Puis-je envoyer des données médicales/de patients par e-mail ?
Pourquoi cette question est délicate
Les données médicales révèlent quelque chose sur la santé de quelqu'un, et c'est précisément le type d'information que vous ne voulez à aucun prix laisser fuiter. Le RGPD range donc les données de santé parmi les données à caractère personnel particulières, avec une protection renforcée. Un e-mail ordinaire qui voyage sans protection sur Internet n'offre pas d'emblée cette protection supplémentaire.
Cela ne signifie pas que l'e-mail est interdit. Cela signifie que vous devez prendre des mesures adaptées à la sensibilité de l'information. La question n'est donc pas tant « est-ce permis ? » que « comment le faire de manière responsable ? ».
Important à savoir : une erreur est vite commise. Une adresse mal saisie, une pièce jointe qui parvient à la mauvaise personne ou une connexion non sécurisée peut déjà constituer une violation de données. C'est justement pourquoi il vaut la peine de mettre en place au préalable quelques habitudes fixes et la bonne base technique, afin de ne pas devoir réfléchir à chaque fois si tout est bien en ordre.
Ce qu'exigent le RGPD et les règles déontologiques
La règle principale : prenez des mesures techniques et organisationnelles appropriées, adaptées au risque. Pour les données de santé, la barre est placée haut. En pratique, cela se résume généralement à ces points.
- Envoyer de manière sécurisée. Veillez à ce que le message soit protégé en transit par des connexions chiffrées, et envisagez une protection supplémentaire pour les contenus les plus sensibles. Découvrez comment cela fonctionne dans forced TLS et connexions chiffrées.
- Le bon destinataire. Vérifiez soigneusement l'adresse e-mail. Une faute de frappe qui livre des données à la mauvaise personne constitue une violation de données.
- Base légale ou consentement. Assurez-vous d'avoir une raison valable de partager les données, et informez le patient là où cela s'impose.
- Le moins possible. N'envoyez que ce qui est vraiment nécessaire, pas davantage.
La façon précise dont ces règles sont mises en œuvre varie selon la profession. En Belgique, vous vous référez au code de déontologie de votre Ordre et à l'Autorité de protection des données (APD). La direction est la même pour tous, les détails non.
Cet article est informatif et ne constitue pas un avis juridique. Si vous doutez d'une situation concrète, consultez un spécialiste ou votre organisation professionnelle. Pour la question plus large hors du secteur des soins, lisez puis-je envoyer des données à caractère personnel par e-mail sous le RGPD ?.
Comment envoyer des données médicales par e-mail de manière responsable ?
Concrètement, ce plan d'étapes aide à réduire le risque :
- Limitez le contenu. Ne mettez pas dans le message ou la pièce jointe plus que ce qui est strictement nécessaire pour le destinataire.
- Vérifiez le destinataire. Contrôlez l'adresse et, en cas de doute, confirmez via un autre canal, surtout avec de nouveaux contacts.
- Utilisez une connexion sécurisée. Veillez à envoyer et recevoir votre courrier via des connexions chiffrées (TLS).
- Sécurisez l'accès. Activez la vérification en deux étapes sur votre boîte mail, afin qu'un mot de passe volé ne suffise pas pour y entrer.
- Suivez les canaux de votre profession. Pour l'échange proprement dit de dossiers, des systèmes spécifiques et prescrits s'appliquent souvent. Utilisez-les là où ils sont obligatoires.
Ce que cela signifie pour votre choix d'e-mail
Le RGPD n'exige aucune marque précise, mais bien une base fiable et bien sécurisée. Concrètement, vous voulez un e-mail hébergé en Europe et conforme au RGPD, avec des connexions chiffrées, une protection d'accès forte et un filtrage qui bloque les faux messages.
Mailflux fournit précisément une telle base : des boîtes mail professionnelles sur votre propre domaine, hébergées en Europe et conformes au RGPD. Les connexions se font de manière chiffrée via TLS, vous activez en option la 2FA par boîte mail, et chaque formule comprend antivirus, antispam, antimalware et sauvegardes automatiques. Le filtrage piloté par apprentissage automatique aide contre le phishing qui se fait passer pour un expéditeur connu : précisément le type de courrier qui mène à un mauvais clic et à une violation de données.
Restons honnêtes : Mailflux n'est pas un système distinct spécialement certifié pour la messagerie médicale, et n'offre pas de chiffrement de bout en bout. C'est de l'e-mail professionnel hébergé dans l'UE et conforme au RGPD, qui constitue un socle solide et sécurisé. Pour l'échange de dossiers médicaux, suivez en outre les canaux prescrits par votre organisation professionnelle. Vous en lirez davantage sur le contexte sectoriel dans l'e-mail pour les soins de santé, et vous verrez quelles professions sont concernées plus loin dans à qui s'adresse Mailflux.
En bref
Envoyer des données médicales par e-mail est permis, à condition de le faire de manière sécurisée, de vérifier le bon destinataire et de disposer d'une base légale valide. L'e-mail non sécurisé y est insuffisant ; une boîte mail hébergée dans l'UE, conforme au RGPD, avec des connexions chiffrées et la 2FA, est une base judicieuse. Pour les règles précises dans votre situation : consultez votre organisation professionnelle ou un spécialiste.
Vous voulez mettre cette base en place tout de suite correctement ? Demandez votre boîte mail sans engagement, nous vous accompagnons volontiers.