Qu'est-ce qu'une boîte mail partagée ou une adresse e-mail fonctionnelle ?
Qu'est-ce qu'une boîte mail partagée ?
Une boîte mail ordinaire correspond à une seule personne : jean@votreentreprise.be. Une boîte mail partagée (aussi appelée adresse e-mail fonctionnelle ou boîte mail de rôle) correspond à un rôle : info@votreentreprise.be, comptabilite@, support@. Plusieurs personnes y ont accès, de sorte que le courrier entrant peut être traité par toute l'équipe.
L'adresse est donc indépendante de qui travaille à ce moment-là. Si quelqu'un part ou arrive, info@ continue simplement d'exister et seule change la personne qui y a accès. C'est précisément ce que recherchent beaucoup d'organisations lorsqu'elles se demandent : quelle est une bonne manière de créer une adresse e-mail pour une organisation plutôt que pour une personne ? Une adresse e-mail fonctionnelle est la réponse.
Pourquoi une boîte mail partagée compte
Pour une association, une école ou une petite entreprise, une boîte mail partagée résout quelques problèmes tenaces :
- Rien ne passe entre les mailles du filet. Si une question arrive sur
info@, toute l'équipe la voit. Si quelqu'un est malade ou en vacances, un collègue prend le relais. Le client n'y voit rien. - L'historique reste au sein de l'organisation. La correspondance n'est pas enfermée dans la boîte de réception privée d'une seule personne. Si cette personne part, l'historique ne disparaît pas avec elle.
- Vous paraissez professionnel et reconnaissable.
ventes@votreentreprise.beinspire plus confiance qu'une adresse privée, et les clients savent aussitôt où s'adresser. - Les responsabilités sont claires. Une adresse par fonction (
factures@,candidatures@) rend visible où chaque type de message a sa place.
Pour les conseils d'administration d'associations, ce dernier point est particulièrement précieux : des adresses comme president@ ou tresorier@ correspondent à la fonction, pas à la personne. Comment organiser proprement une telle transmission, vous le lisez dans adresses e-mail fonctionnelles et transmission.
Comment ça marche
Une boîte mail partagée peut se mettre en place de deux façons, selon ce que vous voulez en faire :
- Comme alias (adresse de transfert). L'adresse
info@n'est alors pas une boîte mail distincte, mais redirige le courrier entrant vers une ou plusieurs boîtes mail existantes. Simple et rapide : idéal quand seule la réception importe et que le volume est faible. Ce qu'est précisément un alias, vous le lisez dans qu'est-ce qu'un alias e-mail. - Comme véritable boîte mail partagée. L'adresse est alors une boîte mail à part entière à laquelle plusieurs personnes se connectent ou obtiennent un accès. Chacun voit les mêmes messages, dossiers et éléments envoyés. Pratique en cas de volume plus important, quand vous voulez aussi pouvoir répondre depuis l'adresse partagée et garder une vue d'ensemble de ce qui a déjà été traité.
Quelle forme convient dépend de votre situation. Si info@ reçoit quelques e-mails par semaine, un alias suffit. Si une équipe traite chaque jour des dizaines de questions, une véritable boîte mail partagée est plus agréable. Vous pouvez d'ailleurs commencer petit avec un alias et passer plus tard à une véritable boîte mail si le volume augmente. Le choix n'est pas figé pour toujours. La mise en place étape par étape est expliquée dans configurer une boîte mail partagée.
À quoi faire attention
Une boîte mail partagée ne fonctionne bien qu'avec quelques accords :
- Convenez de qui traite quoi. Sans accord, chacun pense que c'est un autre qui s'en charge, ou deux personnes répondent en même temps. Utilisez par exemple des dossiers ou des étiquettes pour marquer ce qui est en cours de traitement ou traité.
- Attention à la sécurité en cas d'accès partagé. Si tout le monde partage un seul mot de passe, vous perdez la trace de qui a fait quoi et le changer devient difficile quand quelqu'un part. Un accès personnel à la boîte mail partagée est plus propre et plus sûr.
- Choisissez délibérément entre alias et véritable boîte mail. Un alias ne peut pas envoyer lui-même depuis cette adresse et ne conserve pas d'historique propre. Si vous voulez cela, optez pour une véritable boîte mail partagée.
- Organisez la transmission à l'avance. Surtout dans les associations : définissez comment l'accès passe d'une personne à l'autre quand une fonction change de titulaire, pour que personne ne soit jamais exclu ni ne conserve un accès non souhaité.
- Gardez les choses claires. Trop d'adresses fonctionnelles rendent l'ensemble désordonné. Commencez par les adresses que vous utilisez vraiment et étendez selon les besoins.
Et chez Mailflux
Chez Mailflux, vous mettez facilement en place des adresses e-mail fonctionnelles, car chaque forfait inclut 20 alias gratuits. Des adresses comme info@, ventes@ ou direction@ se créent donc sans supplément, idéal pour répartir proprement les questions sans payer une boîte mail distincte pour chaque adresse.
Vous voulez plus que du transfert ? Vous créez alors une boîte mail à part entière que vous partagez avec des collègues. Pour les organisations avec de nombreux comptes, il y a la gestion groupée des comptes, qui vous permet de gérer boîtes mail et adresses de façon centralisée plutôt qu'une par une. Vous travaillez dans le webmail (avec des étiquettes de couleur pour garder une vue d'ensemble) sur tout appareil, hébergé en Europe et conforme au RGPD. Vous en lisez davantage sur les bases dans l'e-mail sur votre propre domaine.
FAQ
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un alias et une boîte mail partagée ?
Un alias est une adresse de transfert : le courrier pour info@ arrive dans une boîte mail existante, mais il n'y a pas de boîte distincte. Une boîte mail partagée est une boîte à part entière à laquelle plusieurs personnes peuvent accéder, avec ses propres dossiers et éléments envoyés. Un alias est plus simple ; une boîte mail partagée offre plus de vue d'ensemble et la possibilité de répondre depuis l'adresse.
Plusieurs personnes peuvent-elles travailler en même temps dans la même boîte mail ?
Oui. Avec une véritable boîte mail partagée, plusieurs collègues peuvent avoir accès et voir les mêmes messages. Convenez toutefois de qui traite quoi, avec des dossiers ou des étiquettes, vous marquez ce qui est en cours de traitement ou traité, pour que personne ne fasse un travail en double ni ne passe à côté d'un message.
Une adresse e-mail fonctionnelle coûte-t-elle plus cher ?
Pas en tant qu'alias : chaque forfait Mailflux inclut 20 alias gratuits, donc des adresses comme info@ ou direction@ se créent sans supplément. Si vous voulez une véritable boîte mail partagée distincte avec son propre stockage, vous la facturez comme une boîte mail. Ce qui convient dépend de ce que vous voulez en faire.