Mettre en place une boîte mail partagée ou une adresse de fonction
Ce dont vous avez besoin
- L'accès à votre compte Mailflux, où vous gérez les boîtes mail et les alias.
- Une petite liste de qui doit pouvoir lire et répondre à l'adresse.
- Un choix : sera-ce un alias vers une seule boîte mail, ou une boîte mail partagée distincte ?
Vous hésitez sur l'approche ? Lisez d'abord brièvement ce qu'est une boîte mail partagée ou une adresse de fonction.
Configurer une boîte mail partagée : étape par étape
- Connectez-vous à votre compte Mailflux et allez dans la gestion de vos adresses e-mail.
- Déterminez la configuration. Pour une simple adresse de fonction, vous créez un alias ; si vous voulez une véritable boîte aux lettres commune, choisissez une boîte mail distincte.
- Voie de l'alias : créez
info@ouconseil@comme alias et faites-le pointer vers la boîte mail du responsable. Vous disposez de 20 alias gratuits avec chaque formule, donc cela ne vous coûte rien de plus.
- Voie de la boîte mail partagée : créez une boîte mail distincte pour l'adresse et donnez aux collègues qui doivent la gérer les identifiants de connexion, ou configurez l'accès pour qu'ils l'ouvrent à côté de leur propre boîte mail.
- Vous voulez l'utiliser dans un logiciel de messagerie ? Ajoutez alors la boîte mail via IMAP ; les valeurs de serveur figurent sur réglages IMAP et serveur.
- Envoyez un message test à la nouvelle adresse et vérifiez que tout le monde le voit.
Alias ou boîte mail distincte ?
Un alias est idéal si une seule personne gère l'adresse et veut simplement voir le courrier dans sa propre boîte de réception ; c'est vite fait et gratuit. Une boîte mail partagée distincte est préférable lorsque plusieurs personnes doivent vraiment lire et répondre ensemble, car tout le courrier reste alors à un seul endroit central. Si vous gérez beaucoup d'adresses à la fois pour une association ou une école, il existe aussi la gestion groupée de comptes pour les entreprises pour tout régler en une fois.
Ça ne fonctionne pas ?
- Les messages n'arrivent pas sur l'adresse de fonction. Vérifiez que l'alias ou la boîte mail est correctement créé et que votre domaine est bien relié.
- Un collègue ne parvient pas à ouvrir la boîte mail partagée. Vérifiez que l'accès est correctement configuré et que le bon mot de passe est utilisé.
- Nous voulons transférer l'adresse plus tard. Lors d'une passation d'une adresse de fonction, l'approche dans adresses e-mail de fonction et passation vous aide. Vous n'y arrivez pas ? Notre support la configure correctement avec vous.
Terminé
Votre adresse de fonction est prête et votre équipe peut se mettre au travail ensemble. Convenez brièvement de qui prend en charge quoi, et la boîte de réception partagée restera bien claire. Vous préférez que nous réglions la configuration pour vous, surtout avec plusieurs adresses à la fois ? Demandez votre boîte mail sans engagement et nous la configurons ensemble correctement.
FAQ
Questions fréquentes
Une boîte mail partagée ou une adresse de fonction coûte-t-elle un supplément ?
Une adresse de fonction sous forme d'alias ne coûte rien de plus : vous disposez de 20 alias gratuits avec chaque formule. Vous voulez une boîte mail partagée distincte avec son propre stockage ? C'est alors une boîte mail supplémentaire dans votre abonnement. Vous choisissez ainsi vous-même entre un simple alias gratuit et une véritable boîte aux lettres commune, selon votre manière de collaborer.
Tout le monde peut-il alors accéder aux mêmes messages ?
Oui, c'est justement le but. Avec une boîte mail partagée, tous les intéressés voient le même courrier entrant et envoyé, afin que rien ne passe entre les mailles du filet lorsque quelqu'un est absent. Avec un alias, le courrier arrive dans la boîte mail de la personne derrière l'adresse, qui le gère ou le transfère elle-même.