Le mie email non arrivano: checklist
Le email non arrivano: da dove cominci?
Lo scenario più fastidioso è quando messaggi importanti sembrano svanire “nel nulla”: nessun messaggio di errore, nessun bounce, ma il destinatario non riceve niente. Succede perché un messaggio può bloccarsi in più punti lungo il percorso. Con un controllo sistematico trovi in fretta il livello in cui qualcosa va storto, invece di modificare impostazioni alla cieca.
Una distinzione importante prima di iniziare: non arrivare è diverso da finire nello spam. Se la tua posta arriva al destinatario ma nella cartella della posta indesiderata, segui l'approccio in perché la tua posta finisce nello spam. Questa checklist riguarda la posta che non raggiunge affatto la casella.
La checklist, passo dopo passo
Segui i passaggi in ordine e fermati appena trovi la causa.
1. Il messaggio è stato davvero inviato?
- Il messaggio è nella cartella della posta inviata?
- Hai ricevuto un messaggio di errore o un bounce? Leggilo parola per parola: spesso contiene una causa (per esempio “mailbox full” o “user unknown”).
- L'indirizzo email del destinatario è corretto, senza errori di battitura o spazi in più?
2. L'indirizzo e la casella del destinatario sono corretti?
- L'indirizzo esiste ancora? A volte le aziende cambiano i loro indirizzi.
- La casella del destinatario è forse piena?
- Chiedi al destinatario se il messaggio è magari nella cartella dello spam o della posta indesiderata.
3. Il tuo dominio è configurato correttamente dal punto di vista tecnico?
È il livello in cui più spesso qualcosa va storto quando singoli messaggi “spariscono”. Il server di destinazione può rifiutare un messaggio se il tuo dominio non è in ordine.
- I tuoi record MX sono configurati correttamente? Senza record MX corretti il mondo non sa a quale server va consegnata la posta per il tuo dominio.
- SPF, DKIM e DMARC sono a posto? Se mancano, la tua posta viene rifiutata più facilmente o bloccata senza avviso. Vedi la guida su configurare insieme SPF, DKIM e DMARC.
- Hai dubbi sui record stessi? La spiegazione sui record DNS per l'email mette in fila MX, SPF, DKIM e DMARC.
4. La reputazione del tuo server di invio è a posto?
- Se invii tramite un indirizzo IP condiviso ed economico, questo può finire in una blacklist per il comportamento di altri.
- Il reverse DNS (PTR) di quell'indirizzo IP è configurato correttamente? Se no, i destinatari più severi rifiutano la tua posta.
5. Dipende dal contenuto o dall'allegato?
- C'è un allegato grande o bloccato (per esempio un file eseguibile)? Molti server lo rifiutano.
- Il tuo messaggio contiene link a domini con una cattiva reputazione? Allora può essere bloccato comunque.
Risolvere da solo o farlo sistemare?
Alcuni punti li risolvi subito da solo: un errore di battitura nell'indirizzo, un allegato troppo grande, una casella piena. Altri sono più profondi, nel DNS, nell'autenticazione e nella reputazione IP. È proprio la parte in cui, senza l'accesso e le conoscenze giuste, ti blocchi in fretta, e in cui un buon provider fa la differenza.
In breve, cosa hai in mano tu:
- Controllare indirizzo, ortografia e dimensione degli allegati.
- Leggere i messaggi di bounce e agire sulla causa indicata.
- Chiedere al destinatario di controllare la cartella dello spam.
E cosa spetta al tuo provider:
- Impostazioni MX, SPF, DKIM e DMARC corrette.
- Invio tramite indirizzi IP con una buona reputazione e un reverse DNS corretto.
- Monitoraggio quando lungo il percorso cambia qualcosa.
Come lo gestisce Mailflux per te
Con Mailflux il livello tecnico è compito nostro. Gestiamo SPF, DKIM e DMARC per il tuo dominio e monitoriamo la reputazione IP dei nostri server di invio, così la tua posta invia i segnali giusti e arriva senza problemi. Ogni piano inoltre filtra spam, phishing e malware con il machine learning, e include di serie antivirus, antispam, antimalware e backup automatici.
Ricevi un'email professionale con il tuo dominio, ospitata in Europa e conforme al GDPR, con autenticazione a due fattori (2FA) opzionale. Così da parte tua resta poco altro da fare che digitare l'indirizzo giusto.
FAQ
Domande frequenti
Perché la mia email non arriva senza alcun messaggio di errore?
Succede quando il server di destinazione rifiuta o filtra il tuo messaggio senza avvisare, per esempio per un'autenticazione mancante o una cattiva reputazione IP. In quel caso non torna nessun bounce. Controlla SPF, DKIM e DMARC e chiedi al destinatario se il messaggio è comunque nella sua cartella dello spam.
Che differenza c'è tra non arrivare e finire nello spam?
Quando non arriva, il tuo messaggio non raggiunge affatto la casella del destinatario: viene rifiutato o sparisce. Con lo spam invece arriva, ma nella cartella della posta indesiderata. Le cause si sovrappongono, ma la mancata consegna indica più spesso un errore nel DNS o nell'indirizzo.
Come capisco se il problema è da parte mia o del destinatario?
Fai una prova inviando lo stesso messaggio a un indirizzo di un altro provider. Se lì arriva, il problema sta spesso nel destinatario specifico (casella piena, filtro severo). Se non arriva da nessuna parte, la causa è probabilmente il tuo dominio o il tuo server.