E-mail pour les écoles
Le défi dans une école
Une école communique par e-mail toute la journée, avec beaucoup de personnes différentes. Les enseignants échangent avec des collègues et avec les parents, l'administration envoie des inscriptions, des bulletins et des factures, et la direction gère les contacts avec le conseil d'administration et les partenaires externes. Cela représente vite des dizaines de boîtes mail, plus des adresses de fonction comme secretariat@, direction@ et inscriptions@.
Deux choses rendent cela délicat. Premièrement, des données sensibles y transitent : notes de bulletin, demandes de suivi, situations familiales, coordonnées de mineurs. Deuxièmement, le personnel change. Un enseignant part, un remplaçant arrive, un stagiaire a temporairement besoin d'un accès. Les adresses de l'école doivent continuer d'exister et rester utilisables, quelle que soit la personne qui est devant la classe cette année-là. Et comme une école travaille souvent avec un conseil d'administration et un cycle de décision plus long, vous voulez une solution que vous mettez en place correctement du premier coup.
Ce que demandent les règles
Les données des élèves sont des données à caractère personnel, et pour les mineurs, la législation sur la vie privée (RGPD) veille avec une sévérité accrue. Les données relatives à la santé ou au bien-être d'un élève relèvent en outre des catégories particulières, soumises à des exigences plus strictes. Une école ne peut utiliser ces données que pour ce à quoi elles sont destinées, ne pas les partager plus largement que nécessaire, et les sécuriser de manière appropriée.
Concrètement, cela signifie : n'envoyez pas de données sensibles d'élèves sans protection, ne les conservez pas dans le compte privé d'un enseignant, et veillez à ce que quiconque quitte l'école n'y ait plus accès. L'[Autorité de protection des données](https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) belge expose les obligations qui s'y rattachent. Ceci est une explication informative, pas un avis juridique ; consultez un spécialiste en cas de doute.
Ce que votre e-mail doit alors pouvoir faire
Pour une école, ce sont surtout ces points qui comptent :
- Des adresses sur votre propre domaine d'école, aussi bien par collaborateur que sous forme d'adresses de fonction comme
secretariat@etdirection@, afin que l'école reste reconnaissable et joignable. - Un hébergement européen et conforme au RGPD, afin que les données des élèves relèvent des règles européennes.
- Une protection d'accès forte comme la vérification en deux étapes, plus un filtrage contre le phishing et les logiciels malveillants : les écoles sont une cible prisée.
- Des sauvegardes fiables, afin que la correspondance avec les parents et les instances soit conservée.
- La continuité en cas de changement de personnel. Si un enseignant part, vous transférez l'adresse ou retirez l'accès, sans que l'école ne perde quoi que ce soit.
- Une gestion à grande échelle. Avec des dizaines d'adresses, vous voulez pouvoir les créer et les gérer en une fois plutôt qu'une par une.
Ce dernier point est développé sur la page consacrée à gérer beaucoup de boîtes mail pour une école ou une organisation. Pour savoir comment une adresse de fonction passe proprement lors d'un changement, lisez adresses e-mail de fonction et transmission.
E-mail pour les écoles : pourquoi Mailflux convient
Mailflux, c'est de l'e-mail professionnel sur votre propre domaine, hébergé en Europe et conforme au RGPD, précisément le point de départ dont une école avec des données d'élèves a besoin. Chaque formule comprend antivirus, antispam et antimalware, des sauvegardes automatiques et la vérification en deux étapes en option. Le filtrage du spam, du phishing et des logiciels malveillants fonctionne par apprentissage automatique. Chacun envoie son courrier via le webmail dans le navigateur ou via un logiciel de messagerie habituel, sans installation.
Pour une école comptant beaucoup de collaborateurs, il existe une gestion de comptes en masse, afin de créer, modifier et gérer des adresses en une fois sous le domaine de l'école. Un nouvel enseignant arrive, quelqu'un part en fin d'année : vous gérez cela de manière centralisée. Et si vous êtes bloqué, vous bénéficiez d'une assistance réelle et personnelle. Un aperçu de tous les publics figure sur à qui s'adresse Mailflux.
FAQ
Questions fréquentes
Une école peut-elle envoyer des données d'élèves par e-mail ?
Uniquement de manière sécurisée et limitée à ce qui est nécessaire. Les données des élèves sont des données à caractère personnel, et pour les mineurs et les informations de santé, des exigences plus strictes s'appliquent sous le RGPD. Assurez une protection appropriée et vérifiez qui peut recevoir les données. Consultez un spécialiste en cas de doute.
Pouvons-nous régler l'e-mail de tous les enseignants en une fois ?
Oui. Avec la gestion de comptes en masse, vous créez en une fois plusieurs boîtes mail sous le domaine de l'école, par exemple une adresse par collaborateur plus des adresses de fonction comme secretariat@. Vous gardez ainsi la gestion centralisée et tout reste sous un seul domaine propre.
Qu'advient-il d'une adresse lorsqu'un enseignant part ?
Vous retirez l'accès de la personne qui part et transférez éventuellement une adresse de fonction à son successeur. La correspondance de l'école reste conservée, et l'ancien collaborateur n'y a plus accès. La continuité est ainsi garantie.