Backup email: perché e come
Cos'è un backup email?
Un backup email è una copia della tua casella conservata separatamente dalla posta in arrivo attiva. Se la normale posta in arrivo mostra la situazione attuale, un backup registra un'istantanea di com'era la tua casella in un momento precedente. Se qualcosa va perso, puoi tornare a quella situazione precedente.
La differenza con “ma la mia posta non è già nel cloud?” è importante. Il fatto che i tuoi messaggi siano su un server non significa che siano protetti in automatico dai tuoi stessi errori. Se cancelli una cartella, sparisce, anche sul server, a meno che non ne esista un backup separato. Un backup è quindi una rete di sicurezza, non un lusso.
Perché un backup email è importante
La tua casella è spesso la memoria della tua azienda: accordi, preventivi, fatture, contatti con i clienti, allegati che non conservi da nessun'altra parte. Se va persa, perdi più dei messaggi. Perdi prove, storico e a volte denaro o tempo. Alcune situazioni in cui un backup ti salva:
- Errore umano. La causa più frequente: cancelli per sbaglio un'email o un'intera cartella, o svuoti il cestino troppo in fretta.
- Un account violato o compromesso. Se qualcuno ottiene un accesso non autorizzato e cancella dei messaggi, un backup pulito è la tua via di ritorno.
- Ransomware o malware. Un software dannoso può rendere inutilizzabili file e posta. Con un backup non ricominci da zero.
- Un guasto o un problema tecnico. Raro con un hosting professionale, ma un backup è l'assicurazione per quando succede comunque.
- Uscita di un collaboratore. Se qualcuno lascia l'organizzazione, vuoi conservare la sua posta di lavoro. Un backup protegge quello storico.
Per un'associazione, una scuola o una piccola impresa con più caselle conta il doppio: più caselle ci sono, più è probabile che prima o poi qualcosa vada storto. Approfondisci in perché un backup email conta.
Come funziona
Fare un backup significa registrare regolarmente una copia e conservarla al sicuro, a parte. Nella pratica esistono due approcci:
- Backup automatici dal tuo servizio email. Il tuo fornitore fa una copia delle tue caselle a intervalli fissi e la conserva sulla propria infrastruttura. Tu non devi fare nulla; tutto gira in background. Se serve recuperare qualcosa, il backup viene ripristinato.
- Conservare tu stesso una copia. Puoi anche esportare la posta o tenere una copia locale tramite un client email. Così hai una copia in più sotto il tuo controllo, ma serve disciplina: devi ricordartene tu.
Per la maggior parte delle persone il primo approccio è il più comodo, automatico e senza complicazioni. Un buon principio è che una copia valida si trovi in un posto diverso dall'originale, così un solo problema non li colpisce entrambi. Come funziona il ripristino nella pratica lo leggi in recuperare l'email da un backup.
La frequenza dei backup determina quanto puoi perdere nel caso peggiore. Se ogni giorno viene fatta una copia, se qualcosa va storto perdi al massimo la posta di un giorno. Con un servizio email professionale succede in background, a intervalli fissi, senza che tu debba pensarci. È proprio questo il grande vantaggio dei backup automatici: funzionano anche nel giorno in cui tu non ci avevi pensato.
A cosa devi fare attenzione
Un backup è una vera rete di sicurezza solo se sistemi bene alcune cose:
- Sappi con certezza che il backup esiste. Non dare nulla per scontato. Verifica se il tuo servizio email fa backup e se devi fare qualcosa tu.
- Un backup che non puoi ripristinare non conta. Non conta la copia in sé, ma se riesci davvero a recuperare la tua posta quando serve. Sappi in anticipo come avviene il ripristino.
- Non confondere la sincronizzazione con un backup. Se la tua posta è sincronizzata su più dispositivi, anche una cancellazione si propaga ovunque. Non è una rete di sicurezza contro i tuoi errori.
- Pensa a per quanto tempo vuoi conservare qualcosa. Alcuni messaggi vuoi o devi poterli ritrovare per un periodo più lungo. È una valutazione a parte rispetto al backup stesso.
- Non conservare il backup nello stesso posto dell'originale. Altrimenti un solo incidente colpisce entrambi.
E con Mailflux
Con Mailflux un backup automatico è incluso in ogni piano: Base, Pro e Premium. Non devi quindi configurare né ricordare nulla: i tuoi messaggi vengono messi al sicuro in background, così non vanno persi facilmente.
Se un giorno serve ripristinare qualcosa, il nostro supporto personale ti aiuta: contattaci e vediamo insieme cosa serve. Le tue caselle si trovano inoltre in Europa e sono conformi al GDPR, e ogni piano include antivirus, antispam e antimalware. Per saperne di più su come funziona, leggi email con il tuo dominio. Così la tua email è in buone mani, con una rete di sicurezza che lavora da sola.
FAQ
Domande frequenti
Mailflux fa in automatico il backup della mia email?
Sì. Ogni piano include backup automatici, da Base a Premium. Girano in background, così i tuoi messaggi vengono messi al sicuro senza che tu debba configurare nulla. Se serve ripristinare qualcosa, il nostro supporto ti aiuta: contattaci senza problemi.
Un backup è la stessa cosa dello spazio di archiviazione?
No. Lo spazio di archiviazione è quanta posta può contenere la tua casella (8 GB con Base, 25 GB con Pro, 50 GB con Premium). Un backup è una copia di riserva separata con cui puoi recuperare i messaggi persi. Ti servono entrambi: spazio per lavorare e una rete di sicurezza.
Devo fare anche un backup per conto mio?
Non è obbligatorio, perché i backup automatici sono già attivi. Se vuoi una sicurezza in più o una copia interamente sotto il tuo controllo, puoi esportare tu stesso la posta o tenere una copia locale tramite un client email. Per la maggior parte degli utenti il backup automatico è sufficiente.