Qu'est-ce qu'un alias e-mail ?
Qu'est-ce qu'un alias e-mail ?
Un alias est une adresse qui pointe vers une boîte mail, mais qui ne stocke rien elle-même. La boîte mail est la véritable boîte aux lettres, avec de l'espace de stockage et un mot de passe ; l'alias est une plaque de nom supplémentaire sur cette même boîte. Tout ce qui arrive sur l'alias tombe dans la boîte mail située derrière.
La différence avec une boîte mail ordinaire en une phrase : une boîte mail a son propre stockage et son propre identifiant, un alias non. Un alias est donc plus léger et gratuit ou bon marché, tandis qu'une boîte mail supplémentaire est une boîte aux lettres à part entière et distincte. Vous voulez retrouver rapidement la définition courte ? Elle figure dans la notion d'alias.
Pourquoi un alias est pratique
Les alias résolvent un problème très concret : vous voulez vous présenter avec différentes adresses, mais vous ne voulez pas devoir consulter autant de boîtes mail. Quelques situations reconnaissables :
- Pour les indépendants et les starters. Vous utilisez
info@sur votre site web,factures@pour votre comptabilité et votre prénom pour le contact personnel, mais vous lisez tout dans une seule boîte mail. Professionnel à l'extérieur, simple à l'intérieur. - Pour les associations, ASBL et écoles. Les adresses de fonction comme
secretariat@,inscriptions@ouconseil@appartiennent à un rôle, pas à une personne. Si le bénévole ou le collaborateur change, vous adaptez simplement la boîte mail vers laquelle l'alias transfère. L'historique du courrier et l'adresse restent chez l'organisation. - Pour garder votre vue d'ensemble. Si vous indiquez un alias distinct par objectif ou par service, vous voyez immédiatement d'où vient un message, et vous pouvez supprimer sans tracas un alias qui attire trop de spam, sans toucher à votre adresse principale.
- Pour répartir les tâches. Vous faites transférer une adresse de fonction vers la boîte mail de la bonne personne. Si quelque chose change dans votre équipe, vous faites simplement pointer l'alias vers une autre boîte mail. L'adresse sur vos cartes de visite et votre site web reste la même.
Comment fonctionne un alias ?
Un alias fonctionne comme un guichet de transmission. Voici ce qui se passe lorsque quelqu'un écrit à un alias :
- Le message arrive sur l'adresse alias, par exemple
info@votreentreprise.be. - Le serveur de messagerie voit qu'il s'agit d'un alias et cherche vers quelle boîte mail il doit le transférer.
- Le message atterrit dans cette boîte mail, parmi votre courrier ordinaire. Vous le lisez et y répondez comme n'importe quel autre courrier.
Pour l'envoi, vous pouvez dans la plupart des cas régler que vous répondez en tant qu'adresse alias, afin que le destinataire voie info@votreentreprise.be et non votre adresse sous-jacente. Vous voulez que plusieurs collègues voient le même courrier entrant ? Vous pouvez alors faire transférer un alias vers plusieurs boîtes mail, afin que tous ceux qui gèrent par exemple info@ reçoivent le même message. La mise en place elle-même ne représente pas grand-chose ; vous la lisez pas à pas dans créer un alias e-mail.
Ce à quoi vous devez faire attention
Les alias sont pratiques, mais gardez quelques points à l'esprit :
- Un alias n'est pas une sauvegarde ni une boîte aux lettres distincte. Tout le courrier se rejoint dans une seule boîte mail. Vous voulez que les messages soient vraiment stockés séparément et traités à part, par exemple par un autre collègue avec son propre identifiant ? Vous avez alors besoin d'une boîte mail distincte, pas d'un alias.
- Préparez des dossiers ou des étiquettes. Comme tout arrive dans la même boîte mail, il est utile d'étiqueter ou de trier automatiquement le courrier entrant par alias. Ainsi, cela reste bien clair.
- Répondez depuis la bonne adresse. Vérifiez que vos réponses sortantes affichent l'adresse alias et non votre adresse personnelle, surtout pour les adresses de fonction.
- Les alias ont des limites. Chaque formule comprend un certain nombre d'alias gratuits. Pour la plupart des indépendants et des petites organisations, c'est largement suffisant. Si vous en avez structurellement besoin de beaucoup plus, c'est souvent le signe que certaines adresses gagneraient à avoir leur propre boîte mail.
Et chez Mailflux
Chez Mailflux, vous recevez dans chaque formule 20 alias gratuits par boîte mail. Vous créez donc facilement des adresses comme info@, ventes@ ou secretariat@ sur votre propre domaine, tout en lisant tout au même endroit. Vous les gérez dans la webmail sur webmail.mailflux.eu, avec des étiquettes colorées pour garder le courrier entrant par alias bien clair.
Si votre organisation travaille avec beaucoup d'adresses, il existe la gestion groupée de comptes pour tout régler de façon centralisée, afin de ne pas devoir créer chaque adresse séparément. Les alias relèvent de la simplicité que vise Mailflux : de l'e-mail professionnel sur votre propre domaine, hébergé en Europe et conforme au RGPD, sans fioritures superflues. Vous configurez vos adresses en quelques minutes et lisez tout au même endroit, que vous débutiez ou gériez une équipe en croissance. Ce qu'est précisément l'hébergement e-mail, vous le lisez dans qu'est-ce que l'hébergement e-mail ; pourquoi un domaine propre est rentable, dans l'e-mail sur votre propre domaine.
FAQ
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un alias et une boîte mail ?
Une boîte mail est une boîte aux lettres à part entière avec son propre stockage et son propre identifiant. Un alias est une adresse supplémentaire sans stockage propre qui transfère le courrier vers une boîte mail existante. Un alias est donc plus léger et inclus gratuitement ; une boîte mail supplémentaire est un compte distinct.
Puis-je aussi envoyer des e-mails avec un alias ?
Oui. Dans la plupart des environnements de messagerie, vous réglez que vous répondez en tant qu'adresse alias, afin que le destinataire voie l'adresse alias et non votre adresse sous-jacente. Ainsi, par exemple info@votreentreprise.be apparaît comme expéditeur, tandis que vous travaillez dans une seule boîte mail.
Combien d'alias puis-je créer ?
Chez Mailflux, chaque formule comprend 20 alias gratuits par boîte mail. Pour la plupart des indépendants, associations et petites entreprises, c'est largement suffisant pour mettre en place toutes les adresses de fonction et de service nécessaires sans frais supplémentaires.
Un alias coûte-t-il un supplément ?
Chez Mailflux, non : les 20 alias par boîte mail sont inclus gratuitement dans chaque formule. Vous créez donc des adresses comme info@ ou ventes@ sans frais supplémentaires. Ce n'est que lorsque vous avez besoin de davantage de boîtes aux lettres distinctes et à part entière avec leur propre identifiant qu'une boîte mail supplémentaire s'ajoute.