E-mail pour consultants et cabinets de conseil
Le défi : la discrétion face aux clients corporate
En tant que consultant ou cabinet de conseil, vous vivez de la confiance. Les clients partagent avec vous ce qu'ils ne partagent presque avec personne : des stratégies, des chiffres financiers, des plans de réorganisation, des affaires de personnel sensibles. Ce trafic passe en grande partie par l'e-mail : un rapport de conseil en pièce jointe, un retour sur un projet, un échange préalable à une présentation.
Les grands clients y posent des exigences. Pour une mission, un accord de confidentialité est souvent signé, et leur propre service achats ou sécurité veut savoir comment vous traitez leurs données. Un cabinet de conseil qui envoie du courrier depuis une adresse gratuite, ou qui ne peut pas expliquer où son e-mail est hébergé, paraît vite moins professionnel. La discrétion commence à la base : où se trouvent les données, et qui peut y accéder ?
En même temps, beaucoup de cabinets de conseil sont petits. Vous démarrez souvent seul ou à quelques associés, et vous voulez pouvoir grandir sans devoir revoir toute votre configuration à chaque fois. L'e-mail doit donc évoluer : d'un consultant à une équipe, sans que l'image ou la gestion n'en souffrent.
Ce que votre e-mail doit pouvoir faire dans le monde du conseil
Pour les consultants, ce sont surtout la confidentialité, une image soignée et une marge de croissance qui comptent :
- Un hébergement européen et conforme au RGPD, afin que les données clients relèvent des règles européennes et ne se retrouvent pas comme ça hors de l'UE.
- Une protection d'accès forte, comme la vérification en deux étapes, afin qu'un mot de passe divulgué ne donne pas aussitôt accès à des dossiers confidentiels.
- Une protection contre le phishing et les logiciels malveillants, car les cabinets de conseil ayant accès à des informations sensibles pour l'entreprise constituent une cible attrayante.
- Des sauvegardes fiables, afin que la correspondance et les rapports clients ne se perdent pas.
- Une adresse sur votre propre domaine, à la hauteur de l'impression professionnelle que vous voulez donner aux clients corporate.
- Une gestion qui évolue, du travail en solo à une équipe de conseillers sous le même domaine.
À noter : ceci est une explication générale sur le travail confidentiel, pas un avis juridique sur vos obligations de confidentialité. Si vous doutez de ce qu'un accord concret exige de vous, soumettez-le à un spécialiste.
En pratique, beaucoup de discrétion réside dans des habitudes simples : n'envoyez par e-mail que ce qui est nécessaire, vérifiez vos destinataires avant d'envoyer un rapport sensible, et veillez à ce que votre accès soit bien sécurisé. Une base technique solide facilite le maintien de ces habitudes.
E-mail pour consultants : pourquoi Mailflux convient
Mailflux, c'est de l'e-mail professionnel sur votre propre domaine, hébergé en Europe et conforme au RGPD, une base qui correspond à la discrétion qu'attend le monde du conseil. Chaque formule comprend antivirus, antispam et antimalware, des sauvegardes automatiques et la vérification en deux étapes en option, avec un filtrage par apprentissage automatique contre le spam, le phishing et les logiciels malveillants.
Vous apportez votre domaine ou Mailflux en enregistre et en gère un pour vous. Vous envoyez votre courrier via le webmail dans le navigateur sur tout appareil ou via votre logiciel de messagerie habituel ; aucune installation nécessaire. Vous payez par boîte mail et par mois, facturé annuellement : Basique 4,99 €, Pro 6,99 € ou Premium 9,99 €, et uniquement pour l'e-mail, pas pour une suite bureautique complète avec des outils que votre cabinet n'utilise pas.
Si vous passez du solo à une équipe, vous ajoutez des boîtes mail sous le même domaine ; pour de plus grands nombres, il existe une gestion de comptes en masse. Avec Pro et Premium s'ajoutent un agenda partagé, une liste de tâches et une gestion centralisée des contacts, pratiques pour partager rendez-vous et contacts clients avec vos associés. Et 20 alias gratuits par boîte mail vous permettent d'utiliser, à côté de votre adresse personnelle, aussi info@ ou conseil@.
Si vous travaillez en entreprise individuelle, lisez aussi l'e-mail pour les indépendants ; si vous évoluez vers un cabinet plus grand, consultez l'e-mail pour les PME et petites entreprises. Un aperçu de tous les publics figure sur à qui s'adresse Mailflux.
FAQ
Questions fréquentes
Mailflux convient-il aux rapports de conseil confidentiels et aux documents clients ?
Mailflux offre un hébergement européen et conforme au RGPD, avec filtrage contre le phishing et les logiciels malveillants, sauvegardes automatiques et vérification en deux étapes en option. C'est une base solide pour une communication confidentielle. Limitez par ailleurs toujours ce que vous partagez par e-mail à ce qui est nécessaire, et consultez un spécialiste en cas de doute.
Où sont stockés mes e-mails et ceux de mes clients ?
En Europe. Mailflux héberge de manière conforme au RGPD, afin que les données clients relèvent des règles européennes et ne se retrouvent pas comme ça hors de l'UE. Pour les clients corporate qui demandent comment vous traitez leurs données, c'est un point de départ clair et rassurant.
Mon cabinet de conseil peut-il évoluer du solo à une équipe ?
Oui. Vous commencez avec une seule boîte mail et en ajoutez d'autres plus tard sous le même domaine ; pour de plus grands nombres, il existe une gestion de comptes en masse. Votre image auprès des clients reste cohérente, car tout le monde envoie du courrier depuis votre propre domaine.