Cos'è una casella condivisa (shared mailbox) o un indirizzo email di funzione?
Cos'è una casella condivisa?
Una casella normale appartiene a una persona: mario@latuaazienda.it. Una casella condivisa (chiamata anche indirizzo email di funzione o casella di ruolo) appartiene a un ruolo: info@latuaazienda.it, contabilita@, support@. Più persone vi hanno accesso, così la posta in arrivo può essere gestita da tutto il team.
L'indirizzo è quindi indipendente da chi lavora in quel momento. Se qualcuno se ne va o arriva qualcuno di nuovo, info@ continua semplicemente a esistere e cambia solo chi vi accede. È proprio ciò che cercano molte organizzazioni quando chiedono: qual è un buon modo per creare un indirizzo email aziendale per un'organizzazione invece che per una persona? Un indirizzo email di funzione è la risposta.
Perché una casella condivisa conta
Per un'associazione, una scuola o una piccola impresa, una casella condivisa risolve alcuni problemi ostinati:
- Nulla cade nel vuoto. Se arriva una domanda su
info@, la vede tutto il team. Se qualcuno è malato o in vacanza, se ne occupa un collega. Il cliente non si accorge di nulla. - Lo storico resta all'organizzazione. La corrispondenza non è chiusa nella casella privata di una sola persona. Se quella persona se ne va, la storia non sparisce con lei.
- Appari professionale e riconoscibile.
vendite@latuaazienda.itispira più fiducia di un indirizzo privato, e i clienti sanno subito a chi rivolgersi. - Le responsabilità sono chiare. Un indirizzo per funzione (
fatture@,candidature@) rende visibile dove va ogni tipo di messaggio.
Per i direttivi delle associazioni quest'ultimo punto è particolarmente prezioso: indirizzi come presidente@ o tesoriere@ appartengono alla funzione, non alla persona. Come organizzare un passaggio di consegne ordinato lo leggi in indirizzi email di funzione e passaggio di consegne.
Come funziona
Una casella condivisa si può impostare in due modi, a seconda di quanto vuoi farci:
- Come alias (indirizzo di inoltro). L'indirizzo
info@non è allora una casella separata, ma inoltra la posta in arrivo a una o più caselle esistenti. Semplice e veloce: ideale quando conta solo ricevere e il volume è basso. Cos'è esattamente un alias lo leggi in cos'è un alias email. - Come vera casella condivisa. L'indirizzo è allora una casella propria a cui più persone accedono o ricevono accesso. Tutti vedono gli stessi messaggi, le stesse cartelle e gli stessi elementi inviati. Utile con più volume, quando vuoi anche poter rispondere dall'indirizzo condiviso e tenere traccia di ciò che ha già avuto risposta.
Quale forma sia adatta dipende dalla tua situazione. Se info@ riceve qualche email a settimana, basta un alias. Se un team gestisce ogni giorno decine di domande, una vera casella condivisa funziona meglio. Puoi peraltro iniziare in piccolo con un alias e passare più avanti a una vera casella quando il volume cresce. La scelta non è fissata per sempre. Come impostarla passo dopo passo lo leggi in configurare una casella condivisa.
A cosa fare attenzione
Una casella condivisa funziona bene solo con alcuni accordi:
- Stabilite chi si occupa di cosa. Senza un accordo ognuno pensa che lo faccia un altro, oppure rispondono due persone contemporaneamente. Usa per esempio cartelle o etichette per segnare ciò che è in lavorazione o già gestito.
- Attenzione alla sicurezza con l'accesso condiviso. Se tutti condividono una sola password, perdi di vista chi ha fatto cosa ed è difficile cambiarla quando qualcuno se ne va. Un accesso personale alla casella condivisa è più ordinato e più sicuro.
- Scegli consapevolmente tra alias e vera casella. Un alias non può inviare da quell'indirizzo e non tiene uno storico proprio. Se lo vuoi, prendi una vera casella condivisa.
- Organizza il passaggio di consegne in anticipo. Soprattutto nelle associazioni: stabilisci come passa l'accesso quando una funzione cambia persona, così nessuno resta mai chiuso fuori o mantiene un accesso indesiderato.
- Mantieni l'ordine. Troppi indirizzi di funzione creano confusione. Inizia con gli indirizzi che usi davvero e amplia quando ce n'è bisogno.
E con Mailflux
Con Mailflux imposti facilmente gli indirizzi email di funzione, perché ogni piano include 20 alias gratuiti. Indirizzi come info@, vendite@ o direttivo@ li crei quindi senza sovrapprezzo, l'ideale per smistare le domande in modo ordinato senza pagare una casella separata per ogni indirizzo.
Se vuoi più del semplice inoltro, crei una casella completa da condividere con i colleghi. Per le organizzazioni con molti account c'è la gestione degli account in blocco, così gestisci caselle e indirizzi in modo centralizzato invece che uno per uno. Lavori nella webmail (con etichette colorate per mantenere l'ordine) su ogni dispositivo, ospitata in Europa e conforme al GDPR. Di più sulle basi leggi in email con il tuo dominio.
FAQ
Domande frequenti
Qual è la differenza tra un alias e una casella condivisa?
Un alias è un indirizzo di inoltro: la posta per info@ arriva in una casella esistente, ma non c'è una casella separata. Una casella condivisa è una casella propria a cui più persone possono accedere, con cartelle ed elementi inviati propri. Un alias è più semplice; una casella condivisa offre più ordine e la possibilità di rispondere dall'indirizzo.
Più persone possono lavorare contemporaneamente nella stessa casella?
Sì. Con una vera casella condivisa più colleghi possono avere accesso e vedere gli stessi messaggi. Mettetevi però d'accordo su chi si occupa di cosa: con cartelle o etichette segni ciò che è in lavorazione o già gestito, così nessuno fa il lavoro due volte o si lascia sfuggire un messaggio.
Un indirizzo email di funzione costa di più?
Non come alias: ogni piano Mailflux include 20 alias gratuiti, quindi indirizzi come info@ o direttivo@ li crei senza sovrapprezzo. Se vuoi una vera casella condivisa separata con il proprio spazio di archiviazione, la paghi come casella. Cosa sia adatto dipende da quanto vuoi farci.