Propriétaire de votre adresse e-mail : vraiment à vous
Que signifie être propriétaire de votre adresse e-mail ?
Être propriétaire de votre adresse e-mail veut dire que vous, ou votre organisation, avez le contrôle de l'adresse elle-même, et pas seulement du contenu de la boîte de réception. Cette distinction est plus importante qu'il n'y paraît.
Avec une adresse gratuite comme naam@gratisdienst, le service est maître de l'adresse. Si le compte est bloqué, ou si le service disparaît, vous perdez votre adresse, avec tout ce qui y est lié. Avec une adresse sur votre propre domaine, le contrôle appartient au titulaire du domaine. Tant que celui-ci gère le domaine, l'adresse continue d'exister, indépendamment du fournisseur qui héberge les boîtes mail.
Pourquoi c'est important
Pour les associations, les ASBL et les écoles, c'est souvent un apprentissage douloureux. Prenez une inquiétude fréquemment entendue : un membre du conseil s'en va en mauvais termes et a encore accès à l'adresse par laquelle passe toute la communication officielle. Qui est alors réellement maître de cette adresse ? Si elle est sur un compte privé de ce membre, celui-ci peut en théorie la « prendre en otage » : changer le mot de passe, exclure l'organisation, ou simplement refuser de coopérer au transfert.
Si cette même adresse est sur le domaine propre de l'organisation, le problème est minime. L'organisation gère le domaine, crée un nouveau mot de passe ou transfère la boîte mail, et l'adresse reste tout simplement celle de l'association. Pour des rôles comme bestuur@ ou penningmeester@, c'est crucial ; vous lirez comment les transférer proprement dans les adresses e-mail de fonction et la passation.
En tant que particulier aussi, la propriété compte. Votre adresse e-mail est la clé de presque tous vos autres comptes : de votre banque à vos boutiques en ligne, tous envoient un e-mail de récupération à cette seule adresse. Si vous la perdez, cela touche une grande partie de votre vie numérique, et vous le remarquez souvent au pire moment possible. Garder la main sur cette seule adresse n'est donc pas un détail, mais l'un des choix les plus sous-estimés que vous faites en ligne.
Comment ça marche
Pensez à la différence entre un logement en location et une maison sur un terrain qui vous appartient. Avec une adresse gratuite, vous louez : vous y habitez tant que le bailleur vous le permet, mais l'endroit n'est pas à vous. Avec un domaine propre, la maison est sur votre terrain : vous pouvez changer d'équipe de construction (le fournisseur), mais l'adresse continue d'exister.
Concrètement, cela fonctionne ainsi :
- Vous enregistrez un domaine (ou vous apportez un domaine existant). Ce domaine est la base de votre adresse.
- Vous reliez l'e-mail à ce domaine. Votre fournisseur héberge les boîtes mail, mais le domaine reste à vous.
- C'est vous qui gérez les comptes. Vous décidez qui obtient une boîte mail, qui conserve l'accès et qui vous supprimez. Si quelqu'un s'en va, vous retirez simplement l'accès.
- Si vous changez un jour de fournisseur, vous déplacez les boîtes mail et vous pointez le domaine vers le nouvel hébergeur. Votre adresse reste la même.
Vous trouverez davantage sur les bases dans l'e-mail sur votre propre domaine : quoi et pourquoi.
À quoi faire attention
Quelques points d'attention qui font la différence :
- Mettez le domaine au nom de l'organisation, pas d'une personne. Si le domaine est au nom privé d'un membre du conseil ou d'un collaborateur, vous vous exposez au même risque de prise d'otage qu'avec un compte privé. Enregistrez-le au nom de l'organisation elle-même.
- Gardez l'enregistrement du domaine sous votre propre gestion. Sachez qui gère le domaine, où il est enregistré et quand il doit être renouvelé. Si un domaine expire à votre insu, vous pouvez tout de même perdre votre adresse.
- Organisez la passation à l'avance. Consignez qui a accès et comment vous le transférez si quelqu'un s'en va. Lors des changements de conseil, cela évite bien des tracas.
- Ne confondez pas le domaine avec la boîte mail. Le domaine est le bien qui porte votre adresse ; la boîte mail est le stockage chez un fournisseur. Vous pouvez changer le second sans perdre le premier.
Et chez Mailflux
Chez Mailflux, votre e-mail se trouve sur votre propre domaine, hébergé en Europe et conforme au RGPD. Vous apportez un domaine existant (vous avez alors besoin d'un accès DNS) ou Mailflux en enregistre et en gère un pour vous. L'adresse reste ainsi à vous ou à votre organisation, quel que soit l'hébergeur des boîtes mail.
Vous gérez vos comptes vous-même, et pour les équipes, il y a la gestion de comptes en masse pour créer et gérer en une fois plusieurs boîtes mail. Si quelqu'un s'en va, vous adaptez l'accès sans perdre votre adresse. Chaque formule comprend 20 alias gratuits, des sauvegardes automatiques et, en option, la vérification en deux étapes. Vous voulez être sûr de ne jamais perdre votre adresse ? Lisez alors vous ne perdez plus jamais votre adresse e-mail.
FAQ
Questions fréquentes
Un membre du conseil sur le départ peut-il prendre notre adresse e-mail en otage ?
Seulement si l'adresse est sur un compte privé ou un domaine au nom personnel de quelqu'un. Si l'adresse est sur le domaine propre de l'organisation, alors c'est l'organisation qui gère l'accès : vous créez un nouveau mot de passe ou vous transférez la boîte mail, et l'adresse reste la vôtre.
Suis-je propriétaire d'une adresse e-mail gratuite ?
Pas vraiment. Avec un service gratuit, l'adresse est liée aux conditions de ce service. Si le compte est bloqué ou si le service s'arrête, vous perdez l'adresse. Seule une adresse sur votre propre domaine vous donne un véritable contrôle.
Mon adresse e-mail reste-t-elle à moi si je change de fournisseur ?
Oui, si elle est sur votre propre domaine. Vous déplacez les boîtes mail vers le nouveau fournisseur et vous pointez votre domaine vers lui ; l'adresse elle-même ne change pas. Voir conserver votre adresse e-mail avec un domaine propre.
Au nom de qui mettre le domaine de notre association ?
Au nom de l'association ou de l'organisation elle-même, jamais au nom privé d'un membre du conseil. Le contrôle reste ainsi celui de l'organisation, même si quelqu'un s'en va. Consignez en outre qui gère le domaine et qui peut transférer l'accès lors d'un changement de conseil.