E-mail pour fondations et associations
Le défi dans une organisation qui repose sur des bénévoles
Une fondation ou une association existe grâce à des personnes qui vont et viennent. Le conseil est réélu périodiquement, des bénévoles s'arrêtent, de nouveaux arrivent. Avec l'e-mail, cela se paie plus vite qu'on ne le pense. Souvent, le courrier de l'organisation dépend de l'adresse privée d'un seul membre du conseil, ou tout le monde utilise le même compte gratuit avec un mot de passe partagé.
Tant que les mêmes personnes restent, cela ne se remarque pas. Le problème remonte à la surface lors d'un changement : l'ancien trésorier s'en va et emporte tout l'historique du courrier dans sa boîte mail privée, ou personne n'ose plus changer le mot de passe parce que trop de choses en dépendent. Le savoir de l'organisation s'évapore ainsi lentement, année après année.
Récapitulons brièvement les termes, car ils diffèrent selon les pays. Aux Pays-Bas, on parle de fondation (stichting) ou d'association (vereniging) ; en Belgique, la forme sans but lucratif s'appelle généralement une ASBL (association sans but lucratif). Le défi lié à l'e-mail est le même pour les trois : préserver la continuité tandis que les personnes changent.
Ce qu'exigent les règles
Dès que vous tenez une liste de membres ou un fichier de donateurs, vous traitez des données à caractère personnel, et la législation sur la vie privée (RGPD) s'applique alors. Les noms, adresses, adresses e-mail et données de paiement de vos membres sont protégés ; vous ne pouvez les utiliser que dans le but prévu et vous devez les sécuriser de façon appropriée. Cela vaut tout autant pour une petite association que pour une grande fondation.
Concrètement, cela signifie : ne conservez pas les données des membres dans la boîte mail privée d'un bénévole, ne les partagez pas plus largement que nécessaire, et veillez à ce que les anciens membres du conseil n'y aient plus accès après leur départ. L'[Autorité de protection des données](https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) belge explique les règles qui s'y rattachent. Il s'agit d'informations à titre indicatif, pas de conseil juridique ; en cas de doute, consultez un spécialiste.
Ce que votre e-mail doit alors savoir faire
Pour une organisation de bénévoles, ce qui compte surtout, c'est ceci :
- Des adresses de fonction sur votre propre domaine.
secretariat@,tresorier@etconseil@appartiennent au rôle. Si le rôle change de personne, l'adresse suit, avec la correspondance antérieure. - Pas de mots de passe partagés. Chaque membre du conseil travaille avec son propre accès ; personne ne connaît le mot de passe d'un autre.
- Une passation propre lors d'un changement de conseil. Vous donnez l'accès à la nouvelle personne et retirez celui du partant, sans vider la boîte mail elle-même.
- Un hébergement européen conforme au RGPD, afin que les données des membres relèvent des règles européennes.
- Sécurité et sauvegardes : vérification en deux étapes en option, filtrage contre l'hameçonnage et les logiciels malveillants, et sauvegardes automatiques afin que l'historique de l'organisation ne se perde pas.
Vous voulez comprendre comment une telle adresse passe précisément au successeur ? Lisez alors adresses e-mail de fonction et passation. Vous hésitez entre une boîte mail partagée et une adresse de redirection ? Qu'est-ce qu'une boîte mail partagée l'explique tranquillement.
E-mail pour fondation et association : pourquoi Mailflux convient
Mailflux, c'est de l'e-mail professionnel sur votre propre domaine, hébergé en Europe et conforme au RGPD, précisément ce dont a besoin une organisation avec des données de membres. Vous mettez en place des adresses de fonction sous votre propre domaine et les reliez aux personnes qui remplissent actuellement ce rôle. Chaque formule comprend antivirus, antispam et antimalware, des sauvegardes automatiques et, en option, la vérification en deux étapes. Chaque membre du conseil travaille via la webmail dans le navigateur ou via son propre logiciel de messagerie, sans installation.
Lors d'un changement de conseil, vous n'adaptez que l'accès ; le courrier de l'organisation reste en place. Si vous êtes bloqué quelque part, vous bénéficiez d'une assistance réelle et personnelle. Vous êtes spécifiquement une ASBL belge ? Regardez alors aussi l'e-mail pour votre association ou ASBL. Un aperçu de tous les publics cibles figure sur pour qui est Mailflux.
FAQ
Questions fréquentes
Qu'advient-il de l'e-mail lorsque le conseil change ?
Comme les adresses appartiennent à la fonction et non à la personne, elles passent au nouveau membre du conseil, y compris la correspondance antérieure. Vous donnez l'accès au successeur et retirez celui du partant. L'historique de l'organisation est ainsi préservé.
Devons-nous partager le mot de passe de la boîte mail ?
Non, et c'est justement le but. Chaque membre du conseil a son propre accès aux adresses de fonction correspondant à son rôle. Ainsi, vous savez toujours qui a accès et vous pouvez le retirer proprement lors d'un départ, sans qu'un seul mot de passe faible n'ouvre tout.
Les données des membres relèvent-elles du RGPD ?
Oui. Les noms, adresses et coordonnées de vos membres sont des données à caractère personnel que vous devez sécuriser de façon appropriée. Ne les conservez pas dans une boîte mail privée et limitez l'accès à ceux qui en ont besoin. En cas de doute sur vos obligations, consultez un spécialiste.