Envoyer des e-mails en toute sécurité : guide pratique
Qu'est-ce qu'envoyer des e-mails en toute sécurité ?
Envoyer des e-mails en toute sécurité, c'est envoyer du courrier d'une manière qui protège la confidentialité et l'intégrité de vos messages. Cela va au-delà d'un seul paramètre : c'est la combinaison de l'endroit où se trouve votre courrier, de la manière dont l'accès est sécurisé, de la façon dont les messages sont chiffrés en chemin, et du soin avec lequel vous agissez vous-même.
Important à savoir : aucune mesure ne rend l'e-mail « totalement sûr » à elle seule. La sécurité est un empilement de petits choix raisonnables. Chaque couche que vous ajoutez rend la tâche plus difficile pour un malfaiteur et plus rassurante pour vous.
Pourquoi cela compte
Pour les professionnels qui travaillent avec des données confidentielles, envoyer des e-mails en toute sécurité n'est pas accessoire. Un médecin, un avocat ou un comptable envoie chaque jour des informations qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains. Si quelque chose tourne mal, cela touche vos clients et votre crédibilité, et peut avoir des conséquences au regard des règles de protection de la vie privée.
Indépendamment de la loi aussi, il y a un risque réel. Le phishing et les comptes piratés font partie des manières les plus fréquentes dont les données fuitent. Un seul mot de passe faible ou un seul clic sur un faux lien peut ouvrir toute une boîte. Précisément parce que l'e-mail est si banal, on sous-estime facilement sa sécurité.
Et il y a un côté rassurant : l'essentiel est bien faisable sans connaissance technique. Vous n'avez pas besoin d'être un expert pour activer les mesures les plus importantes. Le plus grand gain réside souvent dans quelques habitudes simples.
Comment cela fonctionne
Voyez l'envoi d'e-mails en toute sécurité comme la protection d'une maison. Vous mettez une serrure solide sur la porte, vous veillez à ce que le courrier ne puisse pas être ouvert en chemin, et vous faites attention à qui vous laissez entrer. En termes d'e-mail :
- Mot de passe fort et vérification en deux étapes (2FA). C'est votre porte d'entrée. Un mot de passe unique et long combiné à la 2FA tient les indésirables dehors, même si votre mot de passe fuitait un jour. Comment le configurer, vous le lisez dans protéger votre e-mail avec un mot de passe fort et la 2FA.
- Connexions chiffrées. Les messages doivent être protégés en chemin, pour qu'ils ne soient pas lisibles par d'autres entre le serveur et l'appareil. Comment fonctionne ce chiffrement figure dans le forced TLS et les connexions chiffrées expliqués.
- Hébergement fiable. L'endroit où se trouve votre courrier détermine à quel droit il est soumis et qui peut y accéder en théorie. Un hébergement européen sous le RGPD est ici une base raisonnable.
- Envoyer en conscience. Tout n'a pas sa place dans un e-mail ordinaire. Pour les données personnelles sensibles ou particulières, des exigences plus strictes s'appliquent. Pour cet arbitrage, il y a puis-je envoyer des données personnelles par e-mail (RGPD).
Ce à quoi vous devez faire attention
Quelques erreurs fréquentes qui font que ça tourne mal :
- Réutiliser des mots de passe. Si vous utilisez partout le même mot de passe, une seule fuite ouvre aussitôt plusieurs portes. Travaillez avec des mots de passe uniques et activez la 2FA là où c'est possible.
- Cliquer sans regarder. Le phishing s'appuie sur la hâte et la confiance. Vérifiez l'expéditeur et survolez les liens avant de cliquer. En cas de doute, renseignez-vous via un autre canal.
- Sous-estimer les données personnelles particulières. Pour les données de santé et d'autres catégories sensibles, des exigences plus strictes s'appliquent sous le RGPD. Un courrier ordinaire non sécurisé n'y est généralement pas adapté ; veillez à une protection appropriée.
- Penser que le cloud est sûr d'office. « C'est dans le cloud » ne dit rien sur le pays où se trouvent les serveurs ou le droit applicable. Renseignez-vous sur la localisation des données.
- Voir la sécurité comme une tâche unique. C'est de l'entretien, pas un projet. Faites le ménage des anciennes adresses, vérifiez de temps en temps vos paramètres et gardez une vue de qui a accès à quoi.
- Ouvrir des pièces jointes sans réfléchir. Beaucoup de malwares arrivent via une pièce jointe qui paraît inoffensive. Si vous n'attendez pas le fichier, ou si l'expéditeur ne colle pas tout à fait, ne l'ouvrez pas et renseignez-vous. Laissez en outre votre fournisseur contrôler les pièces jointes contre les malwares.
- Oublier la redirection automatique. Une règle de redirection vers une adresse privée ou un ancien compte fait fuiter des données sans qu'on le remarque. Vérifiez régulièrement s'il existe des règles actives que vous n'avez pas configurées vous-même.
Ce sont des points d'attention généraux, pas un jugement définitif pour votre situation. Ce qui est précisément exigé dans votre cas peut varier ; en cas de doute, consultez un spécialiste ou l'Autorité de protection des données (APD), l'autorité belge.
Et chez Mailflux
Mailflux pose la base sur laquelle vous pouvez bâtir en toute sécurité. Vos boîtes mail sont sur votre propre domaine, hébergées en Europe et conformes au RGPD. Les connexions se font de manière chiffrée (via TLS), pour que les messages soient protégés entre le serveur et l'appareil.
Chaque plan comprend antivirus, antispam et antimalware, plus un filtrage intelligent contre le spam, le phishing et les malwares et des sauvegardes automatiques. La vérification en deux étapes, vous l'activez en option pour un verrou supplémentaire sur votre compte. Vous envoyez du courrier via la webmail sur chaque appareil ou via votre propre logiciel de messagerie. Ce que vous ajoutez vous-même en vigilance détermine le reste. Vous en lisez plus sur le côté hébergement dans l'hébergement d'e-mail européen sur votre propre domaine.
FAQ
Questions fréquentes
L'e-mail est-il vraiment assez sûr pour des données sensibles ?
Un e-mail ordinaire n'est pas automatiquement adapté aux données personnelles particulières comme les données de santé ; pour celles-ci, des exigences plus strictes s'appliquent. Avec des connexions chiffrées, la 2FA et un hébergement européen, vous posez une bonne base, mais l'arbitrage reste du sur-mesure. En cas de doute, consultez un spécialiste.
Quelle est l'étape la plus importante pour envoyer des e-mails plus sûrs ?
Activer la vérification en deux étapes et utiliser un mot de passe unique et fort. La plupart des comptes sont piratés via des mots de passe volés ou réutilisés, donc cette seule habitude offre relativement la plus grande protection. Voir protéger l'e-mail avec la 2FA.
Le chiffrement protège-t-il entièrement mon e-mail ?
Les connexions chiffrées protègent les messages en chemin entre le serveur et l'appareil, ce qui est une couche importante. Une protection totale n'existe pas : le destinataire, votre mot de passe et votre propre vigilance comptent aussi. Voir le forced TLS et les connexions chiffrées.
Comment reconnaître un e-mail de phishing ?
Faites attention à l'urgence inattendue, aux expéditeurs qui ne collent pas tout à fait, et aux liens qui pointent vers une adresse étrange quand vous les survolez. Si l'on vous demande de vous connecter ou de payer via un lien, soyez particulièrement attentif. En cas de doute, renseignez-vous via un autre canal.