E-mail pour notaires
Le défi dans un office notarial
Dans un office notarial, deux sensibilités se rejoignent. D'abord le contenu : projets d'actes, testaments, contrats de mariage, données sur les transferts de propriété et les successions. Cela relève de votre secret professionnel et ne doit jamais aboutir chez un mauvais destinataire. Ensuite l'argent : lors d'un achat ou du règlement d'une succession, des montants considérables transitent, et les instructions de paiement pour cela passent souvent par e-mail.
C'est précisément ce qui fait des notaires une cible recherchée pour la fraude. Dans la fraude à la facture, des escrocs interceptent ou imitent un message et envoient un numéro de compte modifié, pour qu'un acheteur verse son prix d'achat sur le mauvais compte. Dans la fraude au président, quelqu'un se fait passer pour le notaire ou un collaborateur afin d'obtenir un paiement. Une adresse d'expéditeur falsifiée qui ressemble à celle de votre office est à cet égard l'astuce classique. Le défi est donc double : vos messages doivent rester confidentiels et vous devez pouvoir prouver qu'un message vient réellement de votre office.
Ce que les règles exigent
En tant que notaire, vous avez un secret professionnel, et les données personnelles que vous traitez (des parties à un acte aux héritiers) relèvent du RGPD. La ligne directrice : vous prenez des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger ces données, et l'e-mail non sécurisé n'est généralement pas d'emblée adapté aux documents sensibles et aux instructions de paiement.
Ce que ces mesures impliquent précisément est concrétisé par l'autorité de protection des données et par votre organisation professionnelle. En Belgique, vous vous tournez vers l'Autorité de protection des données (APD) et la Fédération Royale du Notariat belge (Fednot). L'essentiel est partout le même : ne partagez pas plus que nécessaire, sécurisez l'envoi, et soyez particulièrement vigilant avec les instructions de paiement.
Ceci est une explication informative, pas un avis juridique ; en cas de doute, consultez un spécialiste ou votre organisation professionnelle. Sur le cadre plus large, vous en lisez davantage dans envoyer des données personnelles par e-mail sous le RGPD.
Ce que votre e-mail doit alors savoir faire
À partir de cette double mission (confidentialité et authenticité), l'e-mail pour un office notarial exige quelques éléments concrets :
- Un hébergement européen et conforme au RGPD : pour que vous sachiez où se trouvent les données de vos dossiers et à quel droit elles sont soumises.
- Des connexions chiffrées (TLS) : pour que les actes et les instructions soient protégés en chemin entre vous et le serveur.
- Une authentification correcte de l'expéditeur (SPF, DKIM, DMARC) : pour qu'il devienne plus difficile aux fraudeurs de se faire passer pour votre office.
- Un filtrage puissant contre le phishing et les malwares : la première ligne contre les faux e-mails qui tentent de détourner un paiement.
- Une protection des accès renforcée : avec la vérification en deux étapes comme verrou supplémentaire sur chaque boîte mail.
- Des sauvegardes fiables et une gestion pour tout l'office : pour que la correspondance soit conservée et que vous gériez de manière centralisée les boîtes mail des collaborateurs.
E-mail pour notaires : pourquoi Mailflux convient
Mailflux vous donne des boîtes mail professionnelles sur le domaine de votre office, hébergées en Europe et conformes au RGPD, la base qui convient au secret professionnel d'un notaire. Vos données sont en Europe, les connexions se font de manière chiffrée via TLS, et vous activez en option la vérification en deux étapes par boîte mail pour qu'un mot de passe divulgué ne donne pas aussitôt accès aux dossiers en cours.
Contre la fraude, c'est surtout l'authenticité qui compte. Mailflux prend en charge les normes d'authentification de l'expéditeur, SPF, DKIM et DMARC, qui rendent plus difficile pour les escrocs l'envoi de messages qui semblent venir de nom@votreoffice.be. En plus de cela, le filtrage contre le spam, le phishing et les malwares fonctionne avec du machine learning, ce qui aide contre les faux e-mails par lesquels commencent la fraude à la facture et la fraude au président. En cas d'instructions de paiement modifiées, vérifiez toujours vous-même via un numéro de téléphone connu : la technique aide, mais le dernier contrôle reste une affaire humaine.
Vous travaillez avec plusieurs notaires, clercs et un secrétariat ? Avec la gestion de comptes en masse, vous créez en une fois des boîtes mail sous un seul domaine d'office, plus des adresses partagées comme info@ ou dossiers@. La webmail fonctionne dans le navigateur sur chaque appareil, sans installation. Ailleurs dans le domaine juridique, Mailflux fonctionne déjà : l'avocate Viki l'a choisi pour des raisons de RGPD et de sécurité et travaille avec fluidité et productivité via la webmail. Vous reconnaissez cette question de confidentialité ? Alors e-mail pour avocats est une page apparentée, et sur pour qui Mailflux est fait vous voyez quelles autres professions s'y retrouvent.
FAQ
Questions fréquentes
Comment l'e-mail aide-t-il contre la fraude à la facture lors d'un transfert de propriété ?
Une authentification correcte de l'expéditeur (SPF, DKIM, DMARC) rend plus difficile pour les fraudeurs l'envoi de messages qui semblent venir de votre office, et le filtrage intercepte beaucoup de phishing. Vérifiez toujours les numéros de compte modifiés via un numéro de téléphone connu avant qu'un montant ne soit versé.
Puis-je envoyer des actes et des testaments par e-mail ?
Uniquement de manière sécurisée et limitée à ce qui est nécessaire. Ces documents relèvent de votre secret professionnel et contiennent des données personnelles protégées par le RGPD. Veillez au chiffrement et vérifiez le destinataire. En cas de doute, consultez votre organisation professionnelle sur les canaux indiqués pour les documents sensibles.
Puis-je gérer l'e-mail de tout mon office notarial de manière centralisée ?
Oui. Avec la gestion de comptes en masse, vous créez en une fois des boîtes mail sous le domaine de votre office : une adresse par notaire, clerc et collaborateur plus des adresses partagées comme dossiers@. Ainsi l'office garde la gestion centralisée et toute la communication provient d'un seul domaine reconnaissable et authentique.