Email per le scuole
La sfida in una scuola
Una scuola comunica tutto il giorno via email, con molte persone diverse. Gli insegnanti scrivono ai colleghi e ai genitori, la segreteria invia iscrizioni, pagelle e fatture, e la direzione gestisce i contatti con il consiglio di amministrazione e i partner esterni. Si arriva in fretta a decine di caselle, più indirizzi di funzione come segreteria@, direzione@ e iscrizioni@.
Due cose rendono tutto più complicato. Innanzitutto passano dati delicati: voti, richieste di sostegno, situazioni familiari, recapiti di minori. In secondo luogo il personale cambia. Un insegnante se ne va, arriva un supplente, un tirocinante ha bisogno di un accesso temporaneo. Gli indirizzi della scuola devono continuare a esistere e a funzionare, chiunque sia in cattedra quell'anno. E poiché una scuola lavora spesso con un consiglio di amministrazione e tempi decisionali più lunghi, vuoi una soluzione da impostare bene una volta per tutte.
Cosa chiedono le regole
I dati degli alunni sono dati personali, e quando si tratta di minori la normativa sulla privacy (GDPR) è particolarmente severa. I dati sulla salute o sul benessere di un alunno rientrano inoltre nelle categorie particolari, per cui valgono requisiti più severi. Una scuola può usare questi dati solo per lo scopo a cui servono, non deve condividerli più del necessario e deve proteggerli in modo adeguato.
In pratica significa: non inviare dati delicati degli alunni senza protezione, non conservarli nell'account privato di un insegnante e fai in modo che chi lascia la scuola non abbia più accesso. L'autorità belga per la protezione dei dati (GBA/APD) spiega quali obblighi ne derivano. Questa è una spiegazione informativa, non una consulenza legale; in caso di dubbio consulta uno specialista.
Cosa deve saper fare allora la tua email
Per una scuola conta soprattutto questo:
- Indirizzi sul dominio della tua scuola, sia per ogni collaboratore sia come indirizzi di funzione come
segreteria@edirezione@, così la scuola resta riconoscibile e raggiungibile. - Hosting europeo e conforme al GDPR, così i dati degli alunni sono soggetti alle regole europee.
- Protezione degli accessi solida come l'autenticazione a due fattori (2FA), più filtri contro phishing e malware: le scuole sono un bersaglio preferito.
- Backup affidabili, così la corrispondenza con genitori ed enti viene conservata.
- Continuità quando cambia il personale. Se un insegnante se ne va, trasferisci l'indirizzo o revochi l'accesso, senza che la scuola perda nulla.
- Gestione su larga scala. Con decine di indirizzi vuoi poterli creare e gestire in una volta sola, invece che uno per uno.
Quest'ultimo punto lo sviluppiamo nella pagina su gestire molte caselle per una scuola o un'organizzazione. Se vuoi sapere come un indirizzo di funzione passa in modo ordinato a un'altra persona, leggi indirizzi email di funzione e passaggio di consegne.
Email per le scuole: perché Mailflux è adatto
Mailflux è email professionale con il tuo dominio, ospitata in Europa e conforme al GDPR, proprio il punto di partenza di cui ha bisogno una scuola che tratta dati degli alunni. Ogni piano include antivirus, antispam e antimalware, backup automatici e autenticazione a due fattori (2FA) opzionale. Il filtro antispam, antiphishing e antimalware funziona con il machine learning. Tutti scrivono tramite la webmail nel browser o con un client email abituale, senza installazione.
Per una scuola con molti collaboratori c'è la gestione degli account in blocco, così crei, modifichi e gestisci gli indirizzi in una volta sola sotto il dominio della scuola. Arriva un nuovo insegnante, qualcuno se ne va a fine anno: lo gestisci in modo centrale. E se ti blocchi, ricevi un'assistenza vera e personale. Una panoramica di tutti i destinatari è in per chi è Mailflux.
FAQ
Domande frequenti
Una scuola può inviare dati degli alunni via email?
Solo in modo protetto e limitato allo stretto necessario. I dati degli alunni sono dati personali, e per i minori e le informazioni sanitarie il GDPR pone requisiti più severi. Assicurati che ci sia una protezione adeguata e verifica chi può ricevere i dati. In caso di dubbio consulta uno specialista.
Possiamo sistemare l'email per tutti gli insegnanti in una volta sola?
Sì. Con la gestione degli account in blocco crei in una volta sola più caselle sotto il dominio della scuola, per esempio un indirizzo per ogni collaboratore più indirizzi di funzione come segreteria@. Così mantieni la gestione centralizzata e tutto resta sotto un unico dominio.
Cosa succede a un indirizzo quando un insegnante se ne va?
Revochi l'accesso di chi se ne va ed eventualmente trasferisci un indirizzo di funzione a chi subentra. La corrispondenza della scuola viene conservata, e l'ex collaboratore non vi ha più accesso. Così la continuità è garantita.