Configurer un assistant d'absence (message de vacances)
Ce dont vous avez besoin
- L'accès à votre webmail sur webmail.mailflux.eu.
- La période durant laquelle vous êtes absent : une date de début et une date de fin.
- Le texte de votre message, et éventuellement un collègue ou une adresse alternative que vous souhaitez mentionner.
Configurer l'assistant d'absence : étape par étape
- Connectez-vous à votre webmail et ouvrez le menu Paramètres (en général l'icône d'engrenage en haut à droite).
- Cherchez la rubrique Absence, Vacances ou Réponse automatique.
- Activez l'assistant.
- Dans Objet, saisissez un titre court, par exemple « Absent jusqu'au 4 août ».
- Rédigez votre texte dans le champ Message. Indiquez quand vous serez de retour et à qui les gens peuvent s'adresser entre-temps.
- Définissez une date de début et de fin. Ainsi, la réponse automatique s'arrête d'elle-même et vous n'avez plus à y penser après vos vacances.
- Enregistrez. À partir de la date de début, chaque expéditeur reçoit votre message, généralement une seule fois par personne.
Gardez un texte court et aimable. Un bon message de vacances mentionne la date de votre retour et un contact alternatif pour les urgences. Ainsi, tout continue de tourner pendant que vous vous absentez un moment. Vous voulez savoir comment ce type de fonctions s'intègre dans un hébergement e-mail professionnel ? Vous pouvez le lire tranquillement à cet endroit.
Un exemple de texte
Vous ne savez pas trop comment le formuler ? Cette structure fonctionne presque toujours :
> Merci pour votre message. Je suis absent jusqu'au 3 août inclus et je ne consulte pas mes e-mails durant cette période. Pour les urgences, vous pouvez contacter un collègue via collega@jouwzaak.be. À partir du 4 août, je vous répondrai dans les meilleurs délais.
Adaptez les dates et le contact à votre propre situation. Si vous travaillez dans un secteur où la confidentialité compte, gardez délibérément un texte neutre : ne dévoilez pas trop les raisons de votre absence ni la durée exacte de votre indisponibilité. Un message court et professionnel suffit et fait bonne impression.
Pensez aussi, si vous travaillez en équipe, à vous concerter pour savoir qui prend en charge quels e-mails. Un assistant d'absence qui renvoie vers un collègue ne fonctionne que si ce collègue est lui aussi au courant.
Ça ne fonctionne pas ?
- Aucune réponse automatique n'est envoyée. Vérifiez que l'assistant est activé et que la date de début est déjà atteinte.
- Le message est encore actif après vos vacances. C'est qu'aucune date de fin n'a été définie. Ajoutez-la, ou désactivez l'assistant manuellement.
- Les expéditeurs reçoivent plusieurs fois la même réponse. La plupart des systèmes n'envoient qu'une seule réponse par expéditeur. Si quelqu'un la reçoit plus souvent, vérifiez qu'aucune deuxième règle n'est active.
- Vous voulez le régler dans un logiciel de messagerie. L'assistant d'absence se configure le plus simplement dans le webmail ; celui-ci fonctionne aussi lorsque votre ordinateur est éteint. Les données pour votre logiciel se trouvent dans les paramètres de serveur IMAP.
- Vous vous attendiez à une réponse à votre propre e-mail de test. La plupart des systèmes n'envoient pas de réponse automatique vers votre propre adresse. Testez donc depuis une autre adresse pour voir si cela fonctionne.
C'est prêt, et bonnes vacances
Dès que vous avez défini et enregistré une date de début et de fin, votre assistant d'absence est bien réglé et vous n'avez plus à vous soucier de rien. Vous voulez configurer cela pour toute une équipe ou plusieurs boîtes mail, ou avez-vous encore besoin d'une boîte mail ? Demandez votre boîte mail sans engagement, nous vous aidons volontiers à démarrer.