Creare una firma email
Cosa ti serve
- L'accesso alla tua webmail su webmail.mailflux.eu.
- I dati che vuoi mostrare: nome, ruolo, azienda, numero di telefono ed eventualmente il tuo sito web.
- Un'idea di come deve apparire la tua firma. Un esempio di firma email ti aiuta a partire in fretta.
Creare una firma email: passo dopo passo
- Accedi alla tua webmail e apri il menu Impostazioni (di solito l'icona a forma di ingranaggio in alto a destra).
- Vai alla sezione Identità o Composizione e cerca il campo Firma.
- Digita la tua firma nella casella di testo. Mantienila sobria: nome, ruolo, azienda e un modo per contattarti bastano.
- Se vuoi una formattazione come il grassetto o un link cliccabile, attiva l'opzione per la firma HTML o la formattazione, se è disponibile.
- Imposta la firma in modo che venga aggiunta automaticamente ai nuovi messaggi, e scegli se la vuoi anche sotto le risposte e le email inoltrate.
- Salva. Poi apri un nuovo messaggio per verificare che tutto compaia in modo ordinato in fondo.
Mantieni la firma breve e leggibile. Nome, ruolo, numero di telefono e sito web funzionano meglio di un lungo blocco di testo. Se usi più indirizzi o alias, spesso puoi impostare una firma diversa per ogni identità, per esempio una aziendale per info@ e una personale per il tuo indirizzo.
Cosa ci metti?
Una buona firma dà subito al destinatario i dati più importanti, senza esagerare. Questi elementi bastano quasi sempre:
- Il tuo nome e cognome, e il tuo ruolo se è rilevante.
- Il nome della tua azienda, eventualmente con l'indirizzo.
- Un numero di telefono a cui sei raggiungibile.
- Il tuo sito web o l'indirizzo della tua attività.
Nel dubbio, meglio lasciar perdere una fila di loghi e icone social; in molti client email perdono la formattazione e rendono il messaggio disordinato. Una firma di solo testo, pulita, nella pratica appare più professionale di un design affollato che si perde a metà. Se vuoi comunque un design curato con logo, usa come base l'esempio di firma email, così arriva bene a tutti.
Non funziona?
- La firma non compare. Verifica che l'opzione di aggiunta automatica sia attiva e che tu stia usando l'indirizzo mittente giusto.
- La formattazione si perde. In questo caso è attiva la modalità testo invece dell'HTML. Attiva l'opzione di formattazione e inserisci di nuovo la firma.
- Un logo o un'immagine non viene incluso. Rimanda a un'immagine pubblicata online invece di incollarla; le immagini incollate a volte si perdono lungo il percorso.
- Nel tuo client email vedi un'altra firma. I programmi gestiscono una propria firma. Impostala a parte; i dati per il tuo programma li trovi nelle impostazioni del server IMAP.
- La firma compare sopra la tua risposta invece che sotto. È un'impostazione: scegli se la firma va sotto l'intero messaggio o subito sotto la tua risposta. Mettila in fondo per il risultato più curato.
- Sul telefono appare diversa. Una firma della webmail vale per la webmail. Se la vuoi anche sul tuo dispositivo, impostala a parte nell'app di posta del telefono.
Fatto, ti serve aiuto?
Appena il tuo messaggio di prova mostra la firma in modo ordinato, hai finito: d'ora in poi ogni email parte completa e curata. Vuoi un design pulito e coerente per tutto il tuo team? Parti dall'esempio di firma email, e se incontri qualche ostacolo, ragioniamo volentieri insieme a te.