Una casella separata per le fatture accanto a Peppol: perché la consigliamo
In breve: cosa fa esattamente Peppol?
Peppol è la rete attraverso cui aziende ed enti pubblici si scambiano fatture elettroniche strutturate, direttamente da un software di contabilità all'altro tramite un access point riconosciuto. Dal 1° gennaio 2026 è obbligatoria per le fatture B2B tra imprese belghe soggette a IVA: inviare un semplice PDF per email non basta più come fattura legale, e chi continua a farlo rischia una sanzione.
Importante da capire: Peppol non è un sistema email. La fattura viaggia come file strutturato (Peppol BIS, basato sulla norma europea EN 16931) da software a software, al di fuori della tua posta in arrivo. Come imprenditore spesso ne vedi poco: il tuo software di contabilità mostra il risultato, non il trasporto. Per le regole esatte, le eccezioni e le sanzioni rimandiamo alle fonti ufficiali del governo in fondo alla pagina; qui diamo una spiegazione generale, non una consulenza fiscale.
Perché consigliamo comunque una casella separata per le fatture
Anche con un collegamento Peppol funzionante resta del traffico email legato alle fatture. Pensa a un freelance dei Paesi Bassi o della Francia che non è ancora sulla rete, a una nota di credito, a un preventivo o alla ricevuta del parcheggio. Arriva semplicemente come PDF, e non vuoi che finisca nella stessa posta in arrivo delle newsletter e delle candidature spontanee.
C'è anche un altro aspetto: molti software di contabilità, come Yuki, Billit, Exact Online o Odoo, lavorano già con un proprio indirizzo di scansione o importazione a cui inviare le fatture da elaborare. Comodo, ma quell'indirizzo appartiene al tuo fornitore di software, non a te. Se un giorno passi a un altro software o access point, perdi quel punto di riferimento fisso. Se gestisci tu un fatture@latuaazienda.it con il tuo dominio, quell'indirizzo, e l'archivio che ci sta dietro, resta tuo, qualunque cosa faccia il software.
Un ultimo vantaggio pratico: dare accesso. Per noi un commercialista o chi gestisce la pratica può tranquillamente consultare la casella delle fatture, senza per questo dover curiosare in tutta la tua posta in arrivo generale.
Come configurare una casella per le fatture?
In pratica si riduce a cinque passi:
- Crea l'indirizzo con il tuo dominio. Per esempio
fatture@latuaazienda.it, come casella completa o come alias più leggero. Come funziona esattamente lo leggi in creare un alias. - Collegalo al tuo software di contabilità. Imposta una regola di inoltro verso l'indirizzo di scansione o importazione del tuo software di contabilità o access point, così le fatture in arrivo finiscono lì automaticamente. Non devi più inoltrare nulla a mano.
- Dai accesso solo a chi ne ha bisogno. Il tuo commercialista accede a questa sola casella, non alla posta in arrivo generale della tua azienda.
- Costruisci il tuo archivio. Oltre a ciò che conserva il tuo access point o software di contabilità, in questa casella tieni tu una panoramica ordinata che resta tua. Vedi anche archiviazione email e tempi di conservazione.
- Proteggi l'indirizzo in modo particolare. Una casella che riceve soprattutto allegati da esterni è un bersaglio preferito per le fatture false. Un buon filtro e sapere a cosa fare attenzione (vedi riconoscere il phishing) sono quindi indispensabili.
Dove a volte qualcosa va storto
Una cosa vogliamo dirla chiaramente: una casella per le fatture non sostituisce il tuo obbligo Peppol. È una rete di sicurezza per ciò che arriva ancora per email, non un modo per aggirare lo scambio strutturato obbligatorio. E per quanto tempo devi conservare esattamente le fatture dipende dal tipo di documento e dalla situazione. Meglio chiederlo al tuo commercialista invece di affidarti a una regola empirica.
Le due trappole pratiche che vediamo spesso: una casella per le fatture che nessuno segue in modo strutturato e che diventa quindi un semplice contenitore, e un indirizzo a cui accedono troppe persone con una password condivisa. Nomina un solo responsabile, attiva la 2FA e tratta l'indirizzo con la stessa cautela dei tuoi dati bancari, perché ormai anche i truffatori sanno che “fatture@” è un bersaglio interessante.
E con Mailflux
Siamo chiari: Mailflux non è un software di contabilità né un access point Peppol. Noi ci occupiamo dell'infrastruttura delle caselle accanto. Con il tuo dominio configuri in pochi minuti una casella o un alias separato per le fatture; se lavori con più collaboratori o sedi, crei e gestisci quegli account in blocco invece di cliccarli uno per uno.
Ogni piano include di serie antispam, antivirus e antimalware basato sul machine learning: esattamente ciò che vuoi su un indirizzo che riceve tutto il giorno allegati da sconosciuti. I backup automatici, inoltre, tengono al sicuro lo storico delle tue fatture, indipendentemente da ciò che conserva il tuo software di contabilità. Lo spazio va da 8 GB con Base a 50 GB (estendibili fino a 100 GB) con Premium, più che sufficiente per anni di fatture in PDF.
Lavori nella contabilità o guidi una PMI? Dai un'occhiata anche a email per commercialisti o email per le PMI.
Per iniziare
In breve: Peppol gestisce il tuo scambio B2B obbligatorio, ma una casella tua per le fatture tiene in ordine ciò che resta fuori. La vuoi con il tuo dominio? Richiedi senza impegno la tua casella ed è pronta in pochi minuti.
FAQ
Domande frequenti
Una casella per le fatture sostituisce il mio collegamento Peppol?
No, ed è un malinteso che sentiamo spesso. Peppol gestisce lo scambio obbligatorio e strutturato delle fatture B2B direttamente tra software tramite un access point. Una casella per le fatture raccoglie ciò che resta fuori, come fornitori esteri, note di credito o ricevute, oppure fa da passaggio verso l'indirizzo di scansione del tuo software di contabilità.
Ogni impresa deve già lavorare con Peppol?
Dal 1° gennaio 2026 l'obbligo vale per le fatture B2B tra imprese belghe soggette a IVA, con eccezioni limitate. Se e come si applichi esattamente alla tua attività è meglio discuterlo con il tuo commercialista o verificarlo nelle fonti ufficiali del governo. Qui diamo una spiegazione generale, non una consulenza fiscale.
Posso inoltrare automaticamente le fatture in arrivo al mio software di contabilità?
Sì, è proprio questo il bello. Sulla tua casella per le fatture imposti una regola di inoltro verso l'indirizzo di scansione o importazione del tuo software di contabilità o access point, e le fatture finiscono lì senza che tu debba inoltrarle.