Signature e-mail : modèle et guide
Le modèle de signature e-mail
Copiez ce bloc et adaptez les champs à compléter :
``` Cordialement,
[Prénom Nom] [Fonction], [Nom de l'entreprise] [+32 470 00 00 00] [www.votredomaine.be] ```
Vous la voulez plus compacte ? Alors laissez tomber la fonction et gardez le nom, l'entreprise et une seule coordonnée. Une signature peut tout à fait être courte ; la lisibilité l'emporte toujours sur l'exhaustivité.
Voici comment l'adapter
Chaque ligne a un rôle précis, alors remplissez-les avec attention.
- Prénom Nom : votre nom complet, tel que les clients vous connaissent.
- Fonction, Nom de l'entreprise : résumez brièvement votre rôle et votre activité ; laissez tomber la fonction si vous travaillez seul et qu'elle n'apporte rien.
- Numéro de téléphone : le numéro où vous êtes réellement joignable, avec l'indicatif pays.
- Site web : votre propre domaine. Si vous utilisez une adresse e-mail sur ce même domaine, cela se renforce aussitôt mutuellement. Un terme vous laisse perplexe ? Consultez le glossaire.
Courtes bonnes pratiques
Une bonne signature est avant tout sobre et fiable. Tenez-vous à ces points :
- Restez concis. Quatre à cinq lignes suffisent. Une longue signature détourne l'attention de votre message.
- Pas d'images lourdes. Les grandes images ralentissent votre courrier et atterrissent parfois comme pièce jointe séparée. Le texte fonctionne partout et sur tout appareil.
- Un seul logo, en option. Si vous tenez tout de même à un logo, utilisez un seul petit logo léger, et rien de plus.
- Pas de mentions juridiques, sauf si c'est vraiment nécessaire. Presque personne ne lit les longs pieds de page. Ne les ajoutez que si votre secteur ou votre situation l'exige.
- Cohérent pour toute l'équipe. Si vous travaillez avec des collègues, convenez d'une même mise en forme pour que tous les e-mails se ressemblent.
Le texte plutôt que l'image est délibérément le choix sûr. Une signature en texte brut reste lisible dans tout logiciel de messagerie, sur tout téléphone et même lorsque quelqu'un désactive les images. Une signature entièrement composée d'une image, elle, disparaît alors, et c'est justement au moment où vous voulez paraître joignable.
Ce qu'il vaut mieux laisser de côté
Une signature épurée est souvent une affaire d'élagage. Ces éléments, vous faites généralement mieux de les laisser de côté :
- Une rangée d'icônes de réseaux sociaux. Cela n'apporte que rarement quelque chose et rend l'e-mail brouillon.
- Des citations ou maximes inspirantes. L'intention est sympathique, mais cela détourne l'attention de votre message.
- Votre mobile privé, sauf si les clients peuvent vraiment vous y joindre.
- Plusieurs adresses et numéros. Choisissez le canal sur lequel vous répondez le plus vite et tenez-vous-y.
- De grands pieds de page juridiques. À n'ajouter que si votre secteur l'impose ; sinon, personne ne les lit.
Télécharger ou conserver
Pratique à garder sous la main : enregistrez cette page comme favori ou imprimez-la, afin de pouvoir réutiliser le modèle lorsque vos informations changent.
Étape suivante
Votre signature est prête ? Mettez-la alors dans votre boîte mail avec le guide configurer une signature e-mail. Si vous en êtes encore aux bases, la check-list pour une adresse e-mail professionnelle vous aidera à avancer.