La posta in uscita finisce nello spam dei grandi provider: cosa fare
Il problema: la tua email, inviata a regola d'arte, arriva nella cartella spam
Scrivi una normale email di lavoro (un preventivo, un appuntamento, una risposta a un cliente) eppure dal destinatario sparisce nella cartella spam o della posta indesiderata. Frustrante, perché nei tuoi elementi inviati vedi che è tutto partito regolarmente. Per il destinatario sembra che tu non abbia mai risposto.
Succede soprattutto con i grandi provider email. Gestiscono ogni giorno enormi quantità di posta e fanno controllare tutto ai loro filtri con severità. Se ricevono troppo poche prove che sei davvero tu il mittente, vanno sul sicuro e mettono da parte il tuo messaggio.
Perché succede?
Ci sono quattro cause che entrano in gioco più spesso. Di solito è una combinazione di queste.
- Autenticazione mancante o errata. Senza SPF, DKIM e DMARC corretti il server destinatario non può verificare se puoi davvero inviare a nome del tuo dominio. È di gran lunga la causa più importante.
- Una reputazione IP debole. Se invii tramite un server con una reputazione mediocre (per esempio un hosting condiviso ed economico su cui ci sono anche spammer), quella reputazione si riflette su di te.
- Il contenuto del tuo messaggio. Molti link, un'unica grande immagine senza testo o parole tipiche dello spam aumentano il rischio.
- Comportamento di invio e volume. Inviare all'improvviso molte email insieme, o a indirizzi che non esistono, dà un segnale sbagliato.
Vuoi rileggere con calma il meccanismo che c'è dietro? Il quadro completo lo trovi in perché la mia email finisce nello spam.
Come sapere se il problema riguarda davvero te?
Prima di metterti ad armeggiare, è utile sapere con certezza che il problema è nell'invio. Invia un messaggio di prova a un indirizzo presso un grande provider email che gestisci tu, e guarda se finisce nella posta in arrivo o nella cartella spam. Chiedi anche ad alcuni contatti abituali se la tua posta arriva bene da loro.
Se ritrovi il messaggio nello spam, apri i dettagli o “mostra originale” di quell'email. Lì vedi se SPF, DKIM e DMARC sono stati superati o no. Se compaiono avvisi come “fail” o “softfail”, sai subito da dove cominciare. Così risolvi in modo mirato ciò che non va, invece di tentare alla cieca.
Ecco come risolverlo
Le due cose che pesano di più sono l'autenticazione e la reputazione. Affronta prima quelle, e spesso gran parte del problema è già sparita.
Sistema la tua autenticazione. SPF, DKIM e DMARC sono regole che stabilisci tramite il tuo DNS. Insieme dimostrano al destinatario che un messaggio proviene davvero dal tuo dominio e non è stato modificato lungo il percorso. Come impostarli insieme lo trovi in configurare SPF, DKIM e DMARC.
Invia da un server con una buona reputazione. Puoi impostare tutto alla perfezione, ma se il server di invio ha una cattiva fama, i problemi restano. Cos'è esattamente la reputazione IP e perché l'hosting economico può bloccare la tua posta lo leggi in reputazione IP ed email.
Fai attenzione al contenuto e al comportamento. Scrivi messaggi normali e personali, alterna testo e immagini e invia solo a persone che si aspettano la tua email. Fai crescere con calma gli invii più grandi invece di far partire centinaia di email tutte insieme.
Checklist: riporta la tua posta nella posta in arrivo
- SPF, DKIM e DMARC sono impostati correttamente per il tuo dominio.
- Invii tramite un server con una reputazione IP pulita.
- Il tuo indirizzo di invio esiste davvero e può ricevere risposte.
- I tuoi messaggi hanno un rapporto normale tra testo e immagini.
- Invii solo a destinatari che si aspettano la tua email.
- Con gli invii più grandi fai crescere il volume gradualmente.
- Controlli ogni tanto che il tuo dominio non sia in una blacklist.
Come Mailflux se ne occupa per te
Con Mailflux non devi armeggiare tu con il recapito. Gestiamo noi SPF, DKIM e DMARC e sorvegliamo la reputazione IP dei nostri server di invio, così la tua posta porta al destinatario i segnali giusti. In più ogni piano filtra con il machine learning contro spam, phishing e malware, e include di serie antivirus, antispam e antimalware.
La tua email funziona con il tuo dominio, ospitata in Europa e conforme al GDPR, a partire da 4,99 € per casella al mese (con fatturazione annuale). Così un buon recapito parte dalle basi, senza che tu debba immergerti nelle impostazioni DNS.
FAQ
Domande frequenti
Dipende dal mio testo se la mia posta finisce nello spam?
Di solito no. Il contenuto ha un ruolo, ma pesano di più l'autenticazione (SPF, DKIM, DMARC) e la reputazione del server di invio. Se queste non sono a posto, anche un'email impeccabile finisce nello spam. Se ripristini questi segnali, di norma il problema si risolve da sé.
Posso risolverlo da solo o mi serve un provider?
SPF, DKIM e DMARC puoi impostarli da solo se hai accesso al tuo DNS. La reputazione IP del server di invio invece non è nelle tue mani. Dipende dal tuo fornitore di hosting. Se scegli un hosting email gestito, quella parte viene gestita per te.