Sauvegarde e-mail : pourquoi et comment
Qu'est-ce qu'une sauvegarde d'e-mails ?
Une sauvegarde d'e-mails est une copie de votre boîte mail conservée à part de votre boîte de réception en direct. Là où votre boîte de réception habituelle montre l'état actuel, une sauvegarde fige un instantané de l'apparence de votre boîte mail à un moment antérieur. Si quelque chose se perd, vous pouvez revenir à cet état antérieur.
La différence avec « mon courrier est bien dans le cloud, non ? » est importante. Le fait que vos messages soient sur un serveur ne signifie pas encore qu'ils sont automatiquement protégés contre vos propres erreurs. Si vous supprimez un dossier, il est parti, y compris sur le serveur, à moins qu'il en existe une sauvegarde distincte. Une sauvegarde est donc un filet de sécurité, pas un luxe.
Pourquoi une sauvegarde e-mail compte
Votre boîte mail est souvent la mémoire de votre entreprise : rendez-vous, devis, factures, contacts clients, pièces jointes que vous ne conservez nulle part ailleurs. Si cela se perd, vous perdez plus que des messages : vous perdez des preuves, un historique et parfois de l'argent ou du temps. Quelques situations où une sauvegarde vous sauve :
- L'erreur humaine. La cause la plus fréquente : vous effacez par mégarde un e-mail ou un dossier entier, ou vous videz la corbeille trop vite.
- Un compte piraté ou compromis. Si quelqu'un accède sans autorisation et efface des messages, une sauvegarde saine est votre chemin de retour.
- Un rançongiciel ou un logiciel malveillant. Un logiciel malveillant peut rendre des fichiers et du courrier inutilisables. Avec une sauvegarde, vous ne repartez pas de zéro.
- Une panne ou un problème technique. Rare avec un hébergement professionnel, mais une sauvegarde est l'assurance au cas où cela arriverait quand même.
- Le départ d'un collaborateur. Si quelqu'un quitte l'organisation, vous voulez conserver son courrier professionnel. Une sauvegarde préserve cet historique.
Pour une association, une école ou une petite entreprise avec plusieurs boîtes aux lettres, cela compte doublement : plus il y a de boîtes mail, plus le risque qu'un problème survienne un jour est grand. Vous en lirez davantage sur l'importance dans pourquoi une sauvegarde e-mail compte.
Comment ça fonctionne
Faire une sauvegarde revient à figer régulièrement une copie et à la conserver en sécurité à part. En pratique, on distingue deux approches :
- Les sauvegardes automatiques par votre service d'e-mail. Votre fournisseur réalise à des moments fixes une copie de vos boîtes mail et la conserve sur sa propre infrastructure. Vous n'avez rien à faire ; cela tourne en arrière-plan. S'il faut récupérer quelque chose, la sauvegarde est restaurée.
- Conserver une copie vous-même. Vous pouvez aussi exporter votre courrier vous-même ou tenir une copie locale via un logiciel de messagerie. Cela vous donne un exemplaire supplémentaire sous votre propre contrôle, mais demande de la discipline : vous devez y penser vous-même.
Pour la plupart des gens, la première approche est la plus pratique : automatique et sans souci. Un principe sain consiste à ce qu'une bonne copie se trouve à un autre endroit que l'original, afin qu'un seul problème n'atteigne pas les deux à la fois. Pour savoir comment la restauration se déroule en pratique, lisez restaurer un e-mail à partir d'une sauvegarde.
La fréquence des sauvegardes détermine ce que vous pouvez perdre dans le pire des cas. Si une copie est faite chaque jour, vous perdez tout au plus le courrier d'une journée en cas de problème. Avec un service d'e-mail professionnel, cela se produit en arrière-plan, à des moments fixes, sans que vous ayez à y penser. C'est justement le grand avantage des sauvegardes automatiques : elles fonctionnent précisément aussi le jour où vous n'y auriez pas pensé vous-même.
À quoi être attentif
Une sauvegarde n'est un vrai filet de sécurité que si vous réglez quelques points correctement :
- Sachez qu'il existe une sauvegarde. Ne partez pas de suppositions. Vérifiez si votre service d'e-mail réalise des sauvegardes et si vous devez faire quelque chose pour cela.
- Une sauvegarde que vous ne pouvez pas restaurer ne compte pas. Ce n'est pas la copie en elle-même qui importe, mais le fait de récupérer réellement votre courrier lorsque c'est nécessaire. Sachez à l'avance comment se déroule cette restauration.
- Ne confondez pas synchronisation et sauvegarde. Si votre courrier est synchronisé sur plusieurs appareils, une suppression s'efface aussi partout. Ce n'est pas un filet de sécurité contre vos propres erreurs.
- Pensez à la durée de conservation souhaitée. Pour certains messages, vous voulez ou devez pouvoir les retrouver pendant une plus longue période. C'est une réflexion distincte de la sauvegarde elle-même.
- Ne conservez pas votre sauvegarde au même endroit que l'original. Sinon, un seul incident atteint les deux.
Et chez Mailflux
Chez Mailflux, une sauvegarde automatique est incluse dans chaque formule : Basique, Pro et Premium. Vous n'avez donc rien à configurer ni à retenir : vos messages sont protégés en arrière-plan, afin qu'ils ne se perdent pas comme ça.
Si quelque chose doit un jour être restauré, notre support personnel vous y aide : prenez contact et nous voyons ensemble ce qu'il faut. Vos boîtes mail se trouvent en outre en Europe et sont conformes au RGPD, et chaque formule comprend antivirus, antispam et antimalware. Vous en lirez davantage sur son fonctionnement dans l'e-mail sur votre propre domaine. Ainsi, votre e-mail est bien protégé, avec un filet de sécurité qui tourne simplement en continu.
FAQ
Questions fréquentes
Mailflux réalise-t-il automatiquement des sauvegardes de mon e-mail ?
Oui. Chaque formule comprend des sauvegardes automatiques, de Basique à Premium. Elles tournent en arrière-plan, de sorte que vos messages sont protégés sans que vous ayez à configurer quoi que ce soit. Si quelque chose doit être restauré, notre support vous y aide, n'hésitez pas à prendre contact.
Une sauvegarde, est-ce la même chose que l'espace de stockage ?
Non. L'espace de stockage, c'est la quantité de courrier que votre boîte mail peut contenir (8 Go avec Basique, 25 Go avec Pro, 50 Go avec Premium). Une sauvegarde est une copie de secours distincte qui vous permet de récupérer des messages perdus. Vous avez besoin des deux : de l'espace pour travailler et un filet de sécurité.
Dois-je aussi réaliser une sauvegarde moi-même ?
Ce n'est pas obligatoire, car les sauvegardes automatiques tournent déjà. Si vous voulez une sécurité supplémentaire ou une copie entièrement sous votre propre contrôle, vous pouvez exporter votre courrier vous-même ou tenir une copie locale via un logiciel de messagerie. Pour la plupart des utilisateurs, la sauvegarde automatique suffit.