E-mail pour les dentistes
Le défi dans un cabinet dentaire
Dans un cabinet dentaire, il transite plus de choses par la messagerie qu'on ne le pense à première vue. Un rappel de rendez-vous pour un contrôle, une question d'un patient sur un plan de traitement, une radiographie que vous transmettez au chirurgien maxillo-facial, un bon de commande avec l'empreinte ou le scan correspondant au laboratoire de prothèse, et une concertation avec l'hygiéniste dentaire au sujet d'un traitement parodontal en cours. Chacun de ces messages peut contenir des données de patients, parfois jusqu'à des images et des fragments de dossier.
À cela s'ajoute qu'un cabinet dentaire se compose rarement d'une seule personne. Il y a souvent un assistant d'accueil qui gère l'agenda, un ou plusieurs assistants au fauteuil, parfois une hygiéniste dentaire avec son propre agenda. Tout le monde envoie des e-mails, de préférence depuis une adresse qui a l'air professionnel : nom@votrecabinet.be plutôt qu'une adresse gratuite. Une radiographie mal adressée ou un plan de traitement intercepté constitue immédiatement une violation de données. Un e-mail sûr commence donc par poser correctement les bases, et non par des astuces ajoutées après coup.
Ce que demandent les règles
Les données de santé constituent, sous le RGPD, une catégorie particulière de données à caractère personnel, soumise à des exigences plus strictes que les données ordinaires. Cela vaut tout autant pour les dossiers, les images et les comptes rendus de traitement d'un cabinet dentaire. La ligne directrice : vous devez prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, et l'e-mail non sécurisé n'y est généralement pas adapté sans autre précaution.
Ce que ces mesures impliquent précisément est précisé par l'autorité de protection des données et par votre organisation professionnelle. En Belgique, vous vous référez à l'Autorité de protection des données (APD) et aux directives de votre association professionnelle. L'essentiel est partout le même : ne partagez pas plus que nécessaire, vérifiez que le destinataire peut recevoir les données, et assurez le chiffrement.
Il s'agit d'explications informatives, pas d'un avis juridique ; en cas de doute, consultez un spécialiste ou votre organisation professionnelle. La question « est-ce que cela peut vraiment passer par e-mail ? » est traitée à part dans puis-je envoyer des données médicales ou de patients par e-mail.
Ce que votre e-mail doit alors permettre
Dans ce contexte, l'e-mail pour un cabinet dentaire exige quelques choses concrètes :
- Un hébergement européen, conforme au RGPD : pour que vous sachiez où se trouvent les données de vos patients et de quel droit elles relèvent.
- Des connexions chiffrées (TLS) : pour qu'une radiographie ou un plan de traitement soit protégé en chemin entre vous et le serveur.
- Une protection d'accès solide : avec l'authentification à deux facteurs comme verrou supplémentaire sur chaque boîte mail.
- Un filtrage contre le spam, le phishing et les malwares : car les fausses factures et faux messages d'« un laboratoire » ou « un fournisseur » arrivent plus souvent qu'on ne le voudrait.
- Des sauvegardes fiables : pour que la correspondance avec les patients et les laboratoires ne soit pas perdue.
- Une gestion pour tout le cabinet : un seul endroit pour créer et gérer les boîtes mail des assistants et de l'hygiéniste dentaire.
Pourquoi Mailflux convient aux dentistes
Mailflux vous offre des boîtes mail professionnelles sur le domaine de votre cabinet, hébergées en Europe et conformes au RGPD, précisément la base dont un cabinet dentaire a besoin. Vos données se trouvent en Europe, les connexions sont chiffrées via TLS, et vous activez en option, par boîte mail, l'authentification à deux facteurs, pour qu'un mot de passe divulgué ne donne pas immédiatement accès à la correspondance des patients.
Chaque forfait inclut antivirus, antispam et antimalware, ainsi que des sauvegardes automatiques. Le filtrage anti-spam, anti-phishing et anti-malware fonctionne avec l'apprentissage automatique, ce qui aide contre les messages qui se font passer pour un laboratoire, un grossiste ou un assureur. Aucune connaissance technique n'est nécessaire : c'est activé par défaut.
Vous travaillez avec des assistants et une hygiéniste dentaire ? Avec la gestion groupée des comptes, vous créez en une seule fois les boîtes mail de tout le cabinet, plus des adresses partagées comme rendezvous@ ou accueil@. Le webmail fonctionne dans le navigateur sur tout appareil, sans installation, pour que vous puissiez accéder à la même boîte mail à l'accueil ou en salle de soins. Important d'être honnête : Mailflux n'est pas un système distinct et certifié pour l'échange de messages médicaux, mais une messagerie professionnelle hébergée dans l'UE et conforme au RGPD, qui constitue une base solide et sûre. Vous trouvez d'autres secteurs aux mêmes questions dans à qui s'adresse Mailflux et plus largement dans l'e-mail pour le secteur des soins.
FAQ
Questions fréquentes
Puis-je envoyer des radiographies et des dossiers patients par e-mail ?
Uniquement de façon sécurisée et limitée à ce qui est nécessaire. Les radiographies et fragments de dossier sont des données de santé et donc particulièrement protégés par le RGPD. Assurez le chiffrement et vérifiez que le destinataire, comme un chirurgien maxillo-facial ou un laboratoire, peut recevoir les données. En cas de doute, consultez votre organisation professionnelle.
Puis-je gérer l'e-mail de tout mon cabinet dentaire en une seule fois ?
Oui. Avec la gestion groupée des comptes, vous créez en une seule fois les boîtes mail sous le domaine de votre cabinet : une adresse par assistant et pour l'hygiéniste dentaire, plus des adresses partagées comme rendezvous@. Le cabinet garde ainsi la gestion centralisée et tout reste sous un seul domaine propre.
Mailflux aide-t-il contre les fausses factures de prétendus laboratoires ?
Le filtrage contre le spam, le phishing et les malwares fonctionne avec l'apprentissage automatique et intercepte une grande partie de ce type de faux messages. La garantie totale n'existe pas, alors restez attentif face aux factures ou demandes de paiement inattendues. Si vous doutez d'un message, passez un coup de fil à votre laboratoire ou fournisseur.