Partager des contacts avec vos collègues
Ce dont vous avez besoin
- Une boîte mail Mailflux sur une formule Pro ou Premium. La gestion centralisée et partageable des contacts figure dans ces formules, pas dans Basique.
- Votre adresse e-mail complète et le mot de passe de votre boîte mail pour vous connecter à la webmail.
- L'adresse e-mail du ou des collègues avec qui vous voulez partager le carnet d'adresses.
- Vous voulez ensuite les contacts aussi sur votre téléphone ? Lisez synchroniser vos contacts via CardDAV.
Partager des contacts : étape par étape
- Rendez-vous sur webmail.mailflux.eu et connectez-vous avec votre adresse e-mail et votre mot de passe.
- Ouvrez les Contacts via le menu du haut.
- Créez un carnet d'adresses pour l'équipe, ou choisissez un carnet existant que vous voulez partager.
- Ouvrez les options de ce carnet d'adresses et choisissez Partager.
- Renseignez l'adresse e-mail de votre collègue, définissez l'accès souhaité et confirmez.
- Cliquez sur Enregistrer. Votre collègue verra apparaître le carnet d'adresses partagé dès qu'il se connectera.
Répétez l'étape 5 pour chaque collègue supplémentaire. Si vous placez vos nouveaux clients ou contacts dans ce carnet d'adresses, vos collègues les voient immédiatement. Pratique lorsque quelqu'un est en vacances ou quitte l'entreprise : les données restent conservées de façon centralisée.
Pourquoi un seul carnet d'adresses centralisé ?
Un carnet d'adresses partagé évite que chacun tienne sa propre petite liste avec des données qui, avec le temps, ne sont plus correctes. Les données de vos clients et fournisseurs sont au même endroit et restent celles de l'équipe, même si quelqu'un change de fonction ou s'en va. Les nouveaux collègues sont ainsi immédiatement au courant : ils voient les mêmes contacts que le reste, sans recopier ni importer. Vous décidez vous-même quels carnets d'adresses vous partagez et lesquels restent privés.
Ça ne fonctionne pas ?
- Vous ne voyez pas les Contacts ou pas d'option de partage. La gestion centralisée et partageable des contacts fait partie des formules Pro et Premium. Sur une formule Basique, elle n'est pas disponible.
- Votre collègue ne voit pas le carnet d'adresses. Vérifiez l'adresse e-mail saisie et demandez à votre collègue de se reconnecter ou d'actualiser la page.
- Vous partagez par erreur le mauvais carnet d'adresses. Ouvrez les options du bon carnet d'adresses et modifiez le partage à cet endroit.
- Toujours bloqué ? Vous trouvez les réglages serveur et compte actuels sur réglages IMAP et serveur.
Terminé, et besoin d'aide ?
Partagez votre premier carnet d'adresses et demandez à un collègue de confirmer qu'il apparaît. Si c'est le cas, votre équipe travaille avec une liste de contacts centralisée. Vous voulez aussi ces contacts partout sur vos appareils ? Configurez CardDAV, ou gardez tout bien clair avec l'agenda en ligne avec calendrier.
Vous n'y arrivez pas ? Nous vous aidons volontiers personnellement à démarrer, ou nous le configurons simplement pour vous.
FAQ
Questions fréquentes
Toute mon équipe peut-elle mettre à jour le même carnet d'adresses ?
Oui. Si vous placez vos contacts dans un carnet d'adresses partagé, les collègues avec qui vous partagez travaillent avec les mêmes données. Si quelqu'un modifie un numéro ou une adresse, c'est aussitôt correct pour tout le monde. Vous évitez ainsi les listes isolées et périmées sur l'appareil de chacun.
Les contacts partagés figurent-ils aussi sur mon téléphone ?
Oui. Un carnet d'adresses partagé se synchronise vers votre téléphone ou votre application de contacts via CardDAV. Ainsi, vous avez toujours les contacts de l'équipe à portée de main, même en déplacement. Découvrez comment le configurer dans synchroniser vos contacts via CardDAV.