Checklist GDPR per l'email dei professionisti
Perché questa checklist
Per molte professioni l'email è il canale principale per le informazioni sensibili, e questo comporta delle responsabilità. Il GDPR si aspetta che tu protegga i dati personali in modo adeguato e li tratti con cura. Per le categorie particolari, come i dati sanitari, valgono requisiti più severi. Spuntando i punti di attenzione vedi in fretta dove sei a posto e dove c'è ancora lavoro da fare, senza dover diventare subito un giurista.
La checklist GDPR per l'email
Spunta ciò che è già sistemato.
Dove si trova la tua posta
- Scegli un hosting email in Europa. Così i tuoi dati restano soggetti alle regole europee sulla privacy e sai dove si trovano.
- Sappi chi ha accesso alla casella e limitalo alle persone che ne hanno davvero bisogno.
- Condividi le caselle condivise (come
info@) in modo consapevole e tieni traccia di chi può accedervi.
Sicurezza
- Usa connessioni crittografate per scaricare e inviare la posta (IMAP e SMTP su SSL/TLS).
- Attiva l'autenticazione a due fattori (2FA) su ogni casella, per una serratura in più oltre alla password.
- Prevedi backup automatici, così non perdi nulla in caso di errore o incidente.
- Lavora con password robuste e uniche e non condividerle.
Gestione dei dati
- Condividi via email il minor numero possibile di dati personali; invia solo ciò che serve davvero per la richiesta.
- Fai attenzione alle violazioni dei dati. Un'email al destinatario sbagliato o un tentativo di phishing può già esserlo; sappi che devi poter notificare una violazione dei dati.
- Tratta con particolare cautela i dati particolari, come i dati sanitari. Approfondisci in inviare dati sanitari via email e il GDPR.
- Prendi accordi chiari con fornitori e prestatori di servizi su come trattano i tuoi dati.
Più contesto sui termini lo trovi nel glossario, e consigli pratici nella guida usare l'email in sicurezza.
Non è consulenza legale
Questa checklist è pensata come strumento pratico, non come consulenza legale. La tua situazione può comportare obblighi aggiuntivi, soprattutto nella sanità o in altre professioni regolamentate. Nel dubbio rivolgiti a uno specialista e consulta le informazioni ufficiali dell'autorità belga per la protezione dei dati (GBA/APD). Hai domande sugli accordi relativi al trattamento dei dati con il tuo fornitore email? Contattaci senza problemi.
Passo successivo
Mailflux è email europea e conforme al GDPR con il tuo dominio: ospitata in Europa, con connessioni crittografate, 2FA opzionale e backup automatici in ogni piano. Così le basi di questa checklist sono subito a posto. Se lavori nella sanità, guarda anche email professionale per la sanità. Pronto per iniziare? Richiedi senza impegno la tua casella.