Condividere i contatti con i colleghi
Cosa ti serve
- Una casella Mailflux con piano Pro o Premium. La gestione centrale e condivisibile dei contatti è inclusa in quei piani, non in Base.
- Il tuo indirizzo email completo e la password della tua casella per accedere alla webmail.
- L'indirizzo email del collega (o dei colleghi) con cui vuoi condividere la rubrica.
- Vuoi poi avere i contatti anche sul telefono? Leggi sincronizzare i contatti con CardDAV.
Condividere i contatti: passo dopo passo
- Vai su webmail.mailflux.eu e accedi con il tuo indirizzo email e la password.
- Apri Contatti dal menu in alto.
- Crea una rubrica per il team, oppure scegli una rubrica esistente che vuoi condividere.
- Apri le opzioni di quella rubrica e scegli Condividi.
- Inserisci l'indirizzo email del tuo collega, imposta l'accesso desiderato e conferma.
- Clicca su Salva. Il tuo collega vede comparire la rubrica condivisa appena accede.
Ripeti il passaggio 5 per ogni altro collega. Se inserisci nuovi clienti o contatti in questa rubrica, i tuoi colleghi li vedono subito. Comodo se qualcuno è in ferie o lascia l'azienda: i dati restano conservati in modo centrale.
Perché un'unica rubrica centrale?
Una rubrica condivisa evita che ognuno tenga il proprio elenco con dati che dopo un po' non sono più giusti. I dati di clienti e fornitori sono in un unico posto e restano del team, anche se qualcuno cambia ruolo o se ne va. I nuovi colleghi sono subito operativi: vedono gli stessi contatti degli altri, senza ricopiarli o importarli. Decidi tu quali rubriche condividere e quali restano private.
Non funziona?
- Non vedi Contatti o l'opzione di condivisione. La gestione centrale e condivisibile dei contatti è inclusa nei piani Pro e Premium. Nel piano Base non è disponibile.
- Il tuo collega non vede la rubrica. Controlla l'indirizzo email inserito e chiedi al tuo collega di accedere di nuovo o di aggiornare la pagina.
- Hai condiviso per errore la rubrica sbagliata. Apri le opzioni della rubrica giusta e modifica lì la condivisione.
- Ancora bloccato? Le impostazioni attuali del server e dell'account le trovi in impostazioni IMAP e del server.
Fatto, e ti serve aiuto?
Condividi la tua prima rubrica e chiedi a un collega di confermare che compare. Se succede, il tuo team lavora con un unico elenco centrale di contatti. Vuoi quei contatti anche su tutti i tuoi dispositivi? Configura CardDAV, oppure tieni tutto in ordine con l'agenda online con calendario.
Non ne vieni a capo? Ti aiutiamo volentieri di persona, oppure lo prepariamo noi per te.
FAQ
Domande frequenti
Tutto il mio team può aggiornare la stessa rubrica?
Sì. Se metti i tuoi contatti in una rubrica condivisa, i colleghi con cui la condividi lavorano con gli stessi dati. Se qualcuno cambia un numero o un indirizzo, è subito giusto per tutti. Così eviti elenchi sparsi e superati sul dispositivo di ciascuno.
I contatti condivisi sono anche sul mio telefono?
Sì. Una rubrica condivisa la sincronizzi sul telefono o nell'app dei contatti tramite CardDAV. Così hai i contatti del team sempre a portata di mano, anche fuori ufficio. Scopri come configurarlo in sincronizzare i contatti con CardDAV.