Configurer une signature e-mail
Ce dont vous avez besoin
- L'accès à votre webmail sur webmail.mailflux.eu.
- Les informations que vous souhaitez afficher : votre nom, votre fonction, votre entreprise, votre numéro de téléphone et éventuellement votre site web.
- Une idée de l'aspect de votre signature. Un modèle de signature vous aide à démarrer rapidement.
Configurer une signature e-mail : étape par étape
- Connectez-vous à votre webmail et ouvrez le menu Paramètres (en général l'icône d'engrenage en haut à droite).
- Allez dans la rubrique Identités ou Rédaction et cherchez le champ Signature.
- Saisissez votre signature dans la zone de texte. Restez sobre : votre nom, votre fonction, votre entreprise et un moyen de vous joindre suffisent.
- Si vous voulez une mise en forme comme le gras ou un lien cliquable, activez l'option signature HTML ou de mise en forme si elle existe.
- Réglez la signature pour qu'elle soit ajoutée automatiquement aux nouveaux messages, et choisissez si vous la voulez aussi sous les réponses et les e-mails transférés.
- Enregistrez. Ouvrez ensuite un nouveau message pour vérifier que tout apparaît proprement en dessous.
Gardez votre signature courte et lisible. Un nom, une fonction, un numéro de téléphone et un site web fonctionnent mieux qu'un long pavé de texte. Si vous utilisez plusieurs adresses ou alias, vous pouvez souvent configurer une signature propre par identité, par exemple une signature professionnelle pour info@ et une signature personnelle pour votre propre adresse.
Que mettre dedans ?
Une bonne signature donne aussitôt au destinataire les informations les plus importantes, sans en faire trop. Ces éléments suffisent presque toujours :
- Votre prénom et nom, et votre fonction si elle est pertinente.
- Le nom de votre entreprise, éventuellement avec votre adresse.
- Un numéro de téléphone où l'on peut vous joindre.
- Votre site web ou l'adresse de votre commerce.
Laissez plutôt de côté une série de logos et d'icônes de réseaux sociaux si vous hésitez ; dans de nombreux logiciels de messagerie, ils sortent de la mise en forme et rendent votre message brouillon. Une signature texte épurée fait en pratique plus professionnelle qu'un design chargé qui se retrouve à moitié tronqué. Si vous voulez tout de même un design soigné avec logo, utilisez le modèle de signature comme base, afin que le rendu soit bon chez tout le monde.
Ça ne fonctionne pas ?
- La signature n'apparaît pas. Vérifiez que l'option d'ajout automatique est activée et que vous utilisez la bonne adresse d'expéditeur.
- La mise en forme disparaît. C'est que le mode texte est activé au lieu du HTML. Activez l'option de mise en forme et réinsérez votre signature.
- Un logo ou une image ne suit pas. Renvoyez vers une image hébergée en ligne plutôt que d'en coller une ; les images collées se perdent parfois en chemin.
- Dans votre logiciel de messagerie, vous voyez une autre signature. Les logiciels tiennent leur propre signature. Configurez-la séparément ; les données pour votre logiciel se trouvent dans les paramètres de serveur IMAP.
- La signature figure au-dessus de votre réponse au lieu d'en dessous. C'est un réglage : choisissez si la signature se place sous tout le message ou juste sous votre réponse. Placez-la tout en bas pour le résultat le plus soigné.
- Sur votre téléphone, le rendu est différent. Une signature de webmail vaut pour le webmail. Si vous la voulez aussi sur votre appareil, configurez-la séparément dans l'app de messagerie de votre téléphone.
C'est prêt, et besoin d'aide ?
Dès que votre message de test affiche proprement votre signature, vous avez terminé : chaque e-mail partira désormais complet et soigné. Vous voulez un design épuré et cohérent pour toute votre équipe ? Commencez par le modèle de signature, et si vous butez quelque part, nous réfléchissons volontiers avec vous.