Une adresse e-mail pour votre association ou ASBL
Le défi pour un conseil d'administration de bénévoles
Une association fonctionne avec des bénévoles, et ceux-ci changent. Le trésorier de cette année sera peut-être dans deux ans simplement membre. C'est précisément là que l'e-mail coince souvent. Beaucoup de conseils d'administration utilisent une adresse gratuite qui appartient à une seule personne, ou partagent tous ensemble le même mot de passe. Tant que tout va bien, cela ne se remarque pas.
Cela se remarque en revanche dès que quelqu'un s'en va. On découvre alors que tout le courrier de l'association se trouve dans la boîte mail privée de cet ancien administrateur, ou que plus personne n'ose changer le mot de passe parce que la moitié des comptes en dépend. Comme quelqu'un le demandait sur un forum : « qui connaît une bonne façon de créer une adresse e-mail pour une organisation ? » C'est la bonne question, car la solution réside dans la mise en place, pas dans la personne.
Des adresses de fonction plutôt que des adresses personnelles
La clé est de relier l'e-mail à la fonction, pas à la personne. tresorier@votreassociation.be appartient à celui ou celle qui est trésorier en ce moment. Si le conseil d'administration change, l'adresse suit vers le nouveau trésorier, y compris toute la correspondance antérieure. Celui qui part perd l'accès, et l'association ne perd rien.
Ainsi vous bâtissez un petit ensemble logique :
bureau@pour le courrier général et le point de contact vers l'extérieur.tresorier@,secretariat@etpresident@pour les rôles distincts.- Éventuellement
membres@ouactivites@pour les thèmes récurrents.
Si vous voulez comprendre comment une telle adresse de fonction passe précisément au suivant, lisez alors adresses e-mail de fonction et passation. Vous hésitez entre une boîte partagée et une adresse de redirection ? Alors qu'est-ce qu'une boîte mail partagée vous explique tranquillement la différence.
La continuité sans partager un seul identifiant
Partager un seul mot de passe paraît pratique, mais c'est un risque qui se retourne tôt ou tard contre vous. Vous ne savez plus qui a accès, vous ne pouvez pas retirer proprement l'accès à quelqu'un, et un seul mot de passe faible ouvre aussitôt tout.
Mieux vaut que chaque administrateur ait son propre accès et que les adresses de fonction en dépendent. Une boîte mail partagée laisse plusieurs administrateurs travailler dans la même boîte sans utiliser le même compte. Si quelqu'un part, vous ne modifiez que son accès ; le courrier de l'association reste en place. Si vous activez en plus, en option, la vérification en deux étapes, la boîte mail de votre association est bien protégée, même si un bénévole prend les mots de passe à la légère.
Abordable pour un petit volume
Une association n'a pas besoin d'acheter un lourd forfait pour cela. Vous démarrez petit : une ou deux boîtes mail sur votre propre domaine, et vous réglez le reste avec des alias, dont vous obtenez 20 gratuits par boîte mail. Ainsi vous pouvez faire arriver bureau@, tresorier@ et secretariat@ chez la personne qui en est responsable, sans payer un compte séparé pour chaque adresse.
Le plan de base coûte 4,99 € par boîte mail par mois, facturé annuellement et hors nom de domaine. Pour beaucoup d'associations, avec les alias gratuits en plus, c'est une base tout à fait réalisable. Si vous grandissez vers quelque chose de plus grand, vous montez simplement en puissance.
Une adresse e-mail pour votre ASBL : pourquoi Mailflux convient
Mailflux, c'est de l'e-mail professionnel sur votre propre domaine, hébergé en Europe et conforme au RGPD. Ce dernier point compte aussi pour une ASBL, car vous traitez des données de membres. Chaque plan comprend antivirus, antispam et antimalware, des sauvegardes automatiques et, en option, la vérification en deux étapes. Chacun travaille via la webmail dans le navigateur ou via son propre logiciel de messagerie, sans installation. Et si vous êtes bloqué, vous obtenez un vrai service personnalisé.
Vous êtes plutôt une fondation ou une association mixte ? Consultez alors aussi e-mail pour fondations et associations. Un aperçu de tous les groupes cibles figure sur pour qui Mailflux est fait.
FAQ
Questions fréquentes
Comment créer une adresse e-mail pour une association ?
Vous enregistrez ou utilisez un domaine propre pour l'association et y créez des adresses de fonction, comme bureau@ et tresorier@. Ainsi l'e-mail appartient à l'association et non à la boîte mail privée d'un administrateur.
Qu'advient-il de l'e-mail lorsque le conseil d'administration change ?
Comme les adresses appartiennent à la fonction et non à la personne, elles suivent vers le nouvel administrateur, y compris la correspondance antérieure. Celui qui part perd l'accès et l'historique de l'association est conservé.
Une seule boîte mail suffit-elle pour une petite ASBL ?
Souvent oui. Vous démarrez avec une ou deux boîtes mail et utilisez les 20 alias gratuits par boîte mail pour faire arriver vos adresses de fonction chez la bonne personne. Ainsi cela reste abordable pour un petit volume.