dat kan meespelen. Ontbreekt een net PTR-record of is het generiek, dan weigeren strenge ontvangers je post of stoppen ze die in de spam. Het is zelden de enige oorzaak, maar wel een basisvoorwaarde die vaak vergeten wordt op goedkope hosting.

Een bericht alleen lezen is doorgaans veilig. Het risico zit in wat je daarna doet: een bijlage openen, een link aanklikken of "macro's inschakelen". Zolang je verdachte bijlagen en links niet aanraakt, gebeurt er niets, ook al staat de mail in je inbox.

Uitvoerbare bestanden en scripts zijn het risicovolst, maar ook gewone documenten met macro's en zip-bestanden die zulke bestanden verbergen. Wees vooral op je hoede bij onverwachte facturen, pakketmeldingen en sollicitaties, want dat zijn de klassieke verpakkingen voor malware.

Koppel je toestel los van internet en netwerk, laat het controleren met bijgewerkte beveiligingssoftware, en verander je wachtwoorden vanaf een schoon apparaat. Meld het bij je provider of IT-verantwoordelijke en herstel indien nodig vanuit een recente back-up. Hoe sneller je reageert, hoe beperkter de schade.

Wachtwoorden lekken bij datalekken, worden hergebruikt of via phishing gestolen. Zodra er één op straat ligt, staat je account open. Tweestapsverificatie voegt een tweede bewijs toe (een code die je hebt), zodat een gestolen wachtwoord op zichzelf niet meer volstaat om binnen te komen.

Een code uit een authenticator-app is doorgaans veiliger dan een code per sms, omdat sms onderschept of omgeleid kan worden. Nog sterker zijn fysieke beveiligingssleutels. Voor de meeste gebruikers is een authenticator-app de beste balans tussen veiligheid en gemak.

Daarvoor zijn de herstelcodes die je bij het instellen kreeg: bewaar die op een veilige, aparte plek. Raak je zowel je telefoon als je codes kwijt, dan doorloop je de herstelprocedure van je provider. Zet 2FA daarna meteen opnieuw in op je nieuwe toestel.

Nee. Forced TLS versleutelt de verbinding waarover je mail reist, zodat niemand onderweg kan meelezen. End-to-end-encryptie versleutelt de inhoud zelf, zodat alleen de eindontvanger die kan lezen, ook op de server. TLS is transportbeveiliging; voor de allergevoeligste inhoud is een extra laag nodig.

Voor basale persoonsgegevens is een versleutelde verbinding een belangrijke basismaatregel. De GDPR vraagt passende beveiliging, en dat hangt af van de gevoeligheid van de gegevens. Voor bijzondere categorieën, zoals gezondheidsgegevens, kan meer nodig zijn. Raadpleeg bij twijfel een specialist.

Meestal niet als gebruiker. TLS en het afdwingen ervan horen bij een goed ingerichte mailomgeving en worden door je provider beheerd. Jij merkt er in de praktijk weinig van, behalve dat je berichten alleen over beveiligde verbindingen worden verstuurd en ontvangen.

Gewone e-mail is niet automatisch geschikt voor bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens; daarvoor gelden strengere eisen. Met versleutelde verbindingen, 2FA en Europese hosting leg je een goede basis, maar de afweging blijft maatwerk. Raadpleeg bij twijfel een specialist.

Tweestapsverificatie aanzetten en een uniek, sterk wachtwoord gebruiken. De meeste accounts worden overgenomen via gestolen of hergebruikte wachtwoorden, dus deze ene gewoonte levert relatief de grootste bescherming op. Zie e-mail beveiligen met 2FA.

Versleutelde verbindingen beschermen berichten onderweg tussen server en toestel, wat een belangrijke laag is. Volledige bescherming bestaat niet: ook de ontvanger, je wachtwoord en je eigen zorgvuldigheid tellen mee. Zie forced TLS en versleutelde verbindingen.

Let op onverwachte urgentie, afzenders die net niet kloppen, en links die naar een vreemd adres wijzen als je erover hovert. Word je gevraagd om in te loggen of te betalen via een link, wees dan extra alert. Twijfel je, vraag het dan na via een ander kanaal.

Ja. De GDPR geldt voor iedereen die persoonsgegevens verwerkt, ongeacht de omvang. Voor een kleine onderneming of vereniging is de praktische last meestal beperkt, maar de basisregels over zorgvuldigheid en beveiliging gelden onverkort. Raadpleeg bij twijfel een specialist.

Vaak wel, mits je het zorgvuldig en beveiligd doet. Voor gevoelige of bijzondere persoonsgegevens gelden strengere eisen en is gewone e-mail lang niet altijd geschikt. Weeg per bericht af wat je verstuurt en via welk kanaal.

Dat hangt van je situatie af. Verwerkt een externe partij persoonsgegevens namens jou, dan kan de GDPR een verwerkersovereenkomst vereisen. Wat precies nodig is, verschilt per geval; raadpleeg bij twijfel een specialist.

De GDPR vraagt dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig voor het doel waarvoor je ze verzamelde. Vaste termijnen geeft de wet niet voor e-mail; het hangt af van je situatie en eventuele sectorregels. Ruim op wat je niet meer nodig hebt en raadpleeg bij twijfel een specialist.

Niet altijd. Het hangt af van de rollen en van wat er precies verwerkt wordt. Verwerkt een externe partij persoonsgegevens namens jou, dan kan de GDPR een overeenkomst vereisen. Wat in jouw geval geldt, is maatwerk; raadpleeg bij twijfel een specialist.

De GDPR (artikel 28) noemt onder meer het onderwerp en doel van de verwerking, de soorten gegevens, de beveiligingsmaatregelen, geheimhouding, afspraken over subverwerkers en wat er bij einde van de samenwerking gebeurt. De precieze invulling hangt af van je situatie.

Neem daarvoor contact op met Mailflux, dan bekijken we samen wat er voor jouw situatie mogelijk is. De basis, Europese GDPR-conforme hosting met versleutelde verbindingen, staat er in elk geval. Wat verder vereist is, is maatwerk; raadpleeg bij twijfel een specialist.

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt; dat ben jij, voor jouw eigen klanten of leden. Een verwerker verwerkt die gegevens namens jou, volgens jouw instructies. Wie welke rol heeft, bepaalt of en welke afspraken de GDPR verwacht.

Op naam van de vereniging of organisatie zelf, nooit op de privénaam van een bestuurslid. Zo blijft de zeggenschap bij de organisatie, ook als iemand vertrekt. Leg daarnaast vast wie het domein beheert en wie de toegang kan overdragen bij een bestuurswissel.

Dan stopt je e-mailadres met werken, en na een respijtperiode kan iemand anders het domein registreren. Voorkom dit door je domein op tijd te verlengen, automatische verlenging aan te zetten en de vervaldatum te noteren. Houd ook je contactgegevens bij de registrar actueel.

Ja, als het op je eigen domein staat. Je verhuist de mailboxen naar de nieuwe aanbieder en wijst je domein daarheen; het adres blijft hetzelfde. Alleen bij een gratis adres of een providergebonden adres lukt dat niet.

Niet als je ze meeneemt. Bij een overstap verhuis je doorgaans je berichten mee, en een back-up beschermt je tegen verlies. Het domein bepaalt je adres; de mailbox bevat je berichten. Zie overstappen van je huidige hostingprovider.

Bij serieuze aanbieders reist je bericht doorgaans via een versleutelde verbinding (TLS), dus onderweg beschermd. Dat is transportversleuteling, geen end-to-end. Op de servers en bij de ontvanger is het bericht in principe leesbaar voor de betrokken systemen.

TLS beschermt je bericht onderweg tussen servers en toestellen; op de servers is het leesbaar. End-to-end versleutelt het bericht van verzender tot ontvanger, zodat ook de tussenliggende servers het niet kunnen lezen. End-to-end biedt meer, maar vraagt dat beide kanten meewerken.

Voor gewone correspondentie meestal niet: transportversleuteling met een betrouwbare, Europese aanbieder is een stevige basis. Voor zeer gevoelige inhoud kan een extra laag verstandig zijn. Twijfel je, neem dan contact op zodat je een passende keuze maakt.

Kijk in de voorwaarden of het privacybeleid van je huidige provider, of vraag het gewoon na. Krijg je geen helder antwoord over de datalocatie en de jurisdictie, dan is dat op zich al een signaal. In waar staat mijn e-mail lees je hoe je dit stap voor stap uitzoekt.

Indirect kan dat. Gebruik je een aanbieder die onder Amerikaans recht valt, dan kan de CLOUD Act een rol spelen bij verzoeken van Amerikaanse autoriteiten, ook als je data in Europa staat. Bij een aanbieder die volledig onder Europees recht valt, is dat risico kleiner. Raadpleeg bij twijfel een specialist.

De locatie helpt, maar is niet het hele verhaal. Wat ook telt, is onder welke jurisdictie de aanbieder valt. Een Europese serverlocatie bij een aanbieder onder Amerikaans recht biedt minder zekerheid dan een aanbieder die volledig onder Europees recht opereert.

Datasoevereiniteit betekent dat je gegevens vallen onder het recht van het rechtsgebied dat jij kiest, in plaats van onder buitenlandse wetgeving. Voor Europese organisaties komt dat neer op de GDPR, met de bijbehorende waarborgen over hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan.